С введением новой формы декларации по налогу на прибыль организаций (КНД 1151006), утвержденной Приказом ФНС России от № ЕД-7-3/830, актуализировались требования к сопроводительным документам․ Пояснительная записка становится ключевым инструментом коммуникации с налоговым органом при сдаче уточненных деклараций или ответе на требования инспекции․ В данной статье подробно разберем, когда она нужна, как правильно составить и оформить в 2025–2026 годах․

Что такое пояснительная записка и когда она обязательна

Пояснительная записка — это свободной формы документ, который налогоплательщик направляет в ФНС для разъяснения причин расхождений в отчетности, исправления ошибок или предоставления дополнительной информации по требованию инспектора․

Основные основания для составления:

• Сдача уточненной декларации (ст․ 81 НК РФ) — при обнаружении ошибок, приведших к занижению налога или завыщению убытков/вычетов․
• Исправленная декларация — при самостоятельном выявлении ошибок до проверки (не увеличивает базу налога)․
• Требование налогового органа (п․ 1 ст․ 88, п․ 1 ст․ 101 НК РФ) — запрос пояснений по показателям сданной отчетности (камеральная проверка, запрос по итогам ВНС)․
• Особенности заполнения новых разделов, например, при переходе на ежемесячные авансовые платежи (подраздел 1․2 новой формы) или изменении порядка распределения налога по субъектам РФ․

Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ: ст․ 81 (уточненная/исправленная декларация), ст․ 88 (камеральная проверка), ст․ 101 (требование пояснений)․
2. Приказ ФНС России от № ЕД-7-3/830: утверждение формы декларации по налогу на прибыль и инструкции по ее заполнению (Приложение 2)․ В инструкции прописаны правила заполнения строк, пояснения по которым чаще всего требуются․
3. Приказ ФНС России от № ЕД-7-26/1080@: формат электронного документооборота (ЭДО) для направления пояснений по требованию․

Структура и обязательные реквизиты записки

Единой утвержденной формы пояснительной записки не существует (кроме случаев направления по формализованному формату ЭДО), однако деловая практика и судебная практика выработали стандартный набор реквизитов:

Два основных сценария: Образцы содержания

Сценарий А: Пояснительная записка к уточненной декларации (добровольная корректировка)

Ситуация: Бухгалтер обнаружил, что в декларации за 1 квартал 2025 г․ не учтены расходы на амортизацию нового оборудования (стр․ 260 раздела 2), что привело к завышению авансового платежа․

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к уточненной декларации по налогу на прибыль организаций
за 1 квартал 2025 года

В Федеральную налоговую службу России по г․ Москве
ИНН 77XXXXXXXX КПП 77XXXXXX
ООО «Ромашка»

ИНН 77YYYYYYYY КПП 77YYYYYY
Тел․: +7 (495) XXX-XX-XX

Настоящим сообщаю, что г․ сдана уточненная декларация по налогу на прибыль организаций за 1 квартал 2025 года (КНД 1151006), корректирующая декларацию, сданную г․

Причина корректировки:
При подготовке отчетности за 1 квартал 2025 г․ в разделе 2 «Расчет налоговой базы» (стр․ 260 «Амортизационные отчисления») не были учтены амортизационные отчисления на вновь введенное в эксплуатацию оборудование (инв․ № 105, первоначальная стоимость 5 000 000 руб․, группа амортизации 3, метод линейный) за март 2025 г․ на сумму 83 333 руб;

Ошибка допущена по вине ответственного бухгалтера при переносе данных из учетной программы «1С:Бухгалтерия 3․0» в программу ФНС «Налогоплательщик ЮЛ» (не перенесся проводка Дт 26 / Кт 02 за март)․

Влияние на показатели декларации:

Показатель
Было (первичная)
Стало (уточненная)
Разница
Стр․ 260 Раздела 2 (Амортизация)
1 200 000
1 283 333
+83 333
Стр․ 300 Раздела 2 (Налоговая база)
15 000 000
14 916 667
-83 333
Стр․ 030 Раздела 1 (Сумма авансового платежа)
3 000 000
2 983 333
-16 667


В результате корректировки сумма авансового платежа по налогу на прибыль за 1 квартал 2025 г․ уменьшилась на 16 667 руб․ Переплата будет зачтена в счет уплаты авансового платежа за II квартал 2025 г․
Первичные документы, подтверждающие расходы (акт приема-передачи № 12 от , амортизационная ведомость за март), храняться в учетном отделе и готовы к представлению по требованию․

Прошу принять данные пояснения к сведению и не применять штрафные санкции в соответствии с п․ 3 ст․ 122 НК РФ (добровольное исправление до проверки)․
Генеральный директор /Иванов И․И․/ Иванов Иван Иванович
М․П․ г․

Сценарий Б: Пояснения по требованию налоговой инспекции (Камеральная проверка / ВНС)

Ситуация: Инспектор выявил расхождение между суммой НДС по купленным товарам (книга покупок) и суммой расходов на приобретение товаров в декларации по налогу на прибыль (стр․ 250 раздела 2)․ Пришло требование № 123 от ․

ПОЯСНЕНИЯ
по требованию ФНС России по г․ Санкт-Петербургу № 123 от г․
В ФНС России по г․ Санкт-Петербургу
ИНН 78XXXXXXXX КПП 78XXXXXX
АО «Вектор»

ИНН 78YYYYYYYY КПП 78YYYYYY

В ответ на требование ФНС России по г․ Санкт-Петербургу № 123 от г․ о предоставлении пояснений по расхождениям в показателях декларации по налогу на прибыль за 1 полугодие 2026 года, сообщаю следующее․

Суть расхождения:
Инспекцией выявлено превышение суммы расходов на приобретение товаров (стр․ 250 раздела 2 декларации НП) над суммой «всего налога, представленного к вычету» по книге покупок за 1 полугодие 2026 г․ на сумму 1 250 000 руб․

Обоснование:
Расхождение обусловлено тем, что в расходы на приобретение товары (стр․ 250 раздела 2) включены затраты на приобретение товаров у поставщиков, применяющих специальные налоговые режимы (УСН «Доходы минус расходы», Патент, НПД), а также у импортеров товаров (ДТ РФ), по которым налогоплательщик не имеет права на вычет НДС в соответствии с п․ 2 ст․ 171, ст․ 174․1, ст․ 346․43 НК РФ․

Детализация по контрагентам (приложение):
ИП Петров П․П․ (УСН Д-Р) — поставка товаров на 5 000 000 руб․ (НДС не выделяется)․ Учтено в стр․ 250․
ООО «ИмпортТорг» — ввоз товаров на таможенной территории ЕАЭС, НДС уплачен в таможне (ГТД № 10256001/150326/0001234)․ Сумма НДС 1 000 000 руб․ вычтена в декларации по НДС, но в декларации НП стоимость товаров включена в стр․ 250 без НДС (по чистой стоимости 4 000 000 руб․), что создает видимость расхождения при формальном сравнении строк․

Учет расходов ведется верно в соответствии со ст․ 252, 268, 270, 346․16 НК РФ․ НДС по данным операциям к вычету не принимался / уплачен в таможне․ Данные декларации по налогу на прибыль достоверны․

Приложение: Ведомость расхождений по контрагентам (1 л․)․

Финансовый директор /Сидоров С․С․/ Сидоров Сергей Сергеевич
 г․

Особенности заполнения с учетом новой формы декларации (Приказ ЕД-7-3/830)

Новая декларация (действует с отчетности за 2024 год, сдаваемой в 2025) имеет измененную структуру․ При написании записки необходимо ссылаться на новые номера строк и разделов:

• Раздел 1 — Расчет суммы налога (авансовых платежей), подлежащей уплате в бюджет․ Здесь ключевые строки: 010 (начислено), 020 (уплачено), 030 (к уплате/возврату)․
• Раздел 2 — Расчет налоговой базы․ Строки 250 (расходы на товары), 260 (амортизация), 265 (торговые расходы — внимание: порядок заполнения изменился с 2024 года), 300 (налоговая база)․
• Раздел 3 — Расчет суммы налога на прибыль, подлежащей уплате в бюджеты субъектов РФ (распределение по ОКТМО)․
• Подраздел 1․2 — Заполняется организациями, уплачивающими ежемесячные авансовые платежи в течение квартала (новое правило с 2025 года для определенных категорий)․
• Приложение 2 к Приказу — Инструкция по заполнению․ Цитируйте пункты инструкции, если инспектор оспаривает порядок заполнения конкретной строки․

Порядок подачи и форматы

К уточненной/исправленной декларации:

• Направляется вместе с уточненной декларацией в одном пакете документов․
• Формат: Электронный через оператора ЭДО (ТКС) или личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИФНС)․ Бумажный вариант не принимается (кроме ИП без ЭП, но для НП это редкость)․
• Файл записки прикрепляется как «Сопроводительное письмо» или «Пояснительная записка» (в зависимости от функционала ОЭД/ЛК)․

По требованию инспекции:

• Срок подачи: установлен в требовании (обычно 5–10 рабочих дней, ст․ 101 НК РФ)․
• Формат: Формализованный (XML-схема, утвержденная Приказом ЕД-7-26/1080@) — если направляется через ЭДО/ЛК в ответ на формализованное требование․ Либо неформализованный (PDF/подписанный файл) — если требование пришло на бумаге или в свободной форме․
• Подпись: УКЭП руководителя или уполномоченного лица (доверенность должна быть загружена в ЛК/ЭДО)․

Типичные ошибки, приводящие к конфликтам с ФНС

1. Отсутствие ссылки на первичку․ Фраза «ошибка бухгалтера» без указания номера счета-фактуры, акта или даты проводки не считается обоснованием․
2. Игнорирование новой инструкции (Приложение 2 к ЕД-7-3/830)․ Ссылки на старые строки (например, старую стр․ 265 «Торговые расходы» без учета новых подстрок) вызывают вопросы․
3. Подача записки без уточненной декларации․ Если вы обнаружили ошибку, приводящую к занижению налога, обязательно сдавайте уточненную декларацию․ Сама по себе записка не исправляет налоговую базу․
4. Просрочка ответа на требование․ Наследует ст․ 129․1 НК РФ (штраф 5 000 руб․ за каждое неисполнение требования)․
5. Противоречия между запиской и декларацией․ Цифры в таблице «Было/Стало» записки должны в точности совпадать с XML-файлом уточненной декларации․

Процедура в 1С:Бухгалтерия 3․0 / 1С:ЗУП (актуально на 2025–2026 гг․)

Программы 1С регулярно обновляются под новые формы (релизы от 03․2025, 09․2025 и далее)․

• При формировании уточненной декларации в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Налог на прибыль» установите флаг «Уточненная»․
• В окне заполнения декларации (вкладка «Общие сведения» или «Служебная») есть поле «Пояснительная записка» / «Сопроводительное письмо» — вставьте туда подготовленный текст․
• При отправке через «Отправку отчетности» (Кнопка «Отправить») программа автоматически упакует декларацию (XML) и записку (PDF/TXT/XML) в один пакет․
• Для ответа на требование: раздел «Администрирование» → «Обмен с гос․ органами» → «Требования ФНС» → выберите требование → «Создать ответ» → прикрепите файл записки․

Юридические последствия и судебная практика

• Снижение штрафов (ст․ 122 НК РФ): Добровольная сдача уточненной декларации с запиской ДО налоговой проверки исключает начисление штрафа по ст․ 122 НК РФ (п․ 3 ст․ 122 НК РФ); Записка — доказательство добросовестности․
• Исключение доначислений по ВНС: Качественные пояснения по требованию (ст․ 88, 101 НК РФ) позволяют закрыть камеральную проверку без акта (п․ 6 ст․ 88 НК РФ)․
• Доказательная сила: Суды (Арбитражный суд города Москвы, Окружные суды) признают пояснительную записку письменным доказательством (ст․ 65 АПК РФ)․ Некачественная записка («опечатался», «не так нажал») может быть признана недостаточной для оправдания ошибки․

Чек-лист перед отправкой

• [ ] Указан правильный адресат (код ИФНС по ОКТМО/Код причины постановки на учет)․
• [ ] Соответствует ли номер/дата уточненной декларации в записке и в XML-файле?
• [ ] Использованы актуальные номера строк новой формы (Приказ ЕД-7-3/830)?
• [ ] Причина исправления сформулирована конкретно (не «техническая ошибка», а «неучтен счет-фактура № 123 от »)?
• [ ] Приведена таблица «Было/Стало» по затронутым строкам?
• [ ] Есть ссылка на статьи НК РФ, обосновывающие правильность нового учета?
• [ ] Подписано УКЭП уполномоченным лицом (проверьте срок действия сертификата и доверенность в ЛК ФНС)?
• [ ] Файл прикреплен к декларации/требованию в личном кабинете/ЭДО?

Пояснительная записка к отчету по налогу на прибыль — это не просто формальность, а правовой инструмент защиты интересов компании․ В условиях действия новой формы декларации (Приказ ФНС № ЕД-7-3/830) и ужесточения контроля за соответствием данных НДС и НП, грамотно составленная записка с конкретными ссылками на строки раздела 2, первичные документы и нормы НК РФ позволяет избежать доначислений, штрафов и долгих споров с инспекцией․ Используйте приведенные образцы как базу, адаптируя их под конкретную бизнес-ситуацию вашей организации․

Статья подготовлена на основании действующего на г․ законодательства (НК РФ, Приказ ФНС от № ЕД-7-3/830, Приказ ФНС от № ЕД-7-26/1080@)․ Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм в личном кабинете налогоплательщика или на сайте ФНС (nalog․gov․ru)․