Государственная информационная система (ГИС) «Архивы Самарской области» — это ключевой цифровой инструмент, обеспечивающий удаленный доступ к архивным фондам региона. Система реализована в рамках проекта «Электронный читальный зал» и интегрирована с Региональным порталом государственных и муниципальных услуг. Данная статья подробно описывает порядок получения доступа, функционал системы и требования к пользователям на основе актуальных административных регламентов.
Назначение и возможности системы
ГИС «Архивы Самарской области» предназначена для обеспечения права граждан и организаций на получение архивной информации без необходимости личного визита в традиционный читальный зал. Основные функции системы включают:
- Удаленный поиск: Работа с научно-справочным аппаратом (описаниями дел, картотеками, указателями) в электронном виде.
- Просмотр цифровых копий: Изучение оцифрованных архивных документов (при их наличии в электронном фонде).
- Заказ копий: Формирование заявок на изготовление копий документов (бумажных или электронных).
- Коммуникация с архивистами: Возможность консультироваться со специалистами читального зала по составу фондов и тематике исследования.
Порядок получения доступа к электронному читальному залу
Доступ предоставляется на основании заявления, поданного через Региональный портал госуслуг. Процедура полностью дистанционна и состоит из нескольких этапов.
Требования к заявлению
В заявлении пользователь обязан указать следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество (при наличии).
- Дата рождения.
- Место работы (учебы) и должность (при наличии).
- Образование.
- Ученое звание и ученую степень (при наличии).
- Тема исследования.
- Хронологические рамки исследования.
- Цель работы.
- Адрес регистрации по месту жительства (пребывания).
- Адрес фактического проживания.
- Номер контактного телефона.
- Адрес электронной почты (указанный в личном кабинете на Региональном портале).
Этапы рассмотрения заявки
- Подача: Пользователь заполняет форму на Региональном портале и отправляет заявление.
- Проверка: Сотрудник читального зала проверяет правильность заполнения предоставленных документов.
- Решение: При соответствии требованиям сотрудник предоставляет доступ в электронный читальный зал соответствующего государственного архива.
- Уведомление: Информация о предоставлении доступа направляется пользователю:
- В личный кабинет на Региональном портале.
- На адрес электронной почты, указанный в личном кабинете.
Особенности работы в традиционном читальном зале (для сравнения)
Хотя статья посвящена ГИС, важно понимать разницу в процедурах, так как пользователи часто переключаются между форматами работы;
Основания для доступа
Для посещения традиционного зала основанием является поступление в архив:
- Запроса пользователя в виде личного заявления в простой письменной форме;
- Или письма организации, направившей пользователя.
В документе должны быть указаны: ФИО, место работы/учебы, должность, ученое звание/степень, тема и хронологические рамки исследования.
Процедура регистрации при первом визите
При личном посещении сотрудник читального зала выполняет следующие действия:
- Идентифицирует личность по документу, удостоверяющему личность.
- Регистрирует в журнале учета посещений.
- Выдает для заполнения анкету пользователя (и анкету законного представителя/сопровождающего лица при необходимости).
- Знакомит с Порядком использования читального зала.
- Выдает на подписание согласие на обработку персональных данных.
- Заводит личное дело пользователя.
- Оформляет пропуск (переоформляется по истечении срока действия).
- Разъясняет состав фондов и наличие справочно-поисковых средств.
- Обязательно информирует о наличии ГИС «Архивы Самарской области» и правилах работы в электронном читальном зале.
Необходимый пакет документов
Для оформления доступа (как электронного, так и традиционного) могут потребоваться следующие документы:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ или иной документ).
- Запрос пользователя (заявление) в простой письменной форме.
- Письмо организации, направившей пользователя (если применимо).
- Анкета пользователя (заполняется на месте или в ЛК портала).
- Анкета законного представителя (для несовершеннолетних или нетрудоспособных).
- Согласие на обработку персональных данных.
- Пропуск для работы в читальном зале (выдается архивом).
Досудебное обжалование
В случае нарушения регламента оказания услуги по предоставлению доступа к архивным документам (в т.ч. через ГИС), пользователь имеет право подать жалобу через систему досудебного обжалования.
Ссылка на сервис: Система досудебного обжалования (услуга на Госуслугах).
Практические рекомендации пользователям
- Подготовьте тему исследования заранее. Четко сформулированная тема и хронологические рамки ускорят подбор дел архивистами.
- Проверяйте контакты в ЛК Госуслуг. Уведомление о доступе придет на почту и в личный кабинет, указанные на портале. Устаревшие данные приведут к потере информации.
- Используйте консультации. Даже в электронном зале сотрудники архива готовы помочь со ориентацией в фондах — не пренебрегайте этой возможностью.
- Соблюдайте правила обработки ПДн. При работе с документами, содержащими персональные данные третьих лиц, действуют ограничения (закон № 152-ФЗ), о которых администрация архива предупреждает при регистрации;
ГИС «Архивы Самарской области» является современным и удобным инструментом для исследователей, историков, генеалогов и юристов. Перевод процедуры регистрации на Региональный портал госуслуг значительно упростил доступ к уникальным историческим источникам, сделав их доступными для пользователей из любого региона страны. Соблюдение описанных выше процедур гарантирует быстрый и законный доступ к архивной информации.
Статья подготовлена на основе информации из административного регламента предоставления государственной услуги по доступу к архивным документам Государственного архива Самарской области и данных Регионального портала госуслуг. Актуально на .