Оформление трудового договора и работа с трудовой книжкой — это ключевые этапы приема сотрудника. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура существенно изменилась: бумажные книжки больше не выдаются (кроме случаев, когда сотрудник заявил о желании хранить бумажный вариант до 2021 года), а вся информация о стаже и местах работы хранится в Социальном фонде России (СФР).
В этой статье подробно разберем, какие заявления пишет сотрудник, какие документы готовит работодатель, и предоставим актуальные образцы на 2026 год.
Нормативная база и ключевые изменения
- ТК РФ (ст. 65, 66, 68): перечень документов при приеме на работу и порядок оформления трудового договора.
- ФЗ-439 от : ввел обязательное ведение электронных трудовых книжек с .
- Постановление Правительства РФ № 1480: правила ведения ЭТК и обмен данными со СФР.
- Приказ Минтруда № 691н: утвердил форму сведений о стаже (СТД-Р), документа, заменяющего выписку из бумажной ТК.
Важно: На 2026 год работодатель не ведет бумажные трудовые книжки для новичков. Записи вносятся в ЭТК через систему отчетности СФР (Единый реестр сведений о стаже).
Заявление о приеме на работу: правовая природа и образец
Обязательно ли заявление?
Трудовой кодекс (ст. 68) не содержит прямого требования писать заявление — достаточно подписать трудовой договор. Однако на практике 99% организаций требуют заявление для:
- Формирования личного дела (Карточка личного учета Т-2).
- Обеспечения доказательной базы при спорах (подтверждение воли сотрудника).
- Удобства HR-учет (база для приказа).
Образец заявления о приеме на работу (стандартный)
Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от Петрова П.П. проживающего по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 5 тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам отдела продаж с 01 октября 2026 г. по неопределенному сроку (с испытательным сроком 3 месяца / без испытательного срока) на условиях полной рабочей недели (40 часов в неделю) с заработной платой 60 000 руб. в месяц. С условиями внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и политикой конфиденциальности ознакомлен(а), согласен(на). Приложения: Копия паспорта РФ. Копия СНИЛС. Копия документа об образовании (диплома). Военный учетный документ (для мужчин). Сведения о страховом стаже (СТД-Р) / Согласие на обработку ПДн для запроса ЭТК. Подпись: _____________ /Петров П.П./
Особенности заполнения в 2026 году:
- Дата приема: должна совпадать с датой в трудовом договоре и приказе.
- Должность и структурное подразделение: точно по штатному расписанию.
- Срок договора: «по неопределенному сроку» — стандарт. «Срочный», только по основаниям ст. 59 ТК РФ.
- Испытательный срок: указывать явно (макс. 3 мес., для руководителей — до 6 мес.).
- Ссылка на ЭТК: в приложениях лучше указать «Согласие на получение сведений из ЭТК через СФР» (если сотрудник не предоставил СТД-Р).
Пакет документов от сотрудника (Чек-лист ст. 65 ТК РФ)
Работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные законом (справки о несудимости, медкнижки — только для спец. профессий, характеристики с прошлых мест).
| Документ | Комментарий для 2026 г. |
|---|---|
| Паспорт РФ | Основной документ. Копируются развороты с фото и пропиской. |
| СНИЛС | Обязателен для регистрации в СФР и ЭТК. Если нет — сотрудник оформляет в СФР/МФЦ. |
| Документ об образовании / квалификации | Диплом, аттестат, сертификат. Оригинал проверяется, копия в дело. |
| Военный учетный документ | Военный билет / удостоверение / св-во о призывнике. Только для мужчин (ст. 65 ТК РФ). |
| Сведения о страховом стаже (СТД-Р) | Ключевой документ вместо ТК. Выдается СФР (Госуслуги, МФЦ, личный кабинет СФР). Если сотрудник не предоставил, работодатель запрашивает ЭТК через СФР с согласия. |
| Согласие на обработку ПДн | Общий бланк + отдельное согласие на запрос ЭТК/передачу данных в СФР (152-ФЗ). |
Работа с Электронной трудовой книжкой (ЭТК): действия HR
Поскольку бумажной книжки нет, алгоритм действий HR-специалиста выглядит так:
- Получение СТД-Р: Сотрудник приносит распечатку СТД-Р (с QR-кодом) или дает согласие на запрос.
- Проверка данных: Сверка ФИО, даты рождения, СНИЛС в СТД-Р с паспортом. Если есть ошибки — сотрудник идет в СФР на исправление до приказа о приеме.
- Приказ о приеме (Форма Т-1 / Т-1а или свой бланк): Основание для начисления ЗП и отчетности.
- Заполнение Карточки личного учета (Форма Т-2): Ведется на бумаге или в ЭДО. В графе «Трудовая книжка» пишут: «ЭТК, СНИЛС № XXX-XXX-XXX XX».
- Отправка СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности): Критически важный этап. Отправляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа о приеме. Именно эта форма создает запись в ЭТК.
Специфические ситуации и образцы
Первое устройство на работу (нет ЭТК, нет СНИЛС)
Если гражданин никогда не работал официально:
- Работодатель помогает оформить СНИЛС (через СФР/МФЦ) — это обязанность работодателя по ст. 7 ФЗ-167.
- ЭТК заводится автоматически при сдаче первой СЗВ-ТД.
- СТД-Р сотрудник получит позже через Госуслуги/СФР.
Согласие на запрос ЭТК через СФР (Образец)
Если сотрудник не принес СТД-Р, работодатель обязан запросить сведения об ЭТК самостоятельно (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Для этого нужно письменное согласие.
СОГЛАСИЕ на получение сведений из электронной трудовой книжки Я, Петров Петр Петрович, nacido г., паспорт 4500 123456 выд. Отделом УФМС г. Москвы , СНИЛС 123-456-789 00, ДАЮ СОГЛАСИЕ ООО «Ромашка» (ИНН 77XXXXXXXX, ОГРН 1XXXXXXXXXXXXX) на получение сведений из моей электронной трудовой книжки, ведомой Социальным фондом России, для целей оформления трудового договора и ведения кадрового учета. Согласие действует бессрочно до отзыва мной в письменной форме. Подпись: _____________ /Петров П.П./
Согласие на ведение ЭТК в бумажном виде (Редкий случай)
Если сотрудник был принят до и не перешел на ЭТК, он может продолжать вести бумажную ТК. При переходе к новому работодателю он пишет заявление:
ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести мой трудовой стаж в бумажной трудовой книжке (серия 12 № 345678), а не в электронной форме, в соответствии с ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ. Подпись: _____________
Примечание: Новые сотрудники (принятые после ) ЭТО ПРАВО НЕ ИМЕЮТ — для них только ЭТК.
Внутреннее совместительство / Неполный день
Заявление пишется аналогично, но в тексте указывается:
- Внутреннее совместительство: «Прошу принять на внутреннее совместительство на должность водителя (0,5 ставки) со 2 октября 2026 г. по неопределенному сроку…». Приказ оформляется отдельно, СЗВ-ТД сдается с признаком «Совместительство».
- Неполный рабочий день/неделя: Указывается режим (напр., «20 часов в неделю», «с 9:00 до 13:00»).
Ошибки, которых стоит избегать (Чек-лист для проверки)
- Расхождение дат: Дата в заявлении, договоре, приказе и СЗВ-ТД должна быть идентичной.
- Отсутствие СНИЛС: Нельзя сдать СЗВ-ТД без СНИЛС. Сотрудник не в ЭТК — штрафы и проблемы с пенсией.
- Игнорирование СТД-Р: Не проверяли СТД-Р на ошибки ФИО/даты рождения → запись в ЭТК уйдет с ошибкой → исправление через СФР займет месяцы.
- Требование «справки с последнего места»: Это незаконно. История работы в ЭТК / СТД-Р.
- Поздняя сдача СЗВ-ТД: Сдавайте в день приказа или на следующий утро.
В 2026 году оформление на работу — это не просто подписание договора, а цифровой процесс взаимодействия с Социальным фондом. Главные документы, инициируемые сотрудником: Заявление о приеме и Согласие на обработку ПДн/запрос ЭТК. Главная ответственность работодателя: своевременная и безошибочная сдача СЗВ-ТД.
Используйте приведенные образцы как базу, адаптируя их под локальные акты вашей организации (Положение о кадровом учете, Политику конфиденциальности). Храните подписанные оригиналы заявлений и согласий в личном деле сотрудника (Т-2) не менее 75 лет.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении кадровых документов рекомендуется сверяться с актуальным текстом ТК РФ, федеральных законов и нормативных актов СФР на дату оформления.