Оформление согласия на обработку персональных данных (ПДн) — обязательный этап при приеме на работу. С 1 сентября 2025 года в силу вступили значительные изменения, установленные Федеральным законом от № 266-ФЗ, которые жестко регламентируют форму, содержание и порядок получения согласия. В этой статье подробно разберем, как правильно заполнить документ в 2026 году, какие реквизиты обязательны, и предоставим актуальный образец структуры.

Правовая основа: что изменилось с 1 сентября 2025 года

Ключевым документом остается 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 9, 152-ФЗ) и Трудовой кодекс РФ (ст. 86, 88). Нововведения 2025 года затронули:

• Единую форму согласия: Роскомнадзор (РКН) утвердил рекомендуемую форму согласия (Постановление РКН), использование которой минимизирует риски штрафов.
• Обязательность структурирования: Согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа (бумажного или электронного), а не «скрыто» в трудовом договоре или анкете.
• Конкретизацию целей: Недопустимы общие фразы вроде «для целей кадрового делопроизводства». Необходимо перечислять конкретные действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
• Интеграцию с Госуслугами: Разрабатывается механизм проверки и отзыва согласий через ЕСИА (Госуслуги), что повышает контроль за соблюдением прав субъектов ПДн.
• Срок действия: Согласие действует до момента достижения целей обработки или до отзыва субъектом, но не дольше срока хранения документов, установленного законодательством (обычно 75 лет для кадровых документов).

Обязательные реквизиты согласия (по ст. 9 152-ФЗ и Постановлению РКН)

Любой образец согласия на 2026 год должен содержать следующие блоки информации. Отсутствие хотя бы одного делает документ недействительным:

1. Сведения об операторе (работодателе): Полное наименование (ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И.), ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес.
2. Сведения о субъекте ПДн (сотруднике/соискателе): ФИО полностью, дата и место рождения, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, код подразделения, дата выдачи), СНИЛС (желательно), адрес регистрации/проживания, контакты (телефон, e-mail).
3. Цели обработки: Четкий перечень (например: «для оформления трудового договора, ведения кадрового делопроизводства, расчета и выплаты заработной платы, учета рабочего времени, оформления отпусков, больничных, предоставления отчетности в налоговые органы, ПФР/СФР, страховые компании»).
4. Перечень обрабатываемых данных: Категории данных (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, военный учет, образование, квалификация, сведения о семье для вычетов/льгот, биометрия — если требуется для СКУД, фото для пропуска, медосмотры). Важно: Особой категории (раса, политические взгляды, здоровье, интимная жизнь) и биометрических данных требуют отдельного письменного согласия в строгой форме.
5. Действия с данными: Полный список операций (см. п. 3 выше).
6. Способы обработки: Автоматизированная (1С, HR-системы, ЭДО) и/или неавтоматизированная (бумажные карточки, журналы).
7. Передача третьим лицам: Указание получателей: СФР, ФНС, банки (зарплатные проекты), страховщики (ДМС), операторы ЭДО, аутсорсинговые кадровые агентства. При передаче за границу — ссылка на адекватную защиту или соглашение.
8. Срок действия и порядок отзыва: Формула: «Согласие действует до достижения целей обработки или до отзыва путем направления письменного заявления оператору».
9. Подпись субъекта и дата: Личная подпись соискателя/сотрудника с расшифровкой и датой.

Пошаговая инструкция: как заполнить бланк

Шаг 1. Подготовка бланка работодателем

HR-специалист или юрист готовит документ на бланке компании (с логотипом) или на чистом листе А4. Текст должен быть напечатан шрифтом не менее 12 пт, читаемым. Запрещено заставлять заполнять от руки весь текст, соискатель заполняет только свои реквизиты и ставит подпись.

Шаг 2. Заполнение реквизитов работодателя (шапка)

В верхней части документа указываются данные оператора. Пример:

Оператор персональных данных: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)

ИНН: ### ОГРН: 1027700123456

Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5

Шаг 3. Заполнение данных соискателя (сотрудника)

Соискатель вписывает свои данные в отведенные поля. Совет: лучше предоставить заранее распечатанный бланк, чтобы человек заполнил его спокойно, сверяясь с паспортом.

Субъект персональных данных: Иванов Иван Иванович

Дата рождения: г. Место рождения: г. Москва

Паспорт: 45 09 123456, выдан Отделением МФЦ г. Москвы , код подразделения 770-001

СНИЛС: 123-456-789 00

Адрес регистрации: г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10

Телефон: +7 (999) 123-45-67 E-mail: ivanov@email.ru

Шаг 4. Ознакомление с целями и перечнем данных

Это самая важная часть. Сотрудник обязан прочитать текст согласия перед подписью. В бланке должен быть четкий перечень. Пример формулировки в теле документа:

Настоящим я, Иванов Иван Иванович, свободно, своей волей и в своем интересе даю согласие ООО «Вектор» на обработку моих персональных данных со следующими условиями:

Цели обработки: оформление трудового договора; ведение кадрового делопроизводства; расчет, удержание и выплата заработной платы и иных выплат; учет рабочего времени; оформление ежегодных и дополнительных отпусков, временной нетрудоспособности; представление отчетности в контролирующие органы (ФНС, СФР); оформление страхования по ДМС; обеспечение режима доступа (СКУД); ведение учета личного состава.

Категории обрабатываемых ПДн: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; паспортные данные; СНИЛС; ИНН; данные о военском учете; сведения об образовании и квалификации; контактные данные; сведения о членах семьи (для налоговых вычетов, льгот); фотография (для пропуска/личной карточки); результаты медосмотров (только для целей трудовой защиты).

Действия с ПДн: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) третьим лицам (СФР, ФНС, банк «Альфа», страховая компания «РЕСО-Гарантия», Оператор ЭДО), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;

Способы: автоматизированная (программы 1С:ЗУП, Контур.Экстерн, СКУД) и неавтоматизированная (бумажные носители).

Срок действия: настоящее согласие действует бессрочно с момента подписания до достижения целей обработки или до момента его отзыва путем направления мной письменного заявления Оператору.

Шаг 5. Подписание и датирование

Сотрудник ставит личную подпись и расшифровку, ставит дату (день, месяц, год прописью или цифрами). Дата не может быть более ранней, чем дата знакомления с текстом.

Подпись: _______________ /Иванов И.И./

Электронное согласие и Госуслуги

Согласно поправкам 2025 года, согласие может быть дано в электронной форме:

• ЭЦП (КЭП): Сотрудник подписывает XML/PDF-файл усиленной квалифицированной электронной подписью (действует как личная подпись).
• Госуслуги (ЕСИА): Внедряется механизм авторизации через ЕСИА для подтверждения воли субъекта. В перспективе (по инициативе Минцифры и РКН) планируется единая платформа для учета всех согласий, где гражданин сможет увидеть, кому и за что дал согласие, и отозвать его в один клик.
• СМС/Код в приложении: Допустимо для внутренних корпоративных систем, если обеспечивается идентификация субъекта (ст. 9 152-ФЗ).

Важно: При электронном оформлении работодатель обязан обеспечить возможность субъекту ознакомиться с полным текстом согласия до момента подтверждения.

Особенности обработки специальных категорий данных (ст. 10 152-ФЗ)

Если для работы требуются данные о здоровье (медосмотры), расовой/национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, интимной жизни, необходимо отдельное согласие в письменной форме (на бумаге с «живой» подписью или КЭП). В общем согласии на трудоустройство их указывать нельзя — это грубое нарушение, грозящее штрафами до 18 млн руб. для юрлиц (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ).

Типичные ошибки работодателей (чек-лист для проверки)

• Согласие «в комплекте» с трудовым договором: Текст согласия напечатан мелким шрифтом на обороте ТД или в анкете. Нарушение: согласие должно быть отдельным документом.
• Обобщенные цели: «Для целей, предусмотренных ТК РФ». Нарушение: цели должны быть конкретными и понятными субъекту.
• Отсутствие перечня третьих лиц: Фраза «передача третьим лицам в соответствии с законом». Нарушение: нужно перечислять конкретных получателей (названия банков, фондов, аутсорсеров).
• Бессрочность без условия отзыва: «Согласие бессрочно». Нарушение: обязательно условие об отзыве в любой момент.
• Обработка биометрии без оснований: Сбор отпечатков пальцев/лица для СКУД без отдельного согласия и без оценки последствий (ОПД).
• Хранение оригиналов паспортов: Работодатель не имеет права хранить оригиналы паспортов сотрудников (только копии по согласованию).

Образец структуры документа (шаблон для копирования)

Ниже приведена структура документа, которую можно адаптировать под свою организацию. Текст в квадратных скобках […] заменяется на реальные данные.

Хранение и учет согласий

Работодатель обязан:

1. Хранить оригинал (или электронный оригинал с КЭП) в личном деле сотрудника (формы Т-2 или отдельный раздел).
2. Ведить реестр полученных согласий (журнал или электронная таблица) с указанием: даты получения, ФИО сотрудника, цели, срока действия, статуса (действует/отозвано).
3. Обеспечить защиту данных от утечки (доступ к соглашениям только у уполномоченных лиц).
4. При отзыве согласия сотрудником — зафиксировать дату получения заявления, дату прекращения обработки и уничтожения (кроме данных, хранение которых обязательно по закону).

Ответственность за нарушения (2026 год)

Нарушение порядка получения согласия или обработки ПДн без согласия влечет административную ответственность (ст. 13.11 КоАП РФ):

• Для должностных лиц: 10 000 – 20 000 руб.
• Для юрлиц: 30 000 – 75 000 руб. (за повторное — до 18 000 000 руб.)

Дополнительно возможно предписание Роскомнадзора на устранение нарушений и блокировка доступа к ресурсу (если обработка ведется на сайте/портале).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли новое согласие тем, кто оформлялся до ?

Да, рекомендуется. Старые бланки, не соответствующие новым требованиям РКН (нет перечня третьих лиц, нет конкретных целей, нет условий отзыва), считаются недействительными. Лучше переподписать сотрудников на актуальной форме при ближайшем кадровом событии (перевод, продление договора, ежегодная проверка) или планово.

Можно ли не давать согласие на передачу данных в банк/СФР?

Нет. Передача данных в СФР, ФНС, банк (для зарплаты) — это исполнение законодательства (налоговый агент, страхователь). Для этих целей согласие не требуется (п. 5, 6 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Но в тексте согласия их нужно перечислять как получателей для прозрачности.

Что делать, если сотрудник отозвал согласие, но работает дальше?

Работодатель прекращает обработку данных, для которых было дано согласие (например, ДМС, СКУД, рассылки). Но продолжает обрабатывать данные, необходимые для исполнения ТД и закона (расчет зарплаты, отчетность в СФР/ФНС) — здесь согласие не нужно, основание — закон/договор.

Подходит ли этот образец для гражданского договора (ГПХ)?

Структура аналогична, но цели меняются: «для заключения и исполнения договора ГПХ, расчета вознаграждения, представления отчетности в ФНС/СФР (как заказчик)». Обязательно указывать статус: «Субъект ПДн, физическое лицо, выступающее в качестве Исполнителя по договору №…».

Грамотно заполненное согласие на обработку персональных данных — это не просто формальность, а инструмент защиты бизнеса от штрафов Роскомнадзора и судебных исков сотрудников. Ключевые принципы 2026 года: прозрачность, конкретизация целей и получателей, простота отзыва, разделение общих и специальных категорий данных. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под специфику своей организации (добавьте свои банки, страховщики, АС) и обязательно согласуйте финальный текст с юристом или ДСП (дежурным по защите данных).

Помните: документ должен читаться и пониматься обычным человеком без юридического образования. Это главное требование регулятора.