Внеочередной отпуск (часто называемый «отпуском за свой счет» или «административным отпуском») — это период отдыха, предоставляемый работнику по его письменному заявлению в нестандартные сроки, не совпадающие с утвержденным графиком отпусков. В отличие от ежегодного основного оплачиваемого отпуска, внеочередной, как правило, не оплачивается (за исключением случаев, предусмотренных законом или коллективным договором), и дни его продолжительности в стаж за выслугу лет не включаются, если они превышают 14 календарных дней (ч. 4 ст. 121 ТК РФ).

Ниже представлено подробное руководство о том, как правильно написать заявление, какие основания указать и каков порядок оформления.

Законодательные основания (Статья 128 ТК РФ)

Главным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, является статья 128 Трудового кодекса РФ. Она четко определяет категории работников, которым работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск в любое время по их желанию (без отказа):

• Участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в год.
• Рабочие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в год.
• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от ран/болезней — до 14 календарных дней в год.
• Работники, получившие ранение или контузию при обороне СССР/РФ — до 35 календарных дней.

Важно: Для данных категорий работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска, а также устанавливать свои сроки — даты определяются работником.

Другие основания (по соглашению сторон)

Если вы не входит в перечень ст. 128 ТК РФ, право на внеочередной отпуск возникает только по соглашению между вами и работодателем. Типичные жизненные ситуации:

• Рождение ребенка (обычно 3–5 дней, часто оплачиваемые за счет ФСС по больничному листу на уход за ребенком до 1.5 лет, но можно взять и неоплачиваемые дни).
• Регистрация брака.
• Смерть близкого родственника.
• Нужда в уходе за больным родственником (по справке ВРАЧ).
• Поступление в учебное заведение (для сдачи вступительных экзаменов — оплачиваемый по ст. 173 ТК РФ).
• Личные семейные обстоятельства, переезд, ремонт и т.д.

В этих случаях формулировка в заявлении играет ключевую роль: вы пишете «прошу предоставить… по семейным обстоятельствам» или указываете конкретную причину. Отказ работодателя в таких случаях законен, если это не закреплено в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА).

Сроки подачи заявления

Трудовой кодекс не устанавливает жестких сроков (например, «за 2 недели»), в отличие от ежегодного отпуска. Однако:

• Для категорий ст. 128 ТК РФ — заявление можно подать в любой день, даже в день начала отпуска.
• Для остальных — разумно подать за 3–5 рабочих дней до предполагаемого начала, чтобы у руководства и бухгалтерии было время на оформление приказа и расчет зарплаты.
• Проверьте Локальный нормативный акт (Положение об отпусках, Внутренний трудовой распорядок) вашей организации, там могут быть прописаны внутренние сроки.

Структура и правила написания заявления

Единой государственной формы (бланка) не существует. Заявление пишется в свободной форме от руки или на компьютере. Обязательные реквизиты:

1. Шапка: Кому (ФИО генерального директора/руководителя в дательном падеже, название организации). От кого (Ваша должность, ФИО полностью).
2. Заголовок: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру).
3. Основная часть: Просьба предоставить внеочередной (неоплачиваемый) отпуск.
   • Укажите период: «с по » (включительно).
   • Укажите продолжительность: «на 11 календарных дней».
   • Укажите основание (критично для ст. 128 ТК РФ): «в связи с рождением ребенка», «в связи с смертью матери», «по семейным обстоятельствам», «в соответствии со ст. 128 ТК РФ (категория: рабочий пенсионер)».
4. Дата и подпись: Дата написания, личная подпись с расшифровкой.

Образец заявления (Шаблон)

Пример для категорий ст. 128 ТК РФ (обязательное предоставление):

Порядок оформления со стороны работодателя

После получения заявления работодатель действует по алгоритму:

1. Регистрация входящего документа (журнал регистрации или ЭДО).
2. Рассмотрение: Для ст. 128 ТК РФ, мгновенное согласие. Для остальных — решение руководителя (виза на заявлении: «Согласен. Предоставить с … по …»).
3. Издание приказа (распоряжения) по форме Т-6 (утв. Госстатом) или собственной формы с обязательными реквизитами (номер, дата, основание — заявление, сроки, тип отпуска).
4. Ознакомление работника с приказом под роспись (лист ознакомления или на самом приказе).
5. Запись в табеле учета рабочего времени (форма Т-12/Т-13) кодом «ОД» (код 37) — неоплачиваемый отпуск.
6. Запись в трудовой книжке/СТД-Р — НЕ производится (внеочередной отпуск в трудовую книжку не вносится).
7. Расчет зарплаты: За дни отпуска средний заработок не сохраняется (если иное не предусмотрено ЛНА/КД). Дни исключаются из расчета стажа за выслугу лет, если превышают 14 дней в году (ч. 4 ст. 121 ТК РФ).

Может ли работодатель отказать?

Важно: Отказ должен быть мотивированным (устно или письменно). Незаконный отказ категории ст. 128 ТК РФ влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлицо до 50 000 руб.).

Особенности продолжительности и оплаты

• Продолжительность: Для ст. 128 ТК РФ, строго зафиксирована законом (14, 35, 60 дней). Для остальных — любая, по соглашению сторон (хотя бы 1 день, хоть месяц).
• Оплата: По общему правилу — НЕ оплачивается.
  • Исключение: Коллективный договор/ЛНА могут предусмотреть оплату определенного количества дней (например, 3 дня на рождение ребенка, 5 дней на свадьбу/похороны).
  • Исключение: Учебный отпуск за счет неоплачиваемых дней для сдачи экзаменов — оплачивается средним заработком (ст. 173 ТК РФ).
• Стаж: Первые 14 дней в рабочем году включаются в страховой стаж. Дни сверх 14 — не включаются (ч. 4 ст. 121 ТК РФ, п. 38 Постановления Правительства РФ № 589).

Частые ошибки и советы

• Ошибка: Писать «Заявление на отпуск за свой счет» в шапке как заголовок. Правильно: «Заявление на предоставление внеочередного (неоплачиваемого) отпуска».
• Ошибка: Не указывать основание (для ст. 128 ТК РФ). Без ссылки на статью или категорию кадровик может ошибочно считать это просьбой «по соглашению» и отказать.
• Ошибка: Просить «отгул» вместо отпуска. Отгул (ст. 128 ТК РФ не регулирует, это договоренность) — это пропуск работы с последующей отработкой или списанием из отпуска. Внеочередной отпуск — это полноценное освобождение от работы без сохранения зарплаты.
• Совет: Всегда берите копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер/дата/подпись секретаря/кадровика) или скриншот из ЭДО. Это ваше доказательство в случае спора.
• Совет: Если вы уходите в отпуск на длительный срок (более 2 недель), обсудите с работодателем возможность раздела основного ежегодного отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) — так вы сохраните оплату и стаж.

Резюме: пошаговый алгоритм действий

1. Определите, входите ли вы в льготные категории ст. 128 ТК РФ.
2. Выберите даты начала и окончания отпуска.
3. Напишите заявление в 2 экземплярах (один сдаете, на втором получаете отметку о принятии).
4. Вручите заявление руководителю или в кадровую службу (лично или через ЭДО/почту с уведомлением).
5. Дождитесь приказа о предоставлении отпуска (обязательно ознакомьтесь под роспись).
6. Проверьте табель учета рабочего времени (должен стоять код «ОД»).
7. Уходите в отпуск спокойно — ваше рабочее место сохраняется (ст. 128 ТК РФ).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных спорах с работодателем рекомендуется обратиться к профсоюзу, в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или к юристу по трудовому праву.