Что такое регистр налогового учета по НДФЛ

Регистр налогового учета по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) — это документ‚ который обязаны вести все налоговые агенты: организации‚ индивидуальные предприниматели‚ нотариусы‚ адвокаты и другие лица‚ выплачивающие доходы физическим лицам.

Согласно статье 230 Налогового кодекса РФ‚ налоговые агенты должны вести учет:

• доходов‚ выплаченных физическим лицам в налоговом периоде;
• предоставленных налогоплательщикам налоговых вычетов;
• сумм исчисленного и удержанного налога.

Форма регистра: утвержденный бланк или самостоятельная разработка

Важно понимать‚ что единой обязательной формы регистра налогового учета по НДФЛ законодательством не утверждено. Налоговый агент вправе самостоятельно разработать бланк регистра и закрепить его форму в учетной политике организации.

Ранее применялась форма 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц»‚ однако в настоящее время она носит рекомендательный характер и может использоваться как основа для разработки собственного регистра.

Обязательные реквизиты регистра

Независимо от формы‚ регистр налогового учета по НДФЛ должен содержать следующие сведения:

1. Данные о налогоплательщике: ФИО‚ ИНН‚ статус налогоплательщика (резидент или нерезидент)‚ код вида документа‚ удостоверяющего личность‚ его серия и номер.
2. Сведения о доходах: вид дохода‚ код дохода‚ дата фактического получения дохода‚ сумма дохода.
3. Информация о вычетах: вид налогового вычета (стандартный‚ социальный‚ имущественный‚ профессиональный)‚ код вычета‚ сумма.
4. Данные о налоге: налоговая база‚ ставка налога‚ сумма исчисленного‚ удержанного и перечисленного налога‚ даты удержания и перечисления.
5. Реквизиты платежных документов‚ подтверждающих перечисление налога в бюджет.

Порядок ведения регистра

Регистр ведется по каждому физическому лицу‚ которому налоговый агент выплачивал доходы‚ в течение налогового периода (календарного года). Основные правила:

• записи вносятся нарастающим итогом по мере выплаты доходов;
• учет ведется отдельно по каждой ставке налога (13%‚ 15%‚ 30%‚ 35%);
• регистр может вестись как на бумажном носителе‚ так и в электронном виде;
• при ведении в электронном виде данные должны быть защищены от несанкционированного доступа и исправлений.

Где взять бланк регистра

На практике бланк регистра формируется автоматически в бухгалтерских программах (например‚ 1С:ЗУП‚ 1С:Бухгалтерия). Также организация может:

• разработать собственную форму в виде таблицы;
• использовать рекомендованные образцы‚ размещенные в справочно-правовых системах;
• адаптировать под свои нужды ранее действовавшую форму 1-НДФЛ.

Ответственность за отсутствие регистров

Отсутствие регистров налогового учета по НДФЛ рассматривается налоговыми органами как грубое нарушение правил учета доходов и расходов. За это предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ — штраф от 10 000 до 30 000 рублей. Кроме того‚ без регистров невозможно корректно составить расчет 6-НДФЛ и справки о доходах физических лиц.

Регистр налогового учета по НДФЛ, обязательный документ для каждого налогового агента. Хотя унифицированный бланк законодательно не установлен‚ форма регистра должна содержать все необходимые сведения о доходах‚ вычетах и налоге по каждому физическому лицу. Разработанную форму следует утвердить в учетной политике и вести учет аккуратно в течение всего налогового периода — это поможет избежать штрафов и претензий со стороны налоговых органов.