Вопрос предоставления справки о доходах возникает у граждан регулярно: при оформлении кредита, визы, получении социальных выплат или участии в тендерах. С 2024 года в России произошли кардинальные изменения: устарела привычная форма 2-НДФЛ, на смену ей пришел утвержденный Приказом ФНС бланк КНД 1175018 («Справка о доходах и суммах налога физического лица»). Однако понятие «справка в свободной форме» не исчезло — оно актуально для ситуаций, когда запрашивающая сторона не требует строгого налогового бланка.
В этой статье подробно разберем, что такое справка в свободной форме, когда ее можно использовать, какие реквизиты обязательны, и предоставим готовый образец заполнения.
Что такое справка о доходах в свободной форме?
Справка о доходах в свободной форме — это документ, который составляется работодателем (налоговым агентом) или индивидуальным предпринимателем (для себя) без использования утвержденного государством единого бланка. Форма, структура и набор полей определяются самим издателем документа или согласовываются с организацией, запрашивающей справку.
Ключевые отличия от формы КНД 1175018 (официальной замены 2-НДФЛ):
- Отсутствие строгого формата: нет жестких требований к расположению полей, кодам причин выплаты, разделам по кодам валют/страны;
- Гибкость содержания: можно включить данные, которых нет в официальном бланке (например, прогнозируемый бонус, неофициальную часть зарплаты, на свой страх и риск, данные о выплатах за периоды старше 3 лет без детализации по месяцам).
- Сфера применения: преимущественно внутренние нужды компании, предварительная оценка банком платежеспособности (прескоринг), визовые центры некоторых стран, соцзащита (иногда), арендодатели.
Важно: Банки-кредиторы (Сбербанк, ВТБ, Альфа-Банк, Т-Банк и др.) при окончательном рассмотрении заявки на крупные кредиты (ипотека, автокредит, крупные КС) требуют именно официальную форму КНД 1175018, выгруженную из личного кабинета налогоплательщика или подписанную ЭЦП работодателя. Справка в свободной форме подходит только для предварительной проверки (прескоринга) или мелких потребительских кредитов.
Когда используется свободная форма, а когда обязательна строгая (КНД 1175018)?
| Ситуация | Требуемая форма |
|---|---|
| Получение ипотеки, автокредита, крупного КС | Обязательно КНД 1175018 (через ЛК ФНС или с ЭЦП) |
| Оформление визы (ЕС, США, Шенген) | Часто принимают свободную форму (на леттерхеде компании), но лучше уточнять в ВЦ |
| Социальные выплаты, пособия (СФР, МФЦ) | Обычно требуют КНД 1175018 за последние 3–12 месяцев |
| Внутренние нужды (квартирная плата, гараж, клуб) | Свободная форма |
| Прескоринг в банке (онлайн-заявка) | Свободная форма (часто банк дает свой бланк) |
| Подтверждение дохода ИП/самозанятого | Свободная форма (или выписка из «Мой налог») |
Обязательные реквизиты справки в свободной форме
Хотя единого бланка нет, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и деловому обороту, документ должен содержать обязательные реквизиты, иначе он не имеет юридической силы:
- Название документа: «Справка о доходах физического лица».
- Дата составления и номер документа (по внутреннему учете организации).
- Сведения об организации-издателе: полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН, юридический адрес, телефон.
- Сведения о физическом лице: ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС (желательно), ИНН, адрес регистрации, должность/подразделение.
- Период, за который выдается справка (например: «за январь – декабрь 2024 г.» или «за последние 6 месяцев»).
- Сведения о доходах: таблица с разбивкой по месяцам/кварталам: начислено всего, удержан НДФЛ, получено на руки. Желательно указывать коды доходов (по справочнику ФНС) для понимания природы выплат (зарплата, премия, материальная помощь, отпускные).
- Подпись руководителя (генерального директора, ИП) с расшифровкой.
- Подпись главного бухгалтера (или лица, выполняющего его обязанности) с расшифровкой.
- Печать организации (если она используется; для ИП печать не обязательна, но желательна).
Ниже приведен универсальный образец, который можно скопировать в Word, заполнить данными и распечатать на бланке организации (летерхеде).
СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА
в свободной форме
Номер: ___________ Дата: «___» _____________ 202_ г.
Сведения об организации (налоговом агенте):
| Полное наименование: | ООО «Ромашка» |
| ИНН / КПП: | ### / 770101001 |
| ОГРН: | 1027700123456 |
| Юридический адрес: | г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5 |
| Телефон бухгалтерии: | +7 (495) 123-45-67 |
Сведения о физическом лице:
| Фамилия, Имя, Отчество: | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения: | |
| СНИЛС: | 123-456-789 00 |
| ИНН: | ###9 |
| Должность / Подразделение: | Менеджер по продажам / Отдел продаж |
| Дата приема на работу: |
Сведения о доходах и удержанном НДФЛ за период с по :
| Месяц | Код дохода | Начислено всего (руб.) | Удержан НДФЛ (руб.) | Выдано на руки (руб.) |
|---|---|---|---|---|
| Январь | 2000 | 85 000,00 | 11 050,00 | 73 950,00 |
| Февраль | 2000 | 85 000,00 | 11 050,00 | 73 950,00 |
| Март | 2000 | 120 000,00 | 15 600,00 | 104 400,00 |
| ИТОГО за период: | 290 000,00 | 37 700,00 | 252 300,00 | |
* Коды доходов указаны согласно Приказу ФНС от № ЕД-7-11/874 (2000 — заработная плата, 2760 — ежегодные оплачиваемые отпуска и т.д.).
Дополнительные сведения (по необходимости):
- Среднемесячный доход за 3 последних полных месяца (без учета месяца выдачи): 96 666,67 руб.
- Наличие задолженности по алиментам / исполнительным листам: Отсутствует.
- Сведения о налоговых вычетах (стандартных, имущественных, социальных), предоставленных за период: Стандартный вычет на себя (код 501) — предоставлен; На детей — не предоставлен.
Руководитель организации
Иванов П.П.
(подпись / расшифровка)
Главный бухгалтер
Петрова С.С.
(подпись / расшифровка)
М.П.
(Печать организации, при ее наличии)
Особенности заполнения для разных категорий лиц
Для работников по трудовому договору
Справку составляет бухгалтерия или кадры на основании данных программы «1С:ЗУП» или иного ПО. Важно указывать коды доходов (2000, 2760, 2700 и др.), чтобы принимающая сторона могла отличить оклад от премий и компенсаций.
Для индивидуальных предпринимателей (ИП) и самозанятых
ИП не могут выдать себе справку 2-НДФЛ/КНД 1175018 (они не налоговые агенты для себя). Для подтверждения дохода используются:
- Справка в свободной форме (составляет сам ИП или его бухгалтер на основании КУДиР / приложения к декларации по УСН/ПСН).
- Выписка из реестра «Мой налог» (для самозанятых / НПД).
- Копия декларации 3-НДФЛ с отметкой ФНС о приеме (для ИП на ОСНО/УСН «Доходы»).
Образец для ИП (упрощенный): На леттерхеде ИП указывается ФИО ИП, ИНН/ОГРНИП, режим налогообложения, доход за период (по КУДиР), уплаченные страховые взносы, НДФЛ (если есть наемные работники) / налог по УСН/ПСН. Подписывает сам ИП.
Для граждан, работающих по ГПХ (договорам гражданско-правового характера)
Заказчик (налоговый агент) выдает справку по форме КНД 1175018 (обязательно с 2024 г.) или в свободной форме, если это внутренняя потребность. В свободной форме указывается: номер/дата договора, вид работ/услуг, начислено, удержан НДФЛ (13% или 30% для нерезидентов), перечислено.
Официальная форма КНД 1175018: когда она обязательна
С 1 квартала 2024 года (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/649) форма 2-НДФЛ отменена. Единой формой для подтверждения доходов перед третьими лицами (банки, СФР, миграционные службы, суды) является Справка о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018).
Главные отличия КНД 1175018 от старой 2-НДФЛ:
- Добавлены разделы: «Сведения о налоговом агенте», «Сведения о физическом лице» (расширены: СНИЛС, гражданство, документ удостоверяющий личность).
- В табличной части: коды валют, коды стран, коды причин выплаты (новый справочник ФНС), признак «исключено из базы НДФЛ».
- Обязательное заполнение раздела «Сведения о налоговых вычетах» (стандартные, социальные, имущественные, инвестиционные).
- Возможность заполнения в XML-формате для передачи по каналам ТКС (для банков).
Как получить официальную справку КНД 1175018:
- Через личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ на nalog.gov.ru): Раздел «Справки» → «Справка о доходах». Готовится за 5 минут, подписана ЭЦП ФНС, принимается во всех банках и госорганах без печати (в электронном виде).
- У работодателя: Написать заявление (свободной формы). Работодатель обязан выдать в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, п. 2 ст. 226 НК РФ). Выдает на бланке с ЭЦП или на бумаге с живой подписью/печатью.
- Через МФЦ / Госуслуги: Услуга «Получение справки о доходах физического лица».
Типичные ошибки при составлении свободной формы
- Отсутствие кода дохода: Банк не поймет, это оклад или разовая премия. Всегда ставьте коды (2000, 2760, 2700 и т;д.).
- Несоответствие сумм 2-НДФЛ / КНД 1175018: Если банк запросит официальную справку позже, цифры должны сходиться до копейки.
- Отсутствие подписи ГБУ или руководителя: Документ недействителен.
- Исправления и зачистки: Недопустимы. Только перепечатка.
- Указание «серой» зарплаты: Это мошенничество (ст. 159 УК РФ) и риск для работодателя (ст. 199 УК РФ). В свободной форме для банка указывайте только «белую» часть.
Срок действия справки
Законом жесткий срок действия не установлен, но принимающие стороны устанавливают свои требования:
- Банки: обычно 30 календарных дней с даты выдачи (для официальной КНД 1175018) или 14–30 дней для свободной формы.
- Визовые центры: часто требуют справку не старше 1 месяца (иногда 2 недели).
- СФР / Соцзащита: справка за 3 последних полных календарных месяца (без учета месяца обращения) — актуальна на момент подачи документов.
Электронный документооборот: будущее уже наступило
Настоятельно рекомендуем гражданам пользоваться Личным кабинетом ФНС (nalog.gov.ru) для получения официальной справки КНД 1175018.
- Это бесплатно.
- Мгновенно (или за несколько минут).
- Имеет усиленную квалифицированную ЭЦП ФНС — юридически равносильна бумажному оригиналу с печатью.
- Банки принимают PDF-файл по электронной почте или через интеграцию (СБП/СМЭВ) без визита в отделение.
Работодателям выгодно перевести процесс на электронные рельсы (СБИС, Диадок, 1С-Отчетность) — это исключает ошибки ручного заполнения и ускоряет выдачу сотрудникам.
Справка о доходах в свободной форме остается удобным инструментом для быстрой проверки платежеспособности, визовых целей и внутренних нужд. Главное — соблюдать обязательные реквизиты документа (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете») и не противоречить данным официальной отчетности (КНД 1175018), сдаваемой в ФНС.
Для любых официальных целей (ипотека, СФР, суд, миграция) используйте только форму КНД 1175018, полученную через ЛК ФНС или у работодателя с ЭЦП. Это сэкономит время и исключит отказы в приеме документов.
Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на 2024–2026 гг. (НК РФ, ТК РФ, Приказы ФНС № ЕД-7-11/649, № ЕД-7-11/874). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к бухгалтеру вашей организации или юристу.