График отпусков — один из ключевых кадровых документов любой организации․ Он обязателен как для работодателя, так и для работника: если дата отпуска уже зафиксирована, руководитель не может в последний момент отказать сотруднику из-за высокой загруженности, а работник, в свою очередь, обязан соблюдать установленные сроки․ В этой статье разберём, как правильно внести нового сотрудника в график отпусков, какие нормы Трудового кодекса РФ при этом действуют и что делать, если планы меняются․
Общие правила составления графика отпусков
Согласно статье 123 ТК РФ, график отпусков составляется ежегодно и утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года — то есть до 17 декабря․ Для оформления используется унифицированная форма Т-7 или самостоятельно разработанная форма, утверждённая в учётной политике организации․
График подписывается руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений, а утверждает его руководитель организации․ С графиком необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись․
Когда новый сотрудник получает право на отпуск
По общему правилу (статья 122 ТК РФ) право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у нового работника после шести месяцев непрерывной работы в организации․ Однако есть исключения — отпуск до истечения шести месяцев по заявлению работника обязаны предоставить:
- женщинам, перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- работникам, усыновившим ребёнка в возрасте до трёх месяцев;
- мужьям в период нахождения их жён в отпуске по беременности и родам;
- совместителям — одновременно с отпуском по основному месту работы;
- другим категориям в случаях, предусмотренных законодательством․
Кроме того, по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен авансом и до истечения шести месяцев․
Как внести нового сотрудника в график
Если сотрудник принят на работу после утверждения графика отпусков, действовать можно двумя способами:
Внесение изменений в действующий график
Работодатель вправе дополнить утверждённый график новой строкой с данными сотрудника․ Для этого:
- Определите планируемую дату отпуска с учётом отработанного времени и пожеланий работника․
- Оформите изменение в графике (форма Т-7 допускает внесение корректировок в графы 8 и 9)․
- Утвердите изменения приказом руководителя․
- Ознакомьте сотрудника с графиком под подпись․
Отпуск по заявлению без внесения в график
Закон не обязывает работодателя изменять график при приёме нового работника․ На практике отпуск новому сотруднику часто предоставляется на основании его письменного заявления и приказа руководителя (форма Т-6)․ Этот вариант проще и не требует корректировки основного документа․
Расчёт продолжительности отпуска
Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней․ Если сотрудник отработал неполный рабочий год, отпуск может быть предоставлен:
- полностью (28 дней) — авансом, с последующим удержанием при увольнении за неотработанные дни;
- пропорционально отработанному времени — из расчёта примерно 2,33 дня отпуска за каждый полный месяц работы․
Отдельным категориям работников (педагогам, медикам, работникам с ненормированным рабочим днём, трудящимся в районах Крайнего Севера и др․) положены удлинённые или дополнительные отпуска․
Уведомление сотрудника о начале отпуска
Даже если дата отпуска зафиксирована в графике, работодатель обязан письменно уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели (статья 123 ТК РФ)․ Уведомление составляется в произвольной форме и вручается под подпись․ Отпускные при этом должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска․
Что делать, если отпуск идёт не по плану
Хотя график составляется заранее, жизнь вносит свои коррективы․ Сотрудник может заболеть, уехать на военные сборы или столкнуться с другими обстоятельствами․ В таких случаях закон предусматривает перенос отпуска:
- Временная нетрудоспособность — отпуск продлевается или переносится на другой срок (статья 124 ТК РФ);
- Исполнение государственных обязанностей — если во время отпуска работник выполнял гособязанности, при которых закон предусматривает освобождение от работы;
- Производственная необходимость — перенос возможен только с согласия работника, при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется;
- Несвоевременная выплата отпускных или позднее уведомление, работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок․
Важно помнить: непредоставление отпуска более двух лет подряд запрещено, а работникам до 18 лет и занятым на вредных работах отпуск должен предоставляться ежегодно․
Практические рекомендации кадровику
- При приёме нового сотрудника сразу обсудите с ним предполагаемое время отпуска и зафиксируйте договорённости․
- Проверьте, не относится ли работник к льготным категориям, имеющим право на отпуск в удобное время или до истечения шести месяцев․
- Ведите учёт использованных дней отпуска, чтобы избежать накопления неотгуленных периодов․
- Все изменения в графике оформляйте документально — это защитит организацию при проверках трудовой инспекции․
- Помните об ответственности: отсутствие графика отпусков или его нарушение влечёт штраф по статье 5․27 КоАП РФ․
Оформление графика отпусков на нового сотрудника — несложная процедура, если соблюдать требования Трудового кодекса․ Главное — своевременно определить дату отпуска, правильно оформить документы и уведомить работника․ Грамотное ведение графика отпусков помогает избежать конфликтов в коллективе, обеспечивает непрерывность рабочих процессов и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений․