График отпусков — это обязательный локальный документ, который определяет порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации. Он обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (статья 123 Трудового кодекса РФ). В этой статье разберём, как правильно составить график отпусков, какие нюансы учесть и каких ошибок избежать.
Сроки утверждения графика отпусков
График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляеться. Это означает, что крайний срок утверждения — 17 декабря текущего года.
Например, график отпусков на 2027 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2026 года. За нарушение этого срока работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Кого включать в график отпусков
В график включаются все сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, в т.ч.:
- работники, принятые на условиях совместительства;
- сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени;
- работники, принятые в текущем году (право на отпуск у них возникает после 6 месяцев работы, но планировать отпуск можно заранее);
- сезонные работники и сотрудники со срочными трудовыми договорами.
Важно: по мнению Роструда, в график отпусков не нужно включать мобилизованных работников, а также сотрудников, заключивших контракт о прохождении военной службы, поскольку на этот период трудовой договор с ними приостанавливается.
Работники, имеющие право на отпуск в удобное время
При составлении графика в первую очередь необходимо согласовать даты отпусков с сотрудниками, которые вправе уйти в отпуск в удобное для них время. К таким категориям относятся:
- работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из детей ещё нет 14 лет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам;
- несовершеннолетние работники (до 18 лет);
- почётные доноры России;
- супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом;
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
- совместители — им отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.
С таких работников рекомендуется собрать письменные заявления, в которых они укажут желаемые даты отпуска. Эти заявления станут подтверждением того, что работодатель исполнил обязанность предоставить отпуск в удобное время. Учтите: если работник позже передумает и попросит перенести отпуск, отказать ему нельзя — изменения оформляются новым заявлением.
Что отразить в графике отпусков
Список сотрудников
Указываются ФИО всех работников, их структурные подразделения и должности.
Количество дней отпуска
Отражается общее количество дней отпуска, на которое вправе претендовать работник. Рекомендуется суммировать:
- дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска за год, на который составляется график;
- неиспользованные дни отпуска за предыдущие годы;
- дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и т.д.), положенные по законодательству, коллективному договору или локальным актам.
Дата начала отпуска
В графике указывается конкретная дата начала отпуска, а не только месяц. Это подтверждается разъяснениями Роструда.
Разделение отпуска на части
График можно дополнить графой, в которой работники расписываются, давая согласие на отпуск по частям. При этом важно помнить: хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Порядок составления графика: пошаговая инструкция
- Соберите пожелания работников. Разошлите сотрудникам уведомления или соберите заявления о желаемых датах отпуска. В первую очередь, с льготных категорий.
- Согласуйте даты с руководителями подразделений. Важно, чтобы одновременный уход в отпуск ключевых сотрудников не парализовал работу отдела.
- Проверьте остатки неиспользованных отпусков. Неотгулянные дни за прошлые периоды включите в график.
- Заполните форму графика. Можно использовать унифицированную форму Т-7 или самостоятельно разработанную форму, утверждённую в учётной политике организации.
- Утвердите график. Документ подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо) не позднее 17 декабря. Если в организации есть профсоюз, учитывается его мнение.
- Ознакомьте работников с графиком. Хотя ТК РФ прямо не требует ознакомления под подпись, Роструд рекомендует это делать — можно добавить в график графу для подписи сотрудника;
Уведомление работников о начале отпуска
Даже при наличии утверждённого графика работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (статья 123 ТК РФ); Форма уведомления законодательно не установлена, поэтому её можно разработать самостоятельно.
Внесение изменений в график
В течение года график может корректироваться, например:
- при приёме новых сотрудников;
- при переносе отпуска по заявлению работника (с согласия работодателя);
- при отзыве работника из отпуска по производственной необходимости (только с его согласия);
- при болезни работника во время отпуска.
Все изменения фиксируются в соответствующих графах формы Т-7 (графы 8–10) на основании заявления работника и приказа руководителя.
Типичные ошибки при составлении графика
- Указание только месяца отпуска вместо конкретной даты начала;
- Неучёт льготных категорий работников, имеющих право на отпуск в удобное время;
- Разделение отпуска на части без согласия работника — это нарушение статьи 125 ТК РФ;
- Накопление неиспользованных отпусков — непредоставление отпуска более двух лет подряд запрещено (статья 124 ТК РФ);
- Нарушение срока утверждения графика (позднее 17 декабря).
Ответственность за отсутствие графика
Отсутствие графика отпусков или его несоблюдение расценивается как нарушение трудового законодательства. По статье 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы:
- для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Грамотно составленный график отпусков помогает избежать конфликтов с сотрудниками, обеспечивает непрерывность рабочих процессов и защищает работодателя от претензий трудовой инспекции. Главное — утвердить документ до 17 декабря, учесть права льготных категорий работников, указать конкретные даты отпусков и своевременно уведомлять сотрудников о начале их отдыха.