С 1 января 2021 года в Российской Федерации вступил в силу Федеральный закон от № 439-ФЗ, который перевел ведение трудовых книжек в электронный формат. Однако законодательство оставило работникам право выбора: продолжать ведение привычной бумажной трудовой книжки или перейти на электронную (ЭТК). В данной статье подробно разберем, как правильно составить заявление, какой образец использовать в 2026 году, и в каких случаях это документ обязателен.
Правовая база: что говорит закон
Согласно ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, каждый работник, трудовой стаж которого начался до , имел право до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки:
- Вариант 1 (по умолчанию): Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Заявление писать не обязательно — молчание означает согласие на ЭТК.
Важно для 2026 года: Срок подачи заявления «до » актуален только для тех, кто работал до 2021 года. Для новых сотрудников, принятых на работу после , ЭТК ведется по умолчанию. Если такой работник хочет завести бумажную книгу, он пишет заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (формулировка «продолжение» здесь используеться условно, так как книги у него еще не было, но закон использует этот термин в ст. 66.1 ТК РФ).
В каком случае в 2026 году нужно писать заявление?
- Новый сотрудник хочет бумажную книгу. При приеме на работу (в течение 3 рабочих дней) он пишет заявление о желании вести трудовую книжку в бумажном виде. ЭТК для него все равно формируется в Пенсионном фонде (СФР), но записей в ней не делается.
- Старый сотрудник меняет решение. Если сотрудник до написал заявление на бумажную книгу, а теперь решил перейти на электронную — он пишет заявление о переходе на ЭТК (отзыве заявления о бумажной книжке).
- Сотрудник, у которого была бумажная книга, потерял её или она заполнилась. В этом случае также оформляется переход на ЭТК.
Уточнение по терминологии: В теме «Заявление на продолжение ведения электронной трудовой книжки» часто кроется путаница. Заявление на «продолжение ведения ЭТК» как отдельный документ не предусмотрено законом, так как ЭТК — это режим по умолчанию. Пишут либо «Заявление о переходе на ЭТК», либо «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде».
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (отзыв выбора бумажной)
Этот образец актуален, если работник ранее выбрал бумажную книгу, а теперь хочет перейти на электронный формат. Унифицированной формы (бланка) не существует, работодатель утверждает свой бланк локальным нормативным актом (ЛНА). Ниже приведен рекомендуемый образец, соответствующий требованиям Минтруда (Письмо от № 14-6/ООГ-5052).
Иванову И.И.
От: Менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
О переходе на ведение электронной трудовой книжки
Прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажного носителя на электронный вид (электронная трудовая книжка) в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от № 439-ФЗ.
Своей бумажной трудовой книжкой (серия 1234 № 567890) я владею. Прошу сделать в ней запись о переводе на электронную трудовую книжку и вернуть её мне на хранение.
Согласен на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в Социальный фонд России (СФР).
Подпись: _____________ /Петров П.П./
Расшифровка подписи
Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (для нанятых после )
Этот документ пишет сотрудник, который не хочет ЭТК и просит завести ему бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан завести её за свой счет в течение 5 рабочих дней.
Иванову И.И.
От: Бухгалтера
Сидоровой Анны Сергеевны
ЗАЯВЛЕНИЕ
О продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде
В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и ч. 2 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде.
Об отказе от ведения электронной трудовой книжки уведомляю. Прошу завести мне трудовую книжку в бумажном виде и вести записи о моей трудовой деятельности исключительно в ней.
Сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в Социальный фонд России (СФР) не предоставлять (или: предоставлять только для целей назначения пенсии — на выбор работника, см. ст. 66.1 ТК РФ).
Подпись: _____________ /Сидорова А.С./
Расшифровка подписи
Обязательные реквизиты заявления (чек-лист)
Чтобы заявление имело юридическую силу, в нем должны быть следующие элементы:
- Шапка: Кому (ФИО руководителя/название организации), От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
- Название документа: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку» или «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде».
- Текст просьбы: Четкая формулировка воли (прошу перевести / прошу продолжить в бумажном виде).
- Ссылка на закон: Ст. 66.1 ТК РФ, Закон № 439-ФЗ.
- Данные бумажной книги (если есть): Серия, номер, кем и когда выдана (для перехода на ЭТК).
- Согласие/несогласие на передачу данных в СФР: Критически важный пункт для бумажной книги.
- Дата составления.
- Личная подпись работника с расшифровкой.
Порядок действий работодателя после получения заявления
Сценарий 1: Переход на ЭТК (работник отозвал заявление на бумажную)
- Принять заявление, поставить входящий номер/дату, вторую копию вернуть работнику с отметкой о получении.
- Сделать запись в бумажной трудовой книжке: «Переведен на электронную трудовую книжку» (по форме Приказа Минтруда от № 689н).
- Вернуть бумажную трудовую книжку работнику на хранение под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) или в личной карточке (Т-2).
- Направить сведения о трудовой деятельности в СФР (форма СЗВ-ТД) в установленные сроки (до дня выплаты зарплаты).
Сценарий 2: Выбор бумажной книги (новый сотрудник или старый, не сдававший заявление вовремя)
- Принять заявление.
- Завести трудовую книжку в бумажном виде за счет работодателя (в течение 5 рабочих дней со дня приема).
- Сделать запись о приеме на работу.
- Важно: Даже при выборе бумажной книги работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) и направлять их в СФР для пенсионных целей (п. 6 ст. 66.1 ТК РФ). Работник в заявлении может указать: «Сведения предоставлять только для назначения пенсии».
Частые ошибки и риски в 2026 году
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие заявления у нового сотрудника, хотящего бумажную книгу | Автоматическое ведение ЭТК. Бумажная книга заводиться не будет. | В день приема на работу (в пакет документов для подписи) включать бланк выбора формы ТК. |
| Несвоевременная запись в бумажной ТК при переходе на ЭТК | Нарушение ст. 66.1 ТК РФ, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц). | Сделать запись «Переведен на ЭТК» в день получения заявления или на следующий рабочий день. |
| Удержание бумажной ТК у работодателя после перехода на ЭТК | Нарушение права работника на хранение документа. | Обязательно вернуть книгу работнику под роспись. |
| Неправовая формулировка «Прошу продолжить ведение ЭТК» | Юридическая неопределенность (ЭТК ведется по умолчанию). | Использовать формулировку «Прошу перевести на ЭТК» или «Отзываю заявление о бумажной ТК». |
Сроки хранения заявлений
Заявления о выборе формы трудовой книжки относятся к документам по учету рабочего времени и оплате труда. Срок хранения — 50 лет (п. 595 Типового перечня управленческой документации, утвержденного Росархивом). Хранятся в личных делах сотрудников или в отдельном журнале/папке кадрового учета.
В 2026 году ключевым моментом является понимание: ЭТК — это стандарт по умолчанию. Заявление пишется только в двух случаях: когда сотрудник хочет остаться/перейти на бумажную книгу или когда сотрудник, ранее выбравший бумагу, решает перейти на ЭТК. Используйте приведенные выше образцы, адаптируйте их под ЛНА вашей организации и всегда проставляйте отметки о получении документов — это ваша главная защита при проверках ГИТ и СФР.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база актуальна на . Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм СЗВ-ТД и приказов Минтруда/СФР.