Справка о доходах физического лица (ранее известная как форма 2-НДФЛ) является ключевым документом для подтверждения доходов работника, расчетов налогового агента и взаимодействия с налоговыми органами. На 2026 год действует единая форма, утвержденная ФНС России, которая является неотъемлемой частью расчета по форме 6-НДФЛ. В данной статье подробно разберем актуальный бланк, порядок заполнения, нормативную базу и типичные ошибки.

Нормативная правовая база на 2026 год

Формирование и предоставление справки регулируются следующими актами:

• Налоговый кодекс РФ: ст. 216 (налоговые вычеты), п. 5 ст. 226 (обязанности налогового агента по удержанию и отчетности).
• Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/649 — утвердил форму справки о доходах и суммах удержанного/начисленного налога (КНД 1175018) в приложении № 4. Это базовый документ.
• Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/1, внес изменения в форму и порядок заполнения, актуальные для отчетности с 2024 года и далее (включая 2026 год).
• Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от № ЕД-7-11/753 с изм.) — справка о доходах входит в состав данного расчета (раздел 2).

Важно: На текущий момент (сентябрь 2026 г.) дальнейших изменений в бланк справки (КНД 1175018) не планируется, действует редакция приказа № ЕД-7-11/1.

Структура актуального бланка (КНД 1175018)

Справка состоит из двух основных разделов, которые заполняются налоговым агентом (работодателем):

Раздел 1. Сведения о налоговом агенте и физическом лице

Содержит идентификационные данные:

• Код налогового органа (по месту учета налогового агента).
• Код вида документа (1175018).
• Год календаря (например, 2025 за 2025 год, сдаваемой в 2026 г.).
• Дата составления и номер исправления (0 — первичный, 1 и далее — исправляющий).
• Данные налогового агента: ИНН, КПП, наименование (полное/сокращенное).
• Данные физического лица: ФИО полностью, ИНН (если есть), категория лица (код: 1 — резидент, 2 — нерезидент, 3, высококвалифицированный специалист и т.д.), код вида дохода (по справочнику ФНС), гражданство, документ, удостоверяющий личность.

Раздел 2. Сведения о доходах, суммах налога и вычетах

Это табличная часть, заполняемая по каждому виду дохода и коду вычета отдельной строкой. Ключевые колонки:

1. Код вида дохода (например, 2000, заработная плата, 2001 — вознаграждение по гражданско-правовым договорам, 2760, материальная помощь до 4000 руб. и др.).
2. Сумма дохода, подлежащего облажению по ставке 13% (или иной ставке).
3. Сумма налога, исчисленная по ставке 13% (или иной).
4. Сумма налога, удержанная налоговым агентом.
5. Сумма налога, не удержанная (недоудержанная). — Критически важно для отражения в 6-НДФЛ.
6. Код налогового вычета (100 — стандартный на себя, 200 — на детей, 300 — социальный, 400 — имущественный и др.).
7. Сумма предоставленного вычета.
8. Месяц/квартал вычета (порядковый номер налогового периода).

Порядок заполнения: ключевые правила 2026 года

Принцип «На каждую ставку/вид дохода — отдельная строка»

Если у сотрудника были доходы, облагаемые по разным ставкам (13%, 15%, 30% для нерезидентов), или доходы разных видов (основная ЗП, премия, материальная помощь, доходы в натуре), для каждого сочетания «Код вида дохода + Ставка налога» заводится отдельная строка в Разделе 2.

Отражение недоудержанного налога

Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ и п. 18 Порядка заполнения 6-НДФЛ, если к концу налогового периода (31 декабря) налоговый агент не смог удержать НДФЛ (например, недостаточно доходов для удержания), он обязан:

• Заполнить колонку «Сумма налога, не удержанная» в справке о доходах.
• Направить в налоговый орган уведомление о невозможности удержания налога (в электронном виде через ЭДО/ТКС) до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (т.е. до 1 марта 2026 г. за 2025 год).
• Передать справку сотруднику (в бумаге или электронно по его согласию).

Предоставление налоговых вычетов

Вычеты отражаются в строках, соответствующих месяцам их предоставления. С 2024 года упрощен порядок предоставления стандартных вычетов на детей (до 18/24 лет) — работодатель имеет право предоставлять их на основании письменного заявления сотрудника без справки из второго места работы (если доходы не превышают 350 тыс. руб. в год). В справке это фиксируется кодом вычета (например, 200) и суммой.

Образец заполнения (Сценарий: Резидент РФ, стандартный набор доходов)

Ниже приведен описательный пример заполнения для работника Иванова И.И. за 2025 год (сдача в 2026 г.).

Шапка (Раздел 1)

• Код налогового органа: 7726 (пример для МО ИФНС № 26 г. Москвы)
• Код вида документа: 1175018
• Год календаря: 2025
• Налоговый агент: ООО «Ромашка», ИНН ###, КПП 771201001
• Физическое лицо: Иванов Иван Иванович, ИНН ###0, Категория: 1 (Резидент), Гражданство: 643 (РФ), Паспорт 45 12 123456 выд. г.

Табличная часть (Раздел 2) — Пример строк

Пояснения к примеру:

• Строки 1 и 2 — разделение базы по вычетам: строка 1 показывает доход и вычет на себя (лимит 36 000 руб. в год до 2024 г., с 2024 г. лимиты изменены, в примере условная сумма), строка 2 — только вычет на ребенка без повторения дохода.
• Строка 3 — не облагаемый доход (материальная помощь в пределах 4000 руб.), код 2760, налог 0.
• Строка 4 — доход по ГПХ (код 2001), облагается отдельно.

Сроки сдачи и передачи в 2026 году

В налоговую инспекцию (как часть 6-НДФЛ)

• За 2025 год (сдача в 2026 г.): до 25 февраля 2026 года (п. 3 ст. 230 НК РФ). Поскольку — среда, сдача в этот день.
• Подача только в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика (для организаций и ИП с числом сотрудников > 10 — обязательно электронно).

Работнику (физическому лицу)

• Срок: до 1 марта 2026 года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
• Форма: на бумажном носителе (под роспись) или в электронном виде (в личный кабинет на ФНС, на портал Госуслуг, по ЭДО или на email) — только при письменном согласии сотрудника.

Электронный формат и 1С:Предприятие 8.3

В современных конфигурациях (ЗУП 3.1, ERP, Бухгалтерия 3.0, редакции 2024-2026 гг.) формирование справки полностью автоматизировано:

• Документ «Справка о доходах физического лица» печатается/формируется по дате создания документа.
• Программа автоматически распределяет доходы по кодам вида дохода и ставкам налога на основании настроек «Виды доходов» и начислений.
• При формировании расчета 6-НДФЛ Раздел 2 заполняется на основании данных этих справок.
• Проверка корректности: суммы в справках по всем сотрудникам должны сходиться с Разделом 2 расчета 6-НДФЛ.

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

1. Неверный код вида дохода. Использование устаревших кодов (до приказа № ЕД-7-11/649) или кодов, не соответствующих сути выплаты (например, код 2000 для дивидендов вместо 1300).
2. Отсутствие строки с недоудержанным налогом. Если удержать налог не удалось, строка в справке с суммой в колонке «Не удержан» обязательна, иначе расхождение с 6-НДФЛ.
3. Ошибки в коде категории лица. Для резидентов, строго «1», для нерезидентов — «2». Ошибка ведет к неверному расчету ставки (13/30%) в 6-НДФЛ.
4. Несвоевременная передача сотруднику. После 1 марта — основание для штрафа по ст. 126.1 НК РФ (200 руб. за каждую справку).
5. Игнорирование исправлений; Если найдена ошибка в сданном 6-НДФЛ, нужно сдать исправленный расчет и выдать сотрудникам исправленные справки (номер исправления 1, 2…).

Справка для ИП и нанимающих физических лиц

Индивидуальные предприниматели и нотариусы, адвокаты, медиаторы, арбитражи (нанимающие физические лица) также обязаны выдавать справку о доходах по форме КНД 1175018. Особенности:

• ИП на УСН/Патенте/НПД также являются налоговыми агентами по НДФЛ за наемными работниками.
• Справка выдается по тем же срокам (в ФНС — в составе 6-НДФЛ, работнику — до 1 марта).
• Для ИП на общем режиме (ОСНО) порядок идентичен организациям.

Где скачать официальный бланк и порядок заполнения

Официальные файлы (XML-схема, XSD, PDF-бланк, Приказ с приложением) всегда доступны на сайте ФНС России в разделе «Бланки отчетности» -> «НДФЛ» -> «Справка о доходах физического лица (КНД 1175018)».

• Рекомендуется использовать только актуальные версии модулей отчетности в 1С или сервисы ФНС («Налогоплательщик ЮЛ/ИП», «Личный кабинет»).

На 2026 год справка о доходах (КНД 1175018) остается стабилизированным инструментом отчетности. Главное правило бухгалтера — бесшовная связь данных справки с Разделом 2 расчета 6-НДФЛ. Любое расхождение по суммам доходов, удержанного налога или предоставленных вычетов приведет к требованию пояснений от ФНС или начислению штрафов. Используйте автоматизированные системы учета, своевременно обновляйте релизы конфигураций и проводите сверку «Справки — 6-НДФЛ» перед сдачей отчетности.

Статья подготовлена на основе законодательства, действующего на г. (Приказы ФНС № ЕД-7-11/649, № ЕД-7-11/1, НК РФ). Перед сдачей отчетности рекомендуется проверить актуальность нормативных актов на сайте ФНС России или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).