Ситуация, когда один сотрудник выполняет обязанности коллеги, ушедшего в отпуск,, стандартная практика для любого предприятия․ Однако не каждый работодатель и не каждый работник знают, что за такую подмену обязательно полагается дополнительная оплата․ В данной статье подробно разберем правовую базу, процедуру оформления и предоставим готовые образцы заявления и приказа для 2024–2026 годов․

Правовые основы доплаты за выполнение чужой работы

Согласно статье 151 ТК РФ и статье 60․2 ТК РФ, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника относится к виду «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника»․ Это не совмещение профессий (ст․ 60․2 ТК РФ) и не расширение зон обслуживания, а именно отдельный основание для доплаты․

Ключевые условия возникновения права на доплату:

• Временное отсутствие основного работника: отпуск (ежегодный, за свой счет, декретный, учебный), больничный лист, командировка, отстранение от работы․
• Отсутствие освобождения от основной работы: подменяющий сотрудник продолжает выполнять свои прямые обязанности и параллельно берет на себя функции отсутствующего․
• Согласие работника: выполнение чужой работы только по письменному согласию сотрудника (заявлению)․ Принуждать к этому нельзя․
• Оформление приказом: работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о передаче обязанностей с указанием размера доплаты․

Размер доплаты: как определить сумму?

Закон не устанавливает фиксированный процент или сумму․ Размер доплаты определяется:

1. Коллективным договором (если есть)․
2. Локальным нормативным актом (ЛНА) — Положением о доплатах, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда․
3. Трудовым договором (дополнительным соглашением)․
4. Соглашением сторон в конкретном приказе (если в ЛНА нет жестких рамок)․

Частые варианты расчета:

• Процент от тарифной ставки (оклада) отсутствующего: чаще всего 50–100%․
• Процент от тарифной ставки (оклада) подменяющего: например, 20–50% к его зарплате․
• Фиксированная сумма в рублях: пропорционально отработанному времени․
• Пропорционально выполненному объему работы: если работа сдельная․

Рекомендация: Зафиксируйте порядок расчета в ЛНА заранее, чтобы избежать споров и проверок ГИТ (Государственной инспекции труда)․

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

Пропуск любого этапа делает доплату незаконной (может быть расценена как необоснованная выгода или нарушение оплаты труда)․

Шаг 1․ Заявление от сотрудника

Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой поручить ему обязанности отсутствующего коллеги и установить доплату․ Без заявления приказ издать нельзя․

Шаг 2․ Приказ (распоряжение) работодателя

Издается на основании заявления․ В приказе обязательно указываются:

• ФИО отсутствующего работника и основание отсутствия (приказ об отпуске, больничный)․
• ФИО подменяющего работника․
• Перечень передаваемых обязанностей (или ссылка на должностную инструкцию отсутствующего)․
• Срок действия (даты начала и окончания отсутствия)․
• Размер и порядок выплаты доплаты․
• Основание: «В соответствии со ст․ 151, 60․2 ТК РФ, Положением о доплатах․․․»․

Шаг 3․ Ознакомление под роспись

Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись до начала выполнения дополнительных обязанностей․

Шаг 4; Расчет и выплата

Доплата начисляется за фактически отработанное время подмены․ При уходе в отпуск/больничный подменяющего, доплата прекращается․ Выплачивается вместе с зарплатой за отработанный период (аванс + зарплата)․

Образец заявления от сотрудника (Классический вариант)

К Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу поручить мне на период с по г․ исполнение трудовых обязанностей менеджера отдела продаж Сидорова С․С․, находящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске (по приказу № 125-ОД от ), без освобождения от выполнения моих основных трудовых функций․

На основании ч․ 1 ст․ 60․2 и ст․ 151 ТК РФ, пункта 4․2 Положения об оплате труда ООО «Ромашка» прошу установить мне доплату в размере 50% от тарифной ставки (оклада) заменяемого работника за фактически отработанное время исполнения указанных обязанностей․

С согласия на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника ознакомлен(а)․
«___» _____________ 202_ г․ _________________ /Петров П․П․/

Образец заявления с фиксированной суммой (Если в ЛНА нет процентов)

К Директору ИП Смирнову А․В․
от бухгалтера
Козловой К․К․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу в период ежегодного оплачиваемого отпуска главной бухгалтерии Орловой О․О․ (с по г․, приказ № 45 от ) поручить мне исполнение ее трудовых обязанностей (подписание первичной документации, сдача отчетности, кассовые операции) без освобождения от моих прямых обязанностей․

Прошу установить доплату в фиксированной сумме 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек за весь период исполнения обязанностей, выплачиваемую пропорционально отработанным дням․

«___» _____________ 202_ г․ _________________ /Козлова К․К․/

Образец приказа о доплате (Форма в свободной форме)

ООО «ВЕКТОР»
ПРИКАЗ
№ 210-к
г․ Москва «10» октября 2026 г․

О НАЗНАЧЕНИИ ДОПЛАТЫ ЗА ИСПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
ВРЕМЕННО ОТСУТСТВУЮЩЕГО РАБОТНИКА

В связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске менеджера отдела закупок Смирнова А․А․ (приказ № 198-ОД от ) в период с по г․ и на основании заявления менеджера отдела закупок Кузнецова К․К․ от «10» октября 2026 г․ № 15-ИСП,

ПРИКАЗЫВАЮ:
В период с по г․ поручить Кузнецову К․К․ исполнение трудовых обязанностей менеджера отдела закупок Смирнова А․А․ (в соответствии с должностной инструкцией менеджера отдела закупок, утв․ приказом № 50 от г․) без освобождения от выполнения своих основных трудовых функций․

Установить Кузнецову К․К․ доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 100% от тарифной ставки (оклада) заменяемого работника за фактически отработанное время․

Доплату производить одновременно с выплатой заработной платы за октябрь 2026 г․


Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника кадра Откину О․О․

Генеральный директор _________________ /Петров П․П․/
С печатью
С приказом ознакомлены:
Кузнецов К․К․ ________________ /подпись/ «10» 10 2026
Откин О․О․ ________________ /подпись/ «10» 10 2026

Нюансы и частые ошибки HR-специалистов

Отпуск «за свой счет» (без сохранения зарплаты)

Если сотрудник ушел в отпуск за свой счет (ст․ 128 ТК РФ), он сохраняет место работы․ Для подменяющего это то же самое основание — ст․ 60․2 ТК РФ․ Доплата положена в полном объеме․

Декретный отпуск / Уход в армию / Длительный больничный

Здесь часто возникает соблазн не оформлять доплату по ст․ 151 ТК РФ, а нанять нового человека на фиксированный срок (ст․ 59 ТК РФ) или перевести текущего․

• Если текущий сотрудник согласен совмещать — оформляем по ст․ 60․2 ТК РФ (доплата)․
• Если объем работы нереален для одного человека, нужно нанимать временного работника (ст․ 59 ТК РФ) или переводить сотрудника (ст․ 72․2 ТК РФ) с его согласия․

Командировка отсутствующего

Если коллега в командировке — он не считается временно отсутствующим в смысле ст․ 60․2 ТК РФ (он выполняет работу заказчика)․ Выполнение его офисной работы в это время — это совмещение профессий или расширение зон обслуживания (ст․ 60․2 ТК РФ), оформляется аналогично, но основание — «расширение зон обслуживания/совмещение», а не «исполнение обязанностей временно отсутствующего»․ Размер доплаты может отличаться․

Налоги и взносы

• НДФЛ: удерживается стандартным образом (13% / 15% / 30%)․
• Страховые взносы: начисляются в полной мере (30% / 15․1% в зависимости от лимита) — это часть фонда оплаты труда․
• В налоговом учете (Налог на прибыль) — включаются в расходы на оплату труда (п․ 20 ст․ 255 НК РФ)․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли не платить доплату, если сотрудник «сам предложил» помочь?

Нет․ Даже при инициативе работника оплата обязательна (ст․ 151 ТК РФ)․ Отсутствие приказа и доплаты, грубое нарушение, грозящее штрафами по ст․ 5․27 КоАП РФ (до 50-100 тыс․ руб․ для юрлиц)․

Можно ли установить доплату ниже МРОТ в пересчете на час?

Нужно ли оформлять доп․ соглашение к трудовому договору?

Нет, для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (ст․ 60․2 ТК РФ) достаточно приказа и заявления․ Доп․ соглашение нужно при переводе на другую работу (ст․ 72․2 ТК РФ)․

Что если подменяющий ушел в больничный/отпуск?

Доплата прекращается с дня отсутствия подменяющего․ Приказ о доплате действует только при фактическом исполнении обязанностей․

Как оформить, если подменяет сразу несколько человек?

На каждого издается отдельный приказ (или один перечнем) с указанием конкретных функций, которые берет на себя каждый, и размера доплаты для каждого․ Сумма всех доплат не должна превышать фонд оплаты труда отсутствующего (хотя законом прямо не запрещено, но логично и безопасно для налогов)․

Чек-лист для бухгалтера и кадровика перед начислением

1. [ ] Есть приказ об отпуске/больничном отсутствующего?
2. [ ] Есть заявление подменяющего с просьбой о доплате?
3. [ ] Есть приказ о назначении доплаты с указанием размера, срока и основания?
4. [ ] Приказ ознакомлен подменяющим под роспись ДО начала подмены?
5. [ ] Размер доплаты соответствует ЛНА (Положению о доплатах/Оплате труда)?
6. [ ] Расчет сделан пропорционально отработанным дням/часам?
7. [ ] Начисление отражено в ведомости зарплаты (код дохода 2000, вид выплаты — доплата)?
8. [ ] НДФЛ удержан, взносы начислены?

Грамотное оформление доплаты за сотрудника в отпуске — это не только соблюдение ТК РФ, но и защита бизнеса от штрафов, доначислений НДФЛ/взносов и претензий со стороны прокуратуры или ГИТ․ Главное правило: сначала заявление и приказ, потом работа и начисление․ Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под локальные акты вашей организации․

Статья подготовлена на основании Трудового кодекса РФ, НК РФ и судебной практики на 2026 год․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу․