Выдача денежных средств подотчетным лицам — одна из самых распространенных хозяйственных операций в любой организации. При этом именно подотчетные суммы традиционно вызывают много вопросов у налоговых инспекторов и аудиторов. В этой статье подробно разберем, какие документы необходимы для выдачи денег под отчет, как правильно их оформить и каких ошибок следует избегать.
Что такое подотчетные средства
Подотчетные средства — это денежные суммы, которые организация выдает своим сотрудникам на хозяйственные, командировочные, представительские и иные расходы, связанные с деятельностью компании. Работник обязан отчитаться по полученным деньгам, предоставив подтверждающие документы, а неизрасходованный остаток вернуть в кассу.
Порядок выдачи наличных под отчет регулируется Указанием Центрального банка РФ № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций», а также внутренними локальными актами организации.
Документы для выдачи денег под отчет
Заявление работника или распорядительный документ руководителя
Согласно пункту 6.3 Указания ЦБ № 3210-У, выдача наличных денег под отчет производится на основании:
- заявления работника, составленного в произвольной форме, с указанием суммы, срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты;
- распорядительного документа юридического лица (приказа, распоряжения руководителя).
Организация вправе самостоятельно выбрать удобный вариант и закрепить его в учетной политике или положении о подотчетных суммах.
Приказ о подотчетных лицах
Рекомендуется издать приказ, в котором определяется:
- перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
- максимальные суммы выдачи;
- сроки, на которые выдаются средства;
- сроки предоставления авансовых отчетов.
Хотя формально такой приказ не обязателен, его наличие значительно упрощает контроль и снижает риски претензий при проверках.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)
Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером. В нем указываются:
- ФИО получателя;
- сумма цифрами и прописью;
- основание выдачи (заявление, приказ);
- данные документа, удостоверяющего личность получателя.
Если деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, кассовый ордер не оформляется — основанием служит платежное поручение и реестр перечислений.
Документы для отчета по подотчетным суммам
Авансовый отчет (форма АО-1 или самостоятельно разработанная)
После расходования средств работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. С 2013 года унифицированная форма АО-1 не является обязательной — организация может разработать собственный бланк, закрепив его в учетной политике.
Подтверждающие документы
К авансовому отчету прикладываются:
- кассовые чеки (в т.ч. электронные);
- товарные чеки и накладные;
- билеты и посадочные талоны (при командировках);
- счета и акты гостиниц;
- БСО (бланки строгой отчетности);
- квитанции, договоры, акты выполненных работ.
Документы должны содержать обязательные реквизиты и подтверждать связь расхода с деятельностью организации.
Важные правила и ограничения
- Срок отчета. Работник обязан отчитаться в срок, установленный руководителем. По командировочным расходам — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.
- Новый аванс. Выдача новых подотчетных сумм допускается только при условии полного расчета работника по ранее выданному авансу.
- Расчеты наличными с контрагентами. Подотчетные средства, потраченные на расчеты с юридическими лицами и ИП по одному договору, не должны превышать 100 000 рублей.
- Целевое использование. Деньги должны быть израсходованы на цели, указанные в заявлении или приказе.
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие заявления или приказа на выдачу средств;
- выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему авансу;
- отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
- нарушение сроков предоставления отчетов;
- неустановленные в локальных актах лимиты и сроки выдачи.
Грамотное документальное оформление подотчетных операций — залог отсутствия претензий со стороны налоговых органов и аудиторов. Достаточно закрепить порядок выдачи и отчетности в локальных актах, своевременно собирать заявления и авансовые отчеты, а также контролировать наличие подтверждающих документов. Это позволит избежать доначислений налогов, штрафов и споров с сотрудниками.