Увольнение сотрудника, это не только оформление приказа и выдача трудовой книжки, но и процесс расчета с работодателем по всем материальным и документационным обязательствам. Главным инструментом фиксации этого процесса является обходной лист. В данной статье подробно разберем, что это за документ, обязателен ли он для менеджеров, как правильно его составить и где найти актуальный образец на 2026 год.
Что такое обходной лист и зачем он нужен?
Обходной лист — это внутренний организационно-распорядительный документ, который оформляется при увольнении сотрудника. Его основная цель — зафиксировать факт передачи работником всех числящихся за ним документов, материальных ценностей, имущества компании, а также отсутствие задолженностей перед различными структурными подразделениями организации.
Согласно информации из открытых источников и практике кадрового делопроизводства, в обходном листе фиксируется:
- Возврат служебной документации, печатей, ключей, оборудования (ноутбуки, телефоны, автомобили).
- Сдача корпоративных карт, проездных, пропусков, токенов доступа к информационным системам.
- Отсутствие долгов по кассе, библиотеке, складу, IT-отделу, бухгалтерии (авансовые отчеты, субординация).
- Закрытие доступов к коммерческой тайне, CRM-системам, корпоративной почте.
Правовая природа: Обязателен ли обходной лист по закону?
Это самый важный момент, который должен знать каждый HR-специалист и руководитель.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), заполнение обходного листа и сбор подписей ответственных лиц при увольнении не предусмотрены. Законодатель не устанавливает единую форму, не регламентирует процедуру его заполнения и, главное, не накладывает на работника обязанность его заполнять.
Исключения (где он обязателен):
Требование о прохождении обходного листа законодательно закреплено для сотрудников определенных госструктур:
- Сотрудники органов внутренних дел (МВД);
- Сотрудники Ростехнадзора;
- Военнослужащие и сотрудники иных силовых ведомств;
- Государственные гражданские служащие (в соответствии с отдельными ведомственными приказами).
Особенности обходного листа для менеджера
Менеджер (менеджер по продажам, ключевых клиентов, проектный менеджер, региональный представитель), это должность с повышенной материальной ответственностью и доступом к конфиденциальной информации. Поэтому обходной лист менеджера отличается от обходного листа офис-менеджера или рабочего:
- Клиентская база и CRM: Обязательный пункт о передаче доступа к CRM-системе, выгрузке контактов клиентов, сдаче корпоративного телефона/СIM-карты с историей переписок.
- Договорная работа: Передача оригиналов договоров, дополнительных соглашений, счетов-фактур, которые могли храниться у менеджера «в работе».
- Материальные ценности: Автомобиль компании (если выдавался в пользование), топливные карты, товарные образцы, демо-оборудование, POS-материалы.
- Финансовые отчеты: Сдача авансовых отчетов по командировкам, представительским расходам, закупке расходников.
- Коммерческая тайна: Подписание акта о возврате носителей информации и обязательствах по неразглашению после увольнения.
Реквизиты обходного листа (Что обязательно указать)
Хотя единой формы (унифицированной госстатом) не существует, документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- Название документа: «Обходной лист при увольнении» или «Обходной лист работника».
- Дата составления (обычно дата последнего рабочего дня или дата приказа об увольнении).
- Наименование организации (полное и/или сокращенное).
- ФИО увольняющегося сотрудника полностью.
- Должность (Менеджер по продажам / Ключевых клиентов и т.д.).
- Структурное подразделение (Отдел продаж, Дирекция по работе с КА).
- Дата увольнения (последний рабочий день).
- Основание: Номер и дата приказа об увольнении (или заявления сотрудника/соглашения сторон).
- Табличная часть: Перечень отделов/ответственных лиц, колонки для подписи ответственного лица, даты, отметки «Долгов нет» / «Долг есть» (с описанием).
- Подпись увольняющегося (подтверждает ознакомление).
- Подпись уполномоченного лица / HR-менеджера, контролирующего процесс;
Типичный перечень подписывающих подразделений для менеджера
Список утверждается приказом директора организации. Примерный перечень для менеджера:
| № | Подразделение / Должность ответственного лица | Что проверяется / Сдается |
|---|---|---|
| 1 | Непосредственный руководитель (РОП, Коммерческий директор) | Сдача клиентской базы, отчетов, планов, корпоративного авто/топливной карты, товарных образцов. Подписание акта приема-передачи дела. |
| 2 | Бухгалтерия / Главный бухгалтер | Сдача авансовых отчетов, отсутствие задолженностей по кассе, возврат субординации, сдача корпоративной банковской карты. |
| 3 | Склад / Заведующий складом / Логистика | Возврат товарных образцов, демо-оборудования, POS-материалов, упаковки, переданных под отчет. |
| 4 | IT-отдел / Системный администратор | Блокировка доступов к CRM, почте, VPN, 1С, порталам клиентов. Сдача ноутбука, телефона, токенов, флешек. Проверка сохранности данных. |
| 5 | Отдел безопасности / Служба КБ | Сдача пропуска, ключей, подпись акта о возврате носителей коммерческой тайны, обязательствах по НДА. |
| 6 | Библиотека / Архив / Документопровод | Возврат взятых в долг нормативных актов, стандартов, внутренних инструкций, договоров в оригинале. |
| 7 | HR-отдел (Кадры) | Контроль за полнотой обхода, подготовка трудовой книжки, расчета, справок (2-НДФЛ, по зарплате). Финальная подпись. |
Процедура заполнения: Пошаговая инструкция
Этап 1: Подготовка (за 3-5 дней до увольнения)
- HR выдает бланк обходного листа (в 2-х экземплярах: один остается в кадрах, второй у сотрудника для сбора подписей).
- Заполняются «шапка» и табличная часть (список подразделений).
- Сотрудник ознакомляется с перечнем под роспись.
Этап 2: Прохождение обхода (в последний рабочий день или заранее)
- Менеджер лично обходит подразделения (или делает это дистанционно, если предусмотрено локальным актом, сканы подписей/подтверждения по email).
- В каждом подразделении ответственное лицо проверяет сдачу ценностей/документов, ставит подпись, расшифровку, дату и печать (если есть).
- Если есть долг (не сдан отчет, не сдан ноутбук) — вносится пометка «Долг есть: не сдан ноутбук Dell № 12345». Подпись ставится только после устранения долга.
Этап 3: Финализация
- После сбора всех подписей обходной лист возвращается в HR-отдел.
- HR-специалист проверяет полноту заполнения.
- На основании заполненного обходного листа бухгалтерия производит окончательный расчет, а кадры выдают трудовую книжку и справки.
- Один экземпляр обходного листа прикрепляется к личному делу (или хранится в деле увольнения), второй — выдается сотруднику (по требованию).
Образец заполнения обходного листа (Текстовый шаблон для Word)
Ниже приведена структура бланка, которую можно скопировать в Word и адаптировать под свою организацию. Актуально на 2026 год.
при увольнении работника
УТВЕРЖДЕН
Приказом Генерального директора
ООО «Ромашка»
от № 15-од
(Редакция 1 от )
________________________________________________________________________
Организация: ООО «Ромашка»
Структурное подразделение: Дирекция коммерческого развития / Отдел продаж
ФИО работника: _______________________________________________________
Должность: Менеджер по работе с ключевыми клиентами (КАМ)
Табельный номер: ___________
Дата увольнения (последний рабочий день): «___» _____________ 202_ г.
Основание: Приказ от «___» _____________ 202_ г. № ____ / Заявление от «___» _____________ 202_ г. / Соглашение сторон от «___» _____________ 202_ г.
________________________________________________________________________
ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ
№ п/п | Наименование подразделения / Должность ответственного лица | ФИО ответственного лица | Отметка о сдаче ценностей / отсутствии задолженностей (Долгов нет / Долг есть: уточнить) | Подпись / Расшифровка | Дата | М.П. (при наличии)
——|————————————————————|————————-|—————————————————————————————-|————————|——|——
| Начальник отдела продаж / РОП | Иванов И.И. | Сдана клиентская база в CRM (Bitrix24), переданы дела по клиентам, сдан корп. автомобиль Toyota Camry г/з А123ВВ77, топливная карта № 9876. Долгов нет. | ___________ / Иванов | |
| Главный бухгалтер | Петрова П.П. | Авансовые отчеты за 2026 г. сданы полностью. Задолженностей по кассе нет. Корп. карта Сбербанк сдана. Долгов нет. | ___________ / Петрова | |
| Заведующий складом / Логист | Сидоров С.С. | Сданы товарные образцы (каталог № 5, 6), демо-станок модель Х. Долгов нет. | ___________ / Сидоров | |
| Руководитель IT-отдела | Козлов К.К. | Ноутбук Dell Latitude 5520 с/н 12345 сдан. Доступы к CRM, VPN, корп. почте отозваны. Телефон iPhone 13 с/н 55555 сдан. Долгов нет. | ___________ / Козлов | |
| Начальник службы безопасности | Волков В.В. | Пропуск № 00123 сдан. Ключи от каб. 305 сданы. Подписан акт о возврате носителей коммерческой тайны. Долгов нет. | ___________ / Волков | |
| Архивариус / Документопровод | Смирнова С.С. | Оригиналы договоров № 101, 102, 105 переданы в архив. Долгов нет. | ___________ / Смирнова | |
| HR-менеджер (Кадры) | Кузнецова К.К. | Обходной лист заполнен полностью. Трудовая книжка готова к выдаче. Расчет произведен. | ___________ / Кузнецова| |
________________________________________________________________________
Подпись увольняющегося работника: _____________________ / _____________________ (ФИО)
Обходной лист проверен, полнота соблюдена:
HR-директор / Начальник кадр. отдела _________________ / _____________________
«___» _____________ 202_ г. М.П.
Частые ошибки и риски при оформлении
- Задержка расчета/трудовой книжки из-за незаполненного листа; Недопустимо. Ст. 140 ТК РФ требует расчета в день увольнения. Отказ сотрудника идти по обходному листу не является основанием для задержки денег.
- Отсутствие локального акта. Если в организации нет Приказа об утверждении формы и порядка заполнения, документ не имеет юридической силы внутри компании.
- Пустые графы. Если менеджер не ходил в какой-то отдел (например, нет склада), в графе нужно писать «Не относится» или «Долгов нет» с подписью HR, а не оставлять пусто.
- Игнорирование IT-безопасности. Для менеджера критично отзыв доступов к CRM и почте в день увольнения. Пропуск этого пункта чреват утечкой клиентской базы.
- Несвоевременное оформление акта приема-передачи дела. Обходной лист подтверждает факт сдачи, но детали (какие именно клиенты, этапы сделок) должны быть в отдельном Акте приема-передачи дела менеджера.
Электронный обходной лист (ЭДО)
В 2026 году многие компании переводят процесс в электронный вид (СЭД: 1С:Документооборот, Directum, Диадок, Контур.Экстерн).
- Создается задача/процесс «Увольнение: Обходной лист».
- Автоматически рассылаются задания ответственным лицам (РОП, Бухгалтерия, IT, Охрана).
- Подписание происходит ЭЦП (квалифицированной или неквалифицированной в рамках СЭД).
Это исключает потерю бумажного листа, ускоряет процесс (можно начать заранее) и обеспечивает юридическую значимость при правильной настройке регламента ЭДО.
Резюме
Обходной лист менеджера при увольнении — это ключевой инструмент защиты интересов бизнеса: сохранность имущества, клиентской базы и коммерческой тайны. Несмотря на то, что ТК РФ не обязывает его заполнять, грамотный работодатель вводит его через локальные акты.
Главные правила 2026 года:
- Используйте актуальный бланк с реквизитами организации и списком подразделений, релевантных для менеджера (CRM, авто, образцы, НДА).
- Не задерживайте расчет и выдачу документов из-за обходного листа.
- Обязательно включайте в перечень IT-отдел и Службу безопасности.
- Храните заполненный экземпляр не менее 50 лет (в составе дела увольнения/личного дела) согласно Листку учета сроков хранения документов.
- Рассмотрите возможность перевода процесса в электронный вид для скорости и прозрачности.
Используя приведенный выше образец и алгоритм, вы сможете оформить увольнение менеджера профессионально, безопасно для бизнеса и в полном соответствии с действующим трудовым законодательством.