Расчет и удержание налогов по авансовым отчетам — одна из самых частых причин налоговых рисков и споров с ФНС. Ошибки в определении базы, сроков удержания НДФЛ или начисления страховых взносов приводят к доначислениям, штрафам и пеням. В статье подробно разбираем актуальный порядок 2024–2026 годов: от момента налогообложения до отражения в отчете о движении денежных средств.

Общие принципы: когда подотчетные суммы становятся доходом

Согласно ст. 214.7 НК РФ, денежные суммы, выданные работнику под отчет, не являются доходом на момент выдачи. Налоговая база по НДФЛ формируется в двух случаях:

• При сдаче авансового отчета, на сумму перерасхода (фактических расходов сверх выданного аванса) или недокументально подтвержденных расходов.
• При отсутствии отчета в срок — на всю выданную сумму аванса, если отчет не сдан в установленный локальными актами срок (п. 6.3 ст. 223 НК РФ).

Важно: Если работник вернул неиспользованные деньги в кассу/банк до истечения срока сдачи отчета — НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются (позиция Минфина, подтвержденная практикой).

НДФЛ: порядок удержания и расчета (изменения с 2023 года)

Момент удержания

Налоговый агент удерживает НДФЛ в день выдачи дохода работнику. В контексте авансовых отчетов «выдача дохода» происходит:

1. В день утверждения авансового отчета руководителем — на сумму недокументально подтвержденных расходов (перерасхода).
2. На следующий день после истечения срока сдачи отчета — на всю сумму выданного аванса, если отчет не сдан.

Особенности расчета по авансу и зарплате

С 2023 года изменился механизм удержания НДФЛ с авансовой части зарплаты, что косвенно влияет на понимание базы:

• Раньше: Аванс выдавался «на руки» без удержания НДФЛ, налог считали и удерживали только при расчете зарплаты за месяц.
• Теперь: НДФЛ удерживается и из аванса, и из зарплаты пропорционально начисленным суммам.

Пример логики (упрощенно):

Если аванс 100 000 руб., зарплата за месяц 280 000 руб.:

• НДФЛ с аванса = 100 000 × 13% = 13 000 руб. (на руки 87 000 руб.).
• НДФЛ с зарплаты = (280 000 ─ 100 000) × 13% = 23 400 руб. (на руки 156 600 руб.).

Аналогичная логика пропорционального распределения базы применяется и к страховым взносам.

Возврат аванса, нет удержания

Если работник сдал отчет и вернул остаток денег — дохода нет, удерживать НДФЛ нечего. Это прямо указано в разъяснениях Минфина и материалах «БУХ.1С».

Страховые взносы: база и последствия несдачи отчета

База для начисления

База для страховых взносов определяется аналогично базе НДФЛ (ст. 422 НК РФ). Облагаются:

• Суммы перерасхода (расходы сверх аванса).
• Суммы, не подтвержденные документами (нецелевое использование).
• Вся сумма аванса, если авансовый отчет не сдан в срок.

Последствия несдачи авансового отчета

Это критически важный момент. Если работник не сдал отчет в установленный срок:

1. Вся выданная сумма признается доходом работника.
2. НДФЛ удерживается с этой суммы (и перечисляется в бюджет).
3. Страховые взносы начисляются в общем порядке (30% / 15.1% в зависимости от категории плательщика) с полной суммы аванса.

Вернуть эти взносы позже, даже если отчет сдадут с опозданием, крайне сложно — инспекция будет требовать доказательства хозяйственной целесообразности расходов за прошедший период.

Судебная практика: риск «формальных» авансовых отчетов

Суды последовательно встают на позицию ФНС: если авансовый отчет составлен «для галочки», без реального подтверждения расходов, налоги доначисляются в полной сумме.

Пример из практики (КонсультантПлюс): Суд признал доначисление НДФЛ и страховых взносов обоснованным, так как:

• Доказательства использования средств на нужды организации не представлены;
• Оприходование ТМЦ в установленном порядке не подтверждено;
• Авансовые отчеты составлены формально (нет чеков, накладных, актов приема-передачи или они поддельные/некорректные).

Сроки уплаты и уведомления: работа с ЕНС (Единым налоговым счетом)

С введением ЕНС порядок перечисления средств изменился: платеж идет единым поручением, а распределение происходит по уведомлениям.

НДФЛ

• Срок перечисления: Не позднее следующего дня после удержания (дня утверждения отчета или истечения срока сдачи).
• Уведомление: Не требуеться для НДФЛ с доходов физлиц (информация передается в 6-НДФЛ).

Страховые взносы

• Срок перечисления: Не позднее 28 числа месяца, следующего за кварталом, в котором возникла база (день утверждения отчета / истечения срока).
• Уведомление: Обязательно для направления взносов на ЕНС в счет конкретного КБК и периода.

Нюанс декабря / конца года: Если база по взносам возникла в декабре (утвержден отчет в декабре), взносы платим до 28 января след. года. В уведомлении за декабрь указывается код отчетного периода 34/03 (год). Если уведомление не подать или ошибку в КБК/периоде — деньги зависнут на ЕНС как «неидентифицированные».

Отчетность: Расчет по страховым взносам и 6-НДФЛ

Расчет по страховым взносам (РСВ)

Сдается квартально. Отчетные периоды: 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год.

Порядок заполнения (актуально на 2026 год):

1. Заполняют «с конца»: сначала Раздел 3 (сведения по каждому сотруднику, база, начисленные взносы).
2. Потом Раздел 1 (расчет базы — совокупность разделов 3).
3. Титульный лист и Раздел 2 заполняются после.

В Разделе 3 по сотрудникам, у которых был перерасход или несдан отчет, отражаются начисленные взносы в строке 030 (база) и 040 (начислено).

6-НДФЛ

• В разделе 1 (сведения по доходам) отражается сумма дохода (перерасход/весь аванс) и удержанный налог.
• Код вида дохода: 2000 (заработная плата) или соответствующий код материальной выгоды/иного дохода, если аванс выдан не по трудовым отношениям.
• Срок сдачи: ежеквартально до последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.

Отражение в Отчете о движении денежных средств (ОДДС)

Согласно разъяснениям Минфина (статья Елиной Л.А. в «Главной книге» 2025 г.):

• НДФЛ и страховые взносы с зарплаты/авансов → показываются в составе платежей, связанных с оплатой труда (раздел «Текущие операции»).
• НДФЛ с дивидендов → в составе платежей на уплату дивидендов (раздел «Финансовые операции»).

Это важно для корректного формирования чистого денежного потока от операционной деятельности.

Чек-лист бухгалтера при работе с авансовыми отчетами

Особенности для АУСН (Автоматизированная УСН)

Организации и ИП на АУСН освобождены от сдачи Расчета по страховым взносам (РСВ) и персонифицированных сведений (СЗВ-ТД/СТАЖ).

Однако они обязаны одновременно с информацией для исчисления НДФЛ направлять в уполномоченный банк (для ЕНС) сведения в отношении каждого физлица для начисления взносов. Дедлайны совпадают с общими сроками уплаты взносов.

Ключевой правило безопасности: авансовый отчет — это не просто форма, а документ, подтверждающий хозяйственную операцию. Любая сумма, не подтвержденная первичкой к сроку сдачи отчета, автоматически превращается в налоговую базу по НДФЛ (13/30%) и страховым взносам (до 30%).

Рекомендуется:

• Установить в ЛНА жесткие сроки сдачи отчетов (не позднее 3 рабочих дней).
• Автоматизировать контроль сроков в 1С/СБИС/Контур.
• Проводить инвентаризацию подотчетных лиц ежемесячно.
• Своевременно подавать уведомления на ЕНС по взносам (особенно за декабрь — код 34/03).

Дисклеймер: Статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс, БУХ.1С, Контур.Экстерн, ФНС России, НК РФ) по состоянию на 2026 год. Не является правовым консультированием. Для принятия решений по конкретным ситуациям обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу.