Нередко сотруднику приходится тратить личные деньги на нужды организации: покупку канцтоваров, материалов, оплату услуг, командировочные расходы․ Чтобы вернуть потраченную сумму, необходимо правильно оформить заявление на возмещение расходов․ В этой статье разберём, как его составить, какие документы приложить и приведём готовый образец․
Когда пишется заявление на возмещение
Заявление оформляется в следующих ситуациях:
- работник потратил личные средства на нужды компании (покупка товаров, материалов, оборудования);
- возник перерасход по подотчётным суммам — выданного аванса не хватило, и сотрудник доплатил из своего кармана;
- необходимо возместить командировочные расходы сверх выданного аванса;
- сотрудник оплатил услуги или работы в интересах работодателя․
Общие правила составления
Унифицированной формы заявления законодательством не установлено, поэтому документ составляеться в свободной форме․ Однако он должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (кому адресовано заявление), а также должность, подразделение и ФИО заявителя․
- Название документа — «Заявление» (по центру)․
- Основная часть — просьба возместить расходы с указанием точной суммы (цифрами и прописью), цели и обстоятельств трат․
- Перечень приложений — подтверждающие документы (чеки, квитанции, БСО, акты)․
- Дата и подпись заявителя с расшифровкой․
Важно: чтобы у налоговых органов не возникло вопросов, детально опишите цели и обстоятельства расходов — это подтвердит, что траты произведены в интересах компании, а не являются доходом сотрудника․
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела закупок
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу возместить мне расходы, понесённые в интересах организации, в размере 5 400 (пять тысяч четыреста) рублей 00 копеек․
Указанная сумма была израсходована на приобретение канцелярских товаров (бумага офисная, папки, ручки) для нужд отдела закупок в связи с производственной необходимостью․
Подтверждающие документы прилагаю:
- Кассовый чек от № 154 на сумму 5 400 руб․ — 1 экз․
- Товарный чек от — 1 экз․
Прошу перечислить денежные средства на банковскую карту: № 0000 0000 0000 0000 (либо выдать через кассу организации)․
Петров ____________ /П․П․ Петров/
Какие документы приложить
- кассовые чеки ККТ с обязательными реквизитами;
- товарные чеки, квитанции, БСО;
- авансовый отчёт (если расходы связаны с подотчётными суммами);
- служебная записка или распоряжение руководителя о совершении расходов (при наличии)․
Порядок возмещения
- Сотрудник передаёт заявление с приложениями руководителю или в бухгалтерию․
- Руководитель ставит резолюцию об одобрении возмещения․
- Бухгалтерия проверяет документы и оформляет выплату: через расходный кассовый ордер (РКО) наличными либо платёжным поручением на карту/счёт сотрудника․
- Сумма возмещения и реквизиты РКО или платёжки отражаются в учёте․
Полезные рекомендации
- Сохраняйте все чеки — без подтверждающих документов возместить расходы будет сложно․
- По возможности заранее согласуйте траты с руководством (письменно или через служебную записку)․
- Указывайте сумму цифрами и прописью, чтобы избежать разночтений․
- Не смешивайте целевые расходы: деньги, выданные на одни цели, нельзя тратить на другие․
- Подавайте заявление в разумные сроки, многие организации устанавливают внутренние регламенты по срокам отчётности․
Правильно составленное заявление с полным пакетом подтверждающих документов — гарантия быстрого возмещения потраченных средств и отсутствия претензий со стороны бухгалтерии и налоговых органов․