Справка о подтверждающих документах (СПД) — обязательный документ валютного контроля, который резиденты представляют в уполномоченный банк при осуществлении валютных операций по контрактам с нерезидентами. В этой статье разберём, что представляет собой документ, какова его структура, как правильно заполнить шаблон и в какие сроки подать справку в банк.

Что такое справка о подтверждающих документах

Справка о подтверждающих документах — это форма учёта валютных операций, с помощью которой резидент информирует банк об исполнении обязательств по внешнеторговому контракту: поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче результатов интеллектуальной деятельности.

Форма справки и порядок её заполнения унифицированы и установлены Инструкцией Банка России от № 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учёта и отчётности по валютным операциям, порядке и сроках их представления».

Когда требуется справка

СПД подаётся в банк в следующих случаях:

• при исполнении обязательств по контракту, поставленному на учёт в уполномоченном банке;
• при зачислении валютной выручки или списании средств, если банк запросил подтверждающие документы;
• при изменении сведений о контракте (дополнительные соглашения, изменение суммы, сроков);
• при завершении исполнения контракта и снятии его с учёта.

К подтверждающим документам относятся: контракты и дополнительные соглашения, акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные и транспортные накладные, счета (инвойсы), декларации на товары, документы, подтверждающие факт поставки или оказания услуги.

Структура шаблона справки

Типовой шаблон справки о подтверждающих документах включает следующие разделы и графы:

Шапка документа

• наименование резидента (полное, в соответствии с учредительными документами);
• ИНН и КПП резидента;
• номер справки и дата её составления;
• наименование уполномоченного банка;
• уникальный номер контракта (присваивается банком при постановке контракта на учёт).

Табличная часть

В таблице указываются сведения о каждом подтверждающем документе:

1. Графа 1, код вида подтверждающего документа (выбирается из справочника, приложение к Инструкции 181-И: 01 — контракт, 02 — акт, 03 — счёт, 13 — декларация на товары и т.д.);
2. Графа 2 — номер подтверждающего документа (если номер отсутствует, поле оставляется пустым);
3. Графа 3 — дата документа (для деклараций на товары поле может не заполняться);
4. Графа 4, код валюты документа;
5. Графа 5, сумма по документу;
6. Графы 6–8 — признак поставки, код страны, ожидаемый срок исполнения обязательств.

Заключительная часть

• фамилия, имя, отчество лица, подписавшего справку (отчество указывается при наличии);
• подпись и дата;
• количество страниц, на которых составлена справка;
• зона QR-кода (при электронной подаче формируется автоматически).

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Определите перечень документов. Подготовьте акты, накладные, инвойсы или декларации, подтверждающие исполнение контракта.
2. Откройте форму в интернет-банке. Большинство банков позволяют заполнить СПД онлайн: нажмите кнопку «Добавить документ» и выберите тип «Справка о подтверждающих документах».
3. Укажите уникальный номер контракта, к которому относятся документы.
4. Заполните табличную часть по каждому документу: код вида, номер, дату, валюту и сумму.
5. Проверьте данные. Многие банки предлагают бесплатную услугу самостоятельного исправления неточностей — её можно активировать при подаче.
6. Подпишите и отправьте справку. При электронной подаче используется усиленная квалифицированная подпись.
7. Сохраните шаблон. Справку можно сохранить как шаблон для быстрого создания типовых документов в будущем.

Сроки подачи

Справка о подтверждающих документах представляется в банк не позднее 15 рабочих дней после окончания месяца, в котором:

• был оформлен подтверждающий документ (акт, накладная);
• товар был ввезён на территорию РФ или вывезен с неё (по декларациям);
• изменились сведения о контракте.

Нарушение сроков и порядка представления справки влечёт административную ответственность по статье 15.25 КоАП РФ, поэтому важно соблюдать установленные требования.

Типичные ошибки при заполнении

• неверный код вида подтверждающего документа;
• несоответствие суммы в справке сумме в первичном документе;
• указание неверного уникального номера контракта;
• пропуск обязательных граф (дата, валюта, признак поставки);
• несвоевременная подача справки.

Шаблон справки о подтверждающих документах унифицирован Инструкцией Банка России № 181-И, поэтому произвольные формы не допускаются. Удобнее всего заполнять справку в электронном виде через интернет-банк: система автоматически проверит корректность данных, а сохранённый шаблон ускорит подготовку последующих документов. Актуальные образцы заполнения можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и на сайтах уполномоченных банков.