Согласно трудовому законодательству РФ, перед применением к работнику дисциплинарного взыскания (замечания, выговора или увольнения) работодатель обязан затребовать у сотрудника письменное объяснение (ст․ 193 ТК РФ)․ Нарушение этой процедуры является основанием для отмены взыскания судом․ В данной статье подробно разберем, как правильно составить запрос (уведомление) о предоставлении объяснений, в какие сроки это делать и как поступить, если работник отказывается его получать или писать объяснительную․

Правовые основания и назначение документа

Запрос объяснений — это обязательный этап процедуры применения дисциплинарного взыскания․ Его цель, обеспечить право работника на защиту (ст․ 193 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ от № 2)․ Документ фиксирует факт, что работодатель предоставил сотруднику возможность изложить свою позицию по совершенному проступку․

Основные случаи, когда требуется запрос объяснений:

• Перед наложением дисциплинарного взыскания (прогул, опоздания, неисполнение обязанностей и т․д․);
• Для установления причины возникновения ущерба, причиненного работником (ст․ 247 ТК РФ);
• При расследовании производственных травм и иных инцидентов․

Важно: До момента установления факта прогула время отсутствия в табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) отмечается кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам)․ Код «Прогул» (Б) проставляется только после завершения процедуры и подтверждения факта отсутствия уважительной причины․

Форма и обязательные реквизиты запроса

Единой обязательной формы (унифицированной) для запроса объяснений законом не установлено․ Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно (обычно утверждается локальным нормативным актом, Положением о делопроизводстве)․ На практике документ называют «Уведомление о необходимости представить письменное объяснение», «Требование о представлении объяснений» или просто «Запрос»․ Юридическая суть от названия не меняется․

Согласно ГОСТ Р 7․0․97–2016, документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Вид документа — название (например, «Уведомление о необходимости представить письменное объяснение»)․
2. Дата составления — дата подписания руководителем․
3. Регистрационный номер — присваивается при регистрации в журнале учета внутренних документов․
4. Текстовая часть (существенная сторона):

• ФИО и должность адресата (работника);
• Конкретное описание проступка: дата, время начала и окончания отсутствия, количество часов/дней (например: « г․ с 09:00 до 18:00, отсутствовал на рабочем месте, прогул составил 8 часов»);
• Ссылка на нормативную базу (п․ «а» п․ 6 ст․ 81 ТК РФ, ст․ 193 ТК РФ);
• Требование предоставить письменные объяснения в установленный законом срок;
• Указание на необходимость приложения подтверждающих документов (справки, талоны и т․д․), если они есть;
• Информация о том, куда, кому и в какой срок сдавать объяснительную (обычно — руководителю или в кадровую службу);
• Предупреждение о последствиях непредставления объяснений (составляется акт, взыскание применяется в общем порядке)․

Сроки предоставления объяснений: как считать правильно

Согласно ч․ 1 ст․ 193 ТК РФ, работнику дается два рабочих дня на предоставление письменного объяснения․

Правила расчета срока:

• Срок начинается со следующего рабочего дня после дня вручения работнику уведомления (день вручения в срок не входит)․
• Рабочие дни считаются по графику работы конкретного сотрудника (пятидневка, сменный график, гибкий режим)․
• Если уведомление направлено почтой — срок отсчитывается со дня получения работником письма (или со дня возврата отправления работодателю, если работник не забрал его)․

Пример расчета:

Ситуация: Работник на пятидневной неделе (пн-пт)․ Уведомление вручено лично под роспись в пятницу, ․

• Суббота, воскресенье, выходные (не рабочие дни для этого сотрудника)․
• Понедельник, 07․09 — 1-й рабочий день срока․
• Вторник, 08․09 — 2-й рабочий день срока (последний день для сдачи объяснительной до конца рабочего дня)․
• Акт об отказе от предоставления объяснений можно составить не ранее среды, 09․09 (следующий день после истечения срока, независимо от того, рабочий он для сотрудника или нет)․

Процедура вручения уведомления работнику

Работодатель должен доказать, что работник был надлежаще уведомлен․ Существует три способа вручения:

Способ 1: Личное вручение под роспись (основной)

Документ печатается в двух экземплярах․ На втором экземпляре (остающемся у работодателя) работник ставит подпись, дату и расшифровку («С ознакомился, подпись, дата»)․ Один экземпляр выдается работнику на руки․

Способ 2: Отказ работника от получения/подписи (Акт)

Если работник отказывается подписывать уведомление или забирать его на руки:

1. Приглашаются два свидетеля (коллеги, члены профсоюза, представители администрации — не заинтересованные лица)․
2. Уведомление зачитывается работнику вслух в их присутствии․
3. Составляется Акт об отказе работника от ознакомления с уведомлением (в произвольной форме)․ В акте указываются: дата, место, состав комиссии (ФИО, должности свидетелей), суть зачитанного документа, факт отказа․
4. Акт подписывается членами комиссии (свидетелями) и лицом, зачитывавшим уведомление․ Подпись работника не требуется (он отказался)․
5. Считается, что работник надлежаще уведомлен в день составления акта․

Способ 3: Направление почтой (заказное письмо с вручением и описью вложения)

Применяется, если работник не выходит на связь, отсутствует по неизвестной причине дольше срока, или находится в отпуске/на больничном (но запрашивать объяснения в период легального отсутствия — больничный, отпуск, выходной — нельзя, суд расценит это как нарушение процедуры)․ Письмо отправляется по месту жительства, указанному в личном деле․ Срок отсчитывается со дня вручения почтой․

Образец заполнения уведомления (Запроса)

Ниже приведен типовой образец документа․ Текст в квадратных скобках [․․․] заменяется на конкретные данные․

Последующие действия работодателя

Сценарий А: Работник предоставил объяснительную в срок

Руководитель изучает объяснение и приложенные документы․ Оценивает уважительность причины (судья сам определяет уважительность, но работодатель формирует позицию)․ Принимает решение: наложить взыскание (в течение месяца с дня обнаружения проступка, не позднее 6 месяцев со дня совершения) или отказать в наложении․

Сценарий Б: Работник не предоставил объяснительную (истекли 2 рабочих дня)

Непредставление объяснений не лишает работодателя права наложить взыскание (ч․ 3 ст․ 193 ТК РФ)․ Необходимо составить Акт о непредставлении письменного объяснения․

Срок составления акта: Не ранее следующего дня после истечения двухдневного срока (в примере выше — )․

Состав комиссии: Не менее 3 человек (руководитель/заместитель, кадровик, представитель профсоюза/свидетели)․

Содержание акта: ФИО комиссии, дата/место, ссылка на уведомление (номер/дата), факт истечения срока, отсутствие объяснения, подписи членов комиссии․

Типичные ошибки, приводящие к отмене взыскания судом

• Запрос объяснений в период легального отсутствия: работник в отпуске, на больничном, на учебе (отпуск за счет работодателя), выполняет гос․ обязанности․ Нужно ждать выхода на работу․
• Нарушение срока вручения: уведомление передано поздно (после истечения месяца с дня обнаружения проступка)․
• Отсутствие доказательств вручения: нет росписи работника, нет акта об отказе, нет почтового чека/описания вложения․
• Неправильный расчет двухдневного срока: не учтен график работы (сменность, выходные), день вручения включен в срок․
• Составление акта об отказе раньше времени: до истечения двух рабочих дней․
• Отсутствие ссылки на конкретный проступок: формулировка «за плохую работу» вместо «за отсутствие с 09:00 до 18:00»․

Электронный документооборот (ЭДО)

Если в организации действует ЭДО и работник согласен на получение документов в электронном виде (заявление написано, настроена система ЭДО с ЭП), уведомление можно направить через систему (СБИС, Диадок, Контур и др․)․ Статус «Прочитан» / «Подписан ЭП» эквивалентен росписи на бумаге․ Важно: простое отправление на корпоративную почту без ЭП и подтверждения доставки/прочтения в суде может не сработать как надлежащее уведомление․

Грамотно оформленный запрос объяснений — это фундамент законности любого дисциплинарного взыскания․ Главные правила: соблюдать форму (реквизиты), точно фиксировать факт проступка в тексте, правильно считать двухдневный срок по графику работника и, главное, надежно зафиксировать факт вручения уведомления (роспись, акт или почта с вручением)․ Игнорирование этих этапов практически гарантирует победу работника в суде при обжаловании выговора или увольнения․

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ Трудовое законодательство меняется, судебная практика развивается․ При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется сверяться с актуальной редакцией ТК РФ и локальными нормативными актами организации․