Акт выполненных работ — это первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения исполнителем обязательств по договору и то, что заказчик не имеет претензий к объему, качеству и срокам выполненных работ (оказанных услуг). Документ служит основанием для оплаты и отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете обеих сторон.
Назначение документа
Акт выполненных работ используется в следующих ситуациях:
- подтверждение факта выполнения заказа и фиксация даты приемки;
- подробное описание выполненных работ или оказанных услуг;
- фиксация замечаний по качеству (при их наличии);
- основание для выставления счета и проведения расчетов;
- подтверждение расходов заказчика в налоговом учете.
Например, вы отремонтировали заказчику ноутбук. Как узнать, что задание выполнено, одобрено и настало время расчета? Именно для таких целей и составляется акт выполненных работ.
Обязательные реквизиты
Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно данному перечню, разработанный самостоятельно акт должен содержать:
- наименование документа — «Акт выполненных работ (оказанных услуг)»;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни (перечень работ, услуг);
- величину натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения (объем, стоимость);
- наименование должностей лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление;
- подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов.
Структура и образец заполнения
Шапка документа
В верхней части указываются:
- название документа и его номер (нумерация ведется сквозная, например: «Акт № 15 от »);
- реквизиты договора, в рамках которого выполнены работы: «к договору № 12-ОП от »;
- наименования сторон: исполнитель (ООО «Пример», ИНН, адрес) и заказчик.
Табличная часть
Основная часть акта оформляется в виде таблицы со следующими графами:
- № п/п — порядковый номер позиции;
- наименование работы (услуги) — например, «Ремонт ноутбука с заменой матрицы»;
- единица измерения (шт., услуга, час);
- количество (объем);
- цена за единицу, руб.;
- сумма, руб. (в т.ч. НДС или с пометкой «НДС не облагается»).
Заключительная часть
После таблицы размещается стандартная формулировка:
«Вышеперечисленные работы (услуги) выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет».
Если замечания есть, они фиксируются отдельно с указанием сроков их устранения.
Подписи сторон
Документ подписывают уполномоченные представители обеих сторон с расшифровкой подписи и указанием должности. При наличии печати организация может ее поставить (для ООО и ИП печать не обязательна).
Особенные случаи
Для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется унифицированная форма № Т-73. В строительстве используется форма КС-2 (акт о приемке выполненных работ) совместно со справкой КС-3.
Для бюджетной сферы действуют унифицированные формы, утвержденные приказами Минфина России,, их применение обязательно для государственных (муниципальных) учреждений.
Практические рекомендации
- Составляйте акт в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
- Сверяйте формулировки в акте с предметом договора: наименования работ должны совпадать.
- Проверяйте арифметику: сумма по акту должна соответствовать счету и счету-фактуре (УПД).
- Храните подписанные акты не менее пяти лет, они понадобятся при налоговых проверках.
- Допускается составление акта в электронном виде с подписанием электронной подписью.
Грамотно составленный акт выполненных работ защищает интересы обеих сторон договора и исключает споры при расчетах.