Важное предупреждение: В соответствии со статьей 192 ТК РФ, работодатель не имеет права устанавливать штрафы как вид дисциплинарного взыскания. Допустимы только: замечание, выговор и увольнение. Термин «штраф» в контексте трудовых отношений некорректен и незаконен.
Однако Трудовой кодекс (ст. 137, 138 ТК РФ) разрешает определенные удержания из заработной платы (возврат аванса, неработаемое время, материальная ответственность и др.). Ниже описана процедура оформления законных удержаний в программе 1С:ЗУП 3;1 (редакция 3;1).
Основные виды законных удержаний (ст. 137, 138 ТК РФ)
- Возврат неиспользованного аванса (например, под отчет, командировочные, корпоративная карта).
- Возврат перевыплаченных сумм по ошибке бухгалтера (в течение месяца после обнаружения).
- Удержание за неработаемое время (прогулы, неоплачиваемый отпуск, опоздания, если не выплачивается зарплата за это время).
- Материальная ответственность сотрудника (причинение ущерба имуществу организации, в пределах среднего месячного заработка). Требуется акт, объяснительная, приказ.
- Исполнительные листы/приказы суда/приставов (алименты, кредиты и т.д.).
Настройка видов удержаний (Справочник «Виды удержаний»)
Перед созданием документов убедитесь, что нужные виды удержаний настроены верно.
- Перейдите: Зарплата и кадры → Настройка расчетов → Виды удержаний.
- Откройте существующий или создайте новый (кнопка Создать).
- Заполните ключевые поля:
- Наименование: понятное имя (например, «Возврат аванса под отчет», «Материальная ответственность»).
- Тип удержания: критически важно для расчета НДФЛ и страховых взносов.
- По решению суда/пристава — для исполнительных листов.
- По заявлению сотрудника — для возврата авансов, погашения задолженностей по заявлению.
- За причиненный ущерб — для материальной ответственности.
- За неработаемое время — для прогулов/неопл. отпуска.
- Налогооблагаем: Да/Нет (для НДФЛ). Обычно удержания не уменьшают базу НДФЛ (за исключением алиментов и некоторых судебных удержаний).
- Предъявлять к оплате: Да (если нужно сформировать платежку в банк, напр. под алименты).
- Ограничение удержания: Обычно «Не более 20%» (ст. 138 ТК РФ) или «Не более 50%» (алименты), «Не более 70%» (ущерб здоровью/смерть кормильца).
- На вкладке Учет проверьте счета Дт/Кт (обычно Дт 70 / Кт 76.АВ или 68/69/76 в зависимости от вида).
- Нажмите Записать и закрыть.
Способ 1: Документ «Удержание из заработной платы» (Ручное оформление)
Используется для разовых удержаний: возврат аванса, погашение задолженности по заявлению сотрудника, удержание по исполнительному листу (если не используете регистр исполнительных листов).
Пошаговая инструкция:
- Меню: Зарплата и кадры → Все функции (или «Документы») → Удержания из заработной платы.
- Нажмите Создать.
- Заполните шапку:
- Организация: выберите свою орг.
- Сотрудник: выберите физлицо.
- На вкладке Удержания (табличная часть) нажмите Добавить:
- Вид удержания: выберите настроенный ранее (напр. «Возврат аванса под отчет»).
- Сумма: введите сумму удержания.
- Основание: выберите или введите новый документ-основание (Приказ, Исполнительный лист, Заявление сотрудника, Акт инвентаризации).
- Период удержания: укажите за какой расчетный период удерживаем (обычно текущий месяц).
- Нажмите Провести и закрыть.
Совет: Если удержание по исполнительному листу, лучше использовать документ «Исполнительные документы» (раздел Зарплата и кадры → Расчеты с персоналом → Исполнительные документы), он позволяет вести историю, печатать справки для приставов и автоматически заполнять удержания при расчете зарплаты.
Способ 2: Автоматическое удержание при расчете зарплаты (Начисление «Удержание»)
Удобно для регулярных удержаний (алименты, кредиты по заявлению) или удержаний за неработаемое время (прогулы).
Вариант А: Через документ «Начисление заработной платы» (ручной ввод строки)
- Откройте документ Начисление заработной платы (или создайте новый).
- На вкладке Начисления нажмите Добавить (или «Добавить строку»).
- В поле Вид расчета выберите вид удержания (они находятся внизу списка или в группе «Удержания», значок обычно с минусом или синего цвета).
- Для прогулов: выберите вид расчета «Прогул» (обычно он автоматически создает удержание за неработаемое время при заполнении табеля).
- Для алиментов/кредитов: выберите соответствующий вид удержания (напр. «Алименты по исполнительному листу»).
- Укажите Сумму (если не рассчитывается автоматически) и Основание.
- Проведите документ.
Вариант Б: Автоматика через «Исполнительные документы» (Рекомендуется для алиментов/судов)
- Создайте документ Исполнительный документ (путь: Зарплата и кадры → Расчеты с персоналом → Исполнительные документы → Создать).
- Заполните: Сотрудник, Вид документа (Исполнительный лист, Приказ суда и т.д.), Номер, Дату, Сумму долга, Реквизиты получателя (ФССП, банк получателя).
- На вкладке Параметры удержания укажите: % удержания (или фикс. сумму), лимит (20%/50/70%), порядковый номер (приоритет).
- Проведите документ.
- При проведении документа Начисление заработной платы (или расчете «Зарплата к выплате») программа автоматически подтянет строку удержания с расчетом суммы с учетом лимитов 138 ТК РФ.
Особенности удержания за материальную ответственность (Ущерб)
Самый рискованный момент — ошибки приводят к спорам и штрафам от ГИТ (Государственной инспекции труда).
- Основания: Акт комиссии, Объяснительная записка сотрудника (запросить в течение 2 рабочих дней, сотрудник имеет право не писать — составляеться акт), Приказ о взыскании (в течение 1 месяца после обнаружения ущерба, но не позднее 6 месяцев/2 лет по итогам проверки).
- Лимит: Не более среднего месячного заработка сотрудника (ч. 3 ст. 248 ТК РФ). В 1С это контролируется автоматически, если в виде удержания стоит тип «За причиненный ущерб» и установлен лимит.
- Порядок в 1С:
- Оформите приказ (документ Приказ о начислении/удержании или просто Приказ по форме Т-8/своей).
- Создайте документ Удержание из заработной платы (см. п.3).
- Вид удержания: «Материальная ответственность» (Тип: «За причиненный ущерб»).
- Основание: Приказ о взыскании ущерба.
- Сумма: в пределах среднего заработка (1С подскажет/проверит при расчете зарплаты).
Контроль лимитов удержаний (Ст. 138 ТК РФ)
1С:ЗУП 3.1 автоматически следит за тем, чтобы сумма всех удержаний за месяц не превышала установленные лимиты.
- Общий лимит: 20% от суммы, подлежащей выплате (после удержания НДФЛ).
- Повышенные лимиты: 50% (алименты, возмещение вреда здоровью), 70% (алименты по уходу за ребенком, исполнение приговоров по уголовным делам).
Как проверить в программе:
- Откройте отчет: Зарплата и кадры → Отчеты → Анализ зарплаты → Удержания из заработной платы.
- Или в документе Зарплата к выплате (после расчета) посмотрите колонку «Удержано» и «К выплате». Если удержания превышают лимит, 1С автоматически урежет их по приоритету (порядковый номер в исполнительных документах/видах удержаний) и выдаст предупреждение в протоколе проведения.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как сделать правильно в 1С |
|---|---|---|
| Назначение «штрафа» за нарушение трудовой дисциплины (опоздание, плохая работа) | Нарушение ст. 192 ТК РФ, штрафы ГИТ, возврат денег сотруднику через суд | Использовать только дисциплинарные взыскания: документ «Дисциплинарное взыскание» (Замечание/Выговор). Удержание денег за это — НЕЛЬЗЯ. |
| Удержание суммы ущерба, превышающей средний месячный заработок | Нарушение ст. 248 ТК РФ, судебные иски | В виде удержания «Материальная ответственность» стоит ограничение. Не вводите сумму вручную больше лимита. Для полного взыскания, только через суд. |
| Удержание без письменного заявления сотрудника (для случаев, требующих заявления: возврат аванса, погашение кредита работодателю) | Незаконное удержание, ст. 137 ТК РФ | В поле «Основание» документа «Удержание из заработной платы» обязательно укажите документ «Заявление сотрудника» (создайте его в 1С: Документы → Заявления сотрудников). |
| Игнорирование очереди удержаний (приоритета) | Нарушение ст. 111 ФЗ-229 (Исполнительное производство) | |
| Удержание НДФЛ с суммы удержания (двойное налогообложение) | Ошибки в 6-НДФЛ, претензии ФНС | В настройке вида удержания флаг «Налогооблагаем» обычно = Нет. Удержание делается из «чистых» денег (после НДФЛ). База НДФЛ не уменьшается (кроме алиментов по суду). |
Полезные отчеты для проверки
- Ведомость удержаний (Зарплата и кадры → Отчеты → Ведомости → Ведомость удержаний) — детально по каждому сотруднику: что удержано, по какому основанию, на какую сумму.
- Анализ удержаний по исполнительным документам (Зарплата и кадры → Отчеты → Расчеты с персоналом → Исполнительные документы: анализ) — остатки долга, суммы к удержанию в следующем месяце.
- Зарплата к выплате — итоговый документ, показывающий «К выплате на карту/в кассу» после всех удержаний и НДФЛ.
Резюме
- Не называйте и не оформляйте «штрафы» за дисциплину — это незаконно. Оформляйте дисциплинарные взыскания (док. «Дисциплинарное взыскание»).
- Для денежных удержаний используйте только основания ст. 137, 138 ТК РФ.
- Настройте Виды удержаний с правильным «Типом удержания» и лимитами.
- Для алиментов/судов — обязательно используйте документ «Исполнительный документ» (автоматика + отчетность для ФССП).
- Для разовых удержаний (аванс, ущерб) — документ «Удержание из заработной платы» с привязкой к Приказу/Заявлению/Акту.
- Всегда проверяйте итоги в документе «Зарплата к выплате» и отчете «Ведомость удержаний» перед выплатой.
Примечание: Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы 1С и релизе ЗУП (3.1.хх), но общая логика и названия документов остаются неизменными на протяжении многих лет.