Расчет пособия по временной нетрудоспособности (больничного) — одна из самых ответственных задач бухгалтера и кадровика. Ошибки в определении расчетной базы приводят к переплатам (риск налоговых рисков) или недоплатам (конфликты с сотрудниками, проверки ГИТ и СФР). В статье подробно разберем, какие выплаты включать в средний заработок, какие исключить, как действуют лимиты по МРОТ и максимальной базе страховых взносов, и как считать больничный в 2024, 2025 и 2026 годах.

Нормативная база: на что опираться

Главный документ, регулирующий расчет, — Постановление Правительства РФ от № 375 «Об утверждении Порядка исчисления и выплаты пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Также необходимо учитывать:

• ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (статья 14 — определение среднего заработка).
• Ежегодные постановления Правительства об установлении МРОТ (на 2024 г. — 19 242 руб.).
• Годовые лимиты максимальной базы страховых взносов в ПФР (СФР).

Расчетный период: за какие годы берем доходы

Средний заработок рассчитывается на основе доходов за два календарных года, предшествующих году страхового случая.

Важно: Если у сотрудника нет доходов за расчетный период (например, он только устроился на работу), средний заработок определяется по правилам п. 17 Постановления № 375 (на основании тарифной ставки/оклада за время работы).

Какие выплаты ВКЛЮЧАЕМ в расчетную базу (П. 3 Постановления № 375)

В средний заработок включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, с которых начислены страховые взносы в Пенсионный фонд (СФР). Ключевой критерий: облагались ли взносы?

Основные группы включаемых выплат:

1. Оклад, тарифная ставка, сдельная оплата — база за отработанное время.
2. Премиальные и стимулирующие выплаты:
   • Ежемесячные, квартальные, годовые премии (за результаты работы, КПЭ).
   • Премии за длину службы, за сложность/вредность условий труда.
   • Премии «13-я зарплата», за годовой итог.
3. Надбавки и доплаты постоянного характера:
   • За классность, звание, ученую степень.
   • За вредные/опасные условия труда (региональные коэффициенты, северные надбавки).
   • За совмещение профессий, расширение зон обслуживания.
4. Выплаты за нерабочее время (если облагались взносами):
   • Оплата ежегодных основных и дополнительных отпусков.
   • Оплата времени обучения (если совмещается с работой).
   • Средний заработок за дни простоя не по вине работника.
5. Иные выплаты стимулирующего характера, зафиксированные в локальных актах (коллективном договоре, Положении о зарплате), с которых удержаны/начислены страховые взносы.

Пример: Сотрудник получил в 2023 г. оклад 50 000 руб., квартальные премии 30 000 руб., северную надбавку 15 000 руб., материальную помощь 10 000 руб. (без взносов). В базу попадут: 50 000 + 30 000 + 15 000 = 95 000 руб. Материальная помощь (до 4 000 руб. в году налогом не облагается, взносы не начислялись) — не включается.

Какие выплаты НЕ УЧИТЫВАЕМ (исключения из базы)

Согласно п. 5 Постановления № 375 и разъяснениям СФР/ФНС, из расчетной базы исключаются выплаты, с которых не начислялись страховые взносы в ПФР.

Основные виды исключаемых выплат:

• Пособия по социальному страхованию: пособие по временной нетрудоспособности (больничный), пособие по беременности и родам, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (если выплачивалось работодателем за счет СФР).
• Командировочные расходы: суточные (в пределах норм Налогового кодекса: 700/2500 руб.), расходы на проезд, жилье.
• Материальная помощь и социальные выплаты: в пределах 4 000 руб. в год на одного работника (п. 28 ст. 217 НК РФ), выплаты при рождении ребенка, смерти родственника, стихийном бедствии (если не облагались взносами).
• Питание, жилье, транспорт: стоимость питания (в пределах норм), оплата проезда до работы, предоставление жилья.
• Расходы на обучение: оплата обучения по инициативе работодателя (ст. 249 ТК РФ), если не облагались взносами.
• Дивиденды, доходы по акциям/долям (не являются доходом по трудовому договору).
• Страховые выплаты ДМС/НС (если не считаются доходом по ст. 422 НК РФ).
• Компенсации за неиспользованный отпуск (при увольнении) — спорный момент. Роструд и суды часто указывают: если компенсация выплачена при увольнении, она относится к доходам прошлого периода, но взносы с нее начислялись. Рекомендация: включать в базу, если взносы были перечислены в расчетный период.

Лимиты расчетной базы: Минимальный и Максимальный среднедневной заработок

Верхний предел (Максимальная база)

Сумма доходов за расчетный период не может превышать сумму максимальных оснований для начисления страховых взносов за соответствующие годы.

Пример для больничного 2024 г.: Максимальная сумма доходов за 2022+2023 гг. = 1 565 000 + 1 917 000 = 3 482 000 руб.

Максимальный среднедневной заработок (СДЗ) = 3 482 000 / 730 дней = 4 769,86 руб. (данные интернета указывают на 4 039,73 руб. — возможно, речь шла о более раннем периоде или других лимитах, актуальные цифры см. выше). Примечание: Официальные цифры СДЗ макс. для 2024 г. исходя из баз 2022-2023: 3 482 000 / 730 = 4 769,86 руб. Проверяйте актуальные базы на сайте СФР.

Нижний предел (МРОТ)

Если рассчитанный среднедневной заработок (СДЗ) ниже минимального, пособие считается от минимального СДЗ на основе МРОТ.

Формула минимального СДЗ:

МРОТ × 24 месяца / (календарных дней в расчетном периоде)

Для больничного 2024 г. (расчетный период 2022–2023, 730 дней):

• МРОТ 2024 г. = 19 242 руб.
• Мин. СДЗ = 19 242 × 24 / 730 = 632,61 руб. (соответствует данным интернета).

Для больничного 2025 г. (период 2023–2024, 731 день с учетом високосного 2024):

• МРОТ 2025 г. (с = 22 440 руб.).
• Мин. СДЗ = 22 440 × 24 / 731 = 737,07 руб.

Процент выплаты в зависимости от страхового стажа

После определения СДЗ (с учетом мин/макс лимитов) к нему применяется процент:

• 8 лет и более, 100% от СДЗ.
• От 5 до 8 лет — 80% от СДЗ.
• Менее 5 лет, 60% от СДЗ.

Исключение: при уходе за больным членом семьи проценты другие (50% при стаже до 5 лет, 60% от 5 до 8, 75% от 8 лет), но не более определенного лимита дней.

Алгоритм расчета больничного (пошагово)

1. Определить расчетный период (2 предшествующих года).
2. Собрать все доходы за эти годы, с которых начислены страховые взносы в СФР (исключив необлагаемые).
3. Применить лимит максимальной базы по каждому году отдельно (если доход в 2023 г. был 2 500 000 руб., в расчет берем 1 917 000 руб.).
4. Сложить ограниченные доходы за два года.
5. Рассчитать СДЗ: Сумма доходов / Число календарных дней в расчетном периоде (730 или 731).
6. Сравнить с Мин. СДЗ (по МРОТ). Если СДЗ < Мин. СДЗ → берем Мин. СДЗ.
7. Сравнить с Макс. СДЗ. Если СДЗ > Макс. СДЗ → берем Макс. СДЗ.
8. Умножить итоговый СДЗ на % стажа (60/80/100%).
9. Умножить на количество календарных дней нетрудоспособности (по больничному листу).
10. Округлить до копеек (математически).

Пример расчета для 2024 года

Исходные данные:

• Страховой стаж: 6 лет (80%).
• Доходы 2022 г.: 800 000 руб. (лимит 1 565 000 — вписываем полностью).
• Доходы 2023 г.: 2 100 000 руб. (лимит 1 917 000, обрезаем до лимита).
• Больничный: 10 календарных дней (январь 2024).

Расчет:

1. Сумма базы = 800 000 + 1 917 000 = 2 717 000 руб.
2. Дней в расчетном периоде (2022+2023) = 365 + 365 = 730 дней.
3. СДZ = 2 717 000 / 730 = 3 721,92 руб.
4. Мин. СДЗ (МРОТ 19 242) = 632,61 руб. Наш СДЗ выше — ок.
5. Макс. СДЗ (базы 2022+2023) = 3 482 000 / 730 = 4 769,86 руб. Наш СДЗ ниже — ок.
6. СДЗ с учетом стажа (80%) = 3 721,92 × 0,8 = 2 977,54 руб.
7. Сумма пособия = 2 977,54 × 10 дней = 29 775,40 руб.

Особенности 2025 и 2026 годов (прогноз)

• 2026 год: Расчетный период 2024–2025. МРОТ с (ожидается индексация). База 2025 г. = 2 759 000 руб. (по закону о бюдете).

Частые ошибки бухгалтеров (чек-лист)

• Включение материальной помощи свыше 4 000 руб. (если взносы не платились — нельзя включать; если платились — включаем).
• Неучет премии, выплаченной в январе 2024 г. за 2023 год. Важно: дата начисления (выплаты), а не за какой период. Если премия за 2023 г. начислена в 2024 г. — она в расчет 2024 г. больничного не попадет (попадет в расчет 2025 г.).
• Игнорирование лимита максимальной базы по годам. Суммируют доходы «как есть», не обрезая до лимита каждого года отдельно.
• Неправильный счет календарных дней. Забывают про високосный год (366 дней) в расчетном периоде.
• Расчет по «нетто» вместо «брутто». В базу включаем доход до удержания НДФЛ (валовой).
• Исключение оплаты отпуска из базы. Оплата отпуска облагается взносами — обязательно включаем.

Кто и когда платит: Работодатель vs СФР

С 2022 года порядок выплывает единый:

• Первые 3 дня нетрудоспособности оплачивает Работодатель за свой счет.
• С 4-го дня и далее оплачивает СФР (на основании данных ЭЛН, переданных работодателем).
• Работодатель рассчитывает всю сумму пособия, заполняет расчетный лист, передает данные в СФР (СЗВ-ТД, Сведения о заработке для расчета пособий). СФР перечисляет деньги сотруднику (или работодателю для выдачи) со 4-го дня.

Доплата работодателя до оклада (добровольно)

Если средний заработок сотрудника ниже его оклада/тарифной ставки, работодатель имеет право (но не обязан, если не прописано в ЛНА/КД) сделать доплату до размера оклада.

• Доплата оформляется приказом.
• С доплаты начисляются страховые взносы (30%/15.1% в зависимости от категории) и НДФЛ.
• Это не «больничный», а стимулирующая выплата работодателя.

Правильный расчет больничного начинается с грамотного формирования расчетной базы. Главное правило: включаем всё, с чего заплатили страховые взносы в СФР за расчетный период (2 предшествующих года), за исключением пособий СФР, суточных и необлагаемой материальной помощи. Обязательно сверяйте доходы с лимитами максимальной базы по каждому году отдельно и сравнивайте итоговый СДЗ с минимальным (по МРОТ). Использование автоматизированных систем (1С:ЗУП, Бухгалтерия) минимизирует ошибки, но понимание логики расчета необходимо для контроля и защиты интересов организации при проверках.

Статья подготовлена на основе законодательства, актуального на 2024–2026 годы (Постановление № 375, ФЗ-255, НК РФ, ежегодные законы о МРОТ и базах взносов). Перед расчетом конкретного случая проверяйте актуальные лимиты баз страховых взносов и МРОТ на официальном сайте СФР и КонсультантПлюс/Гарант.