Обращение в Центральный архив Министерства обороны Республики Казахстан (ЦА МО РК) — это часто единственный способ подтвердить стаж работы‚ получить сведения о назначениях‚ переводах‚ награждениях или основаниях увольнения гражданских служащих (военнослужащих по контракту‚ гражданского персонала ВС). В статье подробно разобраны правовые основания‚ виды выдаваемых документов‚ способы подачи запроса‚ необходимый пакет бумаг и контакты архива на 2026 год.

Правовая база и компетенция архива

Деятельность архива регулируется:

• Законом РК «Об архивном деле и архивах»;
• Правилами оказания государственной услуги «Выдача архивных справок‚ копий архивных документов или архивных выписок по подтверждению сведений социально-правового характера» (утверждены Постановлением Правительства РК);
• Стандартом государственной услуги‚ регламентирующим сроки и порядок выдачи.

Важно: Центральный архив МО РК хранит документы центрального аппарата министерства‚ штабов видов и родов войск‚ а также воинских частей и организаций‚ переданные на государственное хранение после истечения сроков хранения в ведомственных архивах (обычно после 5 лет со дня ликвидации органа или убытия штаба).

Какие документы и сведения можно получить

По запросам заинтересованных лиц (граждане‚ наследники‚ уполномоченные представители‚ государственные органы) архив выдает:

1. Архивную справку — официальный документ‚ подтверждающий факт работы (службы)‚ должность‚ период‚ основание прекращения‚ наличие наград.
2. Копию архивного документа (приказа о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении‚ личной карточки и т.д.).
3. Архивную выписку — извлечение из документа (например‚ текста приказа).
4. Мотивированный ответ об отсутствии документов на хранении (с указанием‚ куда адресовать запрос дальше‚ если дело в другом архиве).

Данные документы имеют социально-правовое значение и используються для: начисления пенсий‚ получения льгот‚ оформления наследства‚ подтверждения стажа‚ восстановления трудовой книжки‚ въезда/выезда (апостилирование).

Особенности поиска по гражданским служащим (гражданский персонал)

В отличие от военнослужащих по призыву или контракту (личные дела которых часто находятся в ЦА МО или региональных архивах)‚ дела гражданского персонала (волонтеров‚ наемников‚ сотрудников гражданских должностей ВС) имеют свою специфику:

• Личные дела гражданских служащих формируются в кадровых службах воинских частей/организаций.
• После увольнения/ликвидации части дела переводятся в архив данной части‚ а затем — в Центральный архив МО РК (г. Астана) или в областные архивы (если часть располагалась в регионе и дела не были централизованы).
• Ключевые идентификаторы для поиска: ФИО‚ дата рождения‚ номер и дата приказа о приеме на работу‚ название воинской части/организации (в/ч)‚ период работы.

Способы подачи запроса

Через портал «Электронное правительство» (egov.kz) — рекомендуемый способ

Это самый быстрый и удобный канал для граждан РК.

1. Авторизуйтесь на egov.kz (через ЕСИА / Mobile ID / eGov Mobile).
2. В разделе «Услуги» найдите: «Выдача архивных справок‚ копий архивных документов или архивных выписок по подтверждению сведений социально-правового характера» (услуга предоставляется РГУ «Центральный архив МО РК»).
3. Заполните электронную форму запроса (анкету)‚ указав цель получения (пенсия‚ льготы‚ наследство и т.д.).
4. Прикрепите сканы необходимых документов (см. раздел 5).
5. Подпишите запрос ЭЦП (электронной цифровой подписью).
6. Результат (справка/копия) придет в личный кабинет или на почту; оригинал можно получить по почте (Казпочта) или самовывозом.

Через Центры обслуживания населения (ЦОН)

Обратитесь в любой ЦОН («Государство для граждан»). Оператор поможет заполнить заявление и загрузит сканы документов. Услуга предоставляется по принципу «одного окна».

Почтовым отправлением (заказное письмо с вложением)

Адрес для отправки:
РГУ «Центральный архив Министерства обороны Республики Казахстан»
Адрес: 010000‚ г. Астана‚ проспект Республика‚ д. 10 (уточняйте актуальный адрес на сайте или по телефону‚ так как архив мог переехать).
БИН: 100740001436.

В конверте обязательно: заявление в свободной форме (с указанием контактного телефона и адреса для ответа)‚ нотариально заверенная доверенность (если пишет представитель)‚ копии документов‚ подтверждающих личность и родственные связи.

Личный визит в читальный зал

Адрес читального зала совпадает с адресом архива. Режим работы: обычно пн-пт 09:00–18:00 (обед 13:00–14:00)‚ но обязательно звоните заранее для подтверждения графика и необходимости предварительной записи.

Необходимый пакет документов

Список может незначительно варьироваться в зависимости от цели‚ но база всегда одна:

Совет: Приложите к запросу любые имеющиеся у вас копии приказов‚ фото‚ справки с места работы — это кратко сократит срок поиска.

Сроки оказания услуги и стоимость

• Срок: Согласно стандарту госуслуги — 15 рабочих дней со дня регистрации запроса в архиве. В сложных случаях (поиск в нескольких фондах) срок может быть продлен до 30 рабочих дней с уведомлением заявителя.
• Госпошлина: Выдача архивной справки/выписки/копии для физических лиц — бесплатно (в целях реализации социально-правовых прав). Плата взимается только за apostolирование (см. ниже) или за высылку почтой (тарифы Казпочты).

Апостилирование документов для использования за границей

Если архивная справка или копия документа нужны для представления в иностранных государствах (участвующих в Гаагской конвенции 1961 г.)‚ на них должен быть поставлен апостиль.

• Апостилирование осуществляет Министерство юстиции РК (территориальные управления юстиции).
• Архив МО РК выдает документ без апостиля.
• Порядок: Получить справку в архиве -> Обратиться в Управление юстиции по месту нахождения архива (г. Астана) -> Получить апостиль на оригинале справки.
• Услуга апостилирования платная (базовые ставки МЮ РК).

Контакты РГУ «Центральный архив МО РК» (актуально на 2026 год)

• Адрес: г. Астана‚ проспект Республика‚ 10 (Рекомендуеться уточнить на сайте gov.kz в карточке ведомства).
• Телефон справки / приемной: +7 (7172) xx-xx-xx (номера меняются‚ ищите в справочнике «Госорганы» на egov.kz).
• Email: archive@mod.gov.kz (или аналогичный ведомственный адрес).
• Режим работы читального зала: Пн-Пт 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00)‚ Сб-Вс, выходной.

Типичные ошибки и причины отказа

1. Неполные ФИО или дата рождения (расхождения с документами в деле).
2. Отсутствие номера воинской части (в/ч) или названия организации. Без этого поиск может занять месяцы или быть безрезультатным.
3. Запрос не в тот архив. Если служащий работал в пограничных войсках до 1999 г. — возможно‚ дело в Архиве КНБ РК. Если в МВД, в архиве МВД. Если часть была в регионе и не передала дела в центр — в областном архиве.
4. Незаверенная доверенность (простая письменная форма не подходит для получения оригиналов).
5. Истечение сроков хранения (редко‚ но бывает‚ если дело не передано на госхранение вовремя и утеряно в ведомстве). В этом случае выдается официальный ответ об отсутствии‚ который можно предъявить в суд/пенсионный фонд.

Что делать‚ если в ЦА МО РК документов нет?

Получите мотивированный официальный ответ об отсутствии документов на хранении. В ответе архив обязан указать:

• Причину отсутствия (не поступали‚ утеряны в ведомстве‚ переданы в другой архив).
• Реквизиты архива-получателя (если переданы).

Далее направьте запрос в указанный архив (Областной государственный архив‚ Архив КНБ‚ Архив МВД‚ ЦА МО РФ, если служба была до 1992 г. в составе СССР и дела ушли в Подольск);

Полезные советы для генеалогического и биографического поиска

• Начните с запроса в Пенсионный фонд (ЕНПФ) — там часто есть выписки из трудовых книжек с номерами приказов и названиями в/ч.
• Изучите личные архивы семьи: старые талоны‚ фото с печатью части‚ военные билеты (даже гражданского образца)‚ путевки в санатории МО.
• Используйте форумы (например‚ ВГД — Вселенская генеалогическая база‚ раздел «Архивы Казахстана»), там делятся опытом поиска конкретных частей и контактами исследователей в Астане.
• Если служащий прошел службу в Советское время (до 1992 г.)‚ параллельно пишите в ЦА МО РФ (г. Подольск‚ Московская обл.) — там хранятся личные дела офицеров‚ прапорщиков и гражданского персонала советского периода по Казахстану.

Оформление запроса в архив МО РК по гражданским служащим — процедура стандартизированная и доступная через «Электронное правительство». Ключ к успеху — максимально полные исходные данные (в/ч‚ приказы‚ даты) и правильное определение архива-хранителя. Не пренебрегайте онлайн-подачей через egov.kz — она исключает потерю почты и позволяет отслеживать статус. При сложных случаях (служба в 70-80-х‚ ликвидированные части) готовьтесь к параллельным запросам в региональные архивы РК и ЦА МО РФ.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Электронное правительство РК»‚ нормативных правовых актов Республики Казахстан и справочной информации на дату . Перед отправкой запроса рекомендуется уточнить актуальные реквизиты и требования на официальных ресурсах.