Отдел архивной службы Администрации города Бердска — это структурное подразделение местного самоуправления, осуществляющее функции по управлению архивным делом на территории городского округа. Отдел играет ключевую роль в сохранении документального наследия города, обеспечении доступа граждан и организаций к архивной информации, а также в методическом руководстве архивами муниципальных учреждений.

Контактная информация и адрес

В отличие от основного здания Администрации города Бердска (расположенного по адресу: ул. ### Горького, 9), Отдел архивной службы размещается по отдельному адресу:

• Адрес: г. Бердск, Новосибирская область, ул. ###, 17 (1 этаж).
• ИНН: ### (ИНН Администрации города Бердска).
• Телефоны справок: согласно открытым справочникам (Zoon, 2ГИС), контактные телефоны администрации: 7 (383) 413-11-XX, 7 (383) 412-00-XX, 7 (383) 413-14-XX (точные добавочные номера отдела архивной службы рекомендуется уточнять по актуальным открытым данным на официальном сайте администрации или портале «Архивы России»).

Режим работы

На основании открытых данных (сведения за 2024 год), режим приема посетителей и работы читального зала выглядит следующим образом:

Примечание: Режим работы может изменяться. Перед визитом настоятельно рекомендуется подтверждать актуальное расписание по телефону или на официальном сайте Администрации города Бердска.

Основные функции и полномочия

Деятельность отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ), законодательством Новосибирской области и локальными нормативными актами Администрации города Бердска. К ключевым задачам относятся:

1. Формирование и сохранение архивного фонда города: прием на хранение дел из муниципальных органов, учреждений и организаций по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
2. Обеспечение доступа к архивным документам: выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам (для подтверждения стажа, зарплаты, места жительства и т.д.) и организациям.
3. Методическое руководство: контроль за состоянием делопроизводства и архивов в структурных подразделениях Администрации, муниципальных учреждениях и организациях.
4. Научная справочная работа: составление описей, путепроводников, реестров фондов для обеспечения поиска документов.
5. Оцифровка и электронное документооборот: перевод наиболее востребованных фондов в электронный вид для дистанционного доступа через портал госуслуг или официальный сайт администрации.
6. Охрана и учет документов: обеспечение условий хранения, соответствующих санитарным нормам и правилам (температура, влажность, пожаробезопасность).

Состав архивного фонда

Архивный фонд Отдела архивной службы Администрации города Бердска формируется за счет документов:

• Органов местного самоуправления города Бердска (Администрации, Совета депутатов).
• Ликвидированных и реорганизованных муниципальных предприятий, учреждений и организаций.
• Документов личного происхождения (трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета) от ликвидированных предприятий.
• Документов, переданных по актам приема-передачи из Государственного архива Новосибирской области (при передаче полномочий на хранение муниципальных архивов).

Хронологические границы фондов охватывают период с момента образования города (1944 г. — присвоение статуса рабочего поселка, 1946 г. — города) по настоящее время.

Предоставляемые услуги

Для граждан:

• Выдача архивных справок о стаже, заработной плате, награждениях (для назначения пенсий, льгот).
• Подтверждение факта работы, должности, периода работы.
• Справки о месте жительства/проживания за прошлые годы (из домовых книг, списков избирателей, форм 9/10).
• Поиск сведений для восстановления трудовых прав, судебных разбирательств.
• Генеалогические запросы (поиск сведений о предках, проживавших в Бердске).
• Изготовление копий документов (ксерокопии, сканы).

Для организаций:

• Выдача заверенных копий уставных документов, протоколов, приказов ликвидированных юрлиц.
• Справки для судов, нотариусов, следственных органов.
• Методическая помощь по организации делопроизводства и подготовке дел к сдаче в архив.

Порядок обращения и получения услуг

1. Личный визит: обратиться по адресу: ул. ###, 17 (1 этаж) в часы работы. Необходимо иметь с собой паспорт гражданина РФ. Для запросов от третьих лиц — нотариальную доверенность.
2. Почтовый запрос: направить официальное письмо с указанием реквизитов запроса и контактных данных для ответа.
3. Электронное обращение: через раздел «Обращения граждан» на официальном сайте berdsk.ru или через портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ).
4. Через МФЦ (Мои Документы): часть архивных справок (например, о стаже) может запрашиваться сотрудниками МФЦ межведомственно.

Сроки выполнения: согласно законодательству, архивные справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Взаимодействие с вышестоящими архивами

Отдел архивной службы Администрации города Бердска взаимодействует с:

• Государственным архивом Новосибирской области (г. Новосибирск, ул. ###, 55) — по вопросам передачи особо ценных фондов на государственное хранение, методической помощи, межведомственных запросов.
• Федеральным архивным агентством (Росархив), в рамках исполнения федеральных стандартов и участия в федеральных информационных системах (Единая государственная архивная информационная система — ЕГАИС).
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — для публикации сведений о фондах, путеводителях и предоставления дистанционного доступа к описям.

Открытые данные и прозрачность

В соответствии с законодательством о предоставлении доступа к информации о деятельности государственных органов, Администрация города Бердска публикует открытые данные Отдела архивной службы, включая:

• Справочник телефонов сотрудников.
• Контактную информацию.
• Телефоны горячих линий.
• Нормативные правовые акты, регулирующие архивное дело в городе.
• Отчеты о выполнении государственных заданий.

Данные доступны в разделе «Открытые данные» на официальном сайте Администрации города Бердска.

Руководство Администрации (для контекста)

Главой города Бердска (руководителем Администрации) на текущий момент является Лапицкий Семен Юрьевич. Отдел архивной службы подчиняется непосредственно главе города или уполномоченному заместителю главы города по социальным вопросам / документационному обеспечению.

Важные нюансы для посетителей

• Доступность: Здание по ул. ###, 17 оборудовано пандусом и вызовом персонала для маломобильных групп граждан (согласно данным 2ГИС).
• Ксерокопирование: На месте имеется возможность сделать копии документов (уточняйте стоимость и возможность оплаты безналичным расчетом).
• Генеалогия: Для глубоких генеалогических поисков (до 1917 г.) часто требуется обращение в Государственный архив Новосибирской области или ЗАГС (Отдел ЗАГС г. Бердска, ул. ###, 9, тел; 7(38341) 2-12-12, начальник Воинцева О.П.), так как метрические книги хранятся там.

Отдел архивной службы Администрации города Бердска по адресу ул. ###, 17 является главным хранилищем документальной памяти муниципалитета. Он обеспечивает правовые интересы граждан (пенсионное обеспечение, жилищные права, судебная защита) и сохраняет историческую память города для будущих поколений. Для получения актуальной информации о реквизитах, режиме работы и стоимости платных услуг (ксерокопия, сложные справки) рекомендуется обращаться к официальному сайту berdsk.ru или звонить по справочным телефонам администрации.