Многие организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда после сдачи расчёта по страховым взносам (РСВ) из налоговой инспекции приходит требование о предоставлении пояснений. Одна из самых распространённых причин — средняя сумма выплат работнику за месяц оказалась меньше МРОТ. Разберёмся, почему это происходит, чем это грозит и как правильно ответить налоговикам.
Почему ФНС сравнивает выплаты с МРОТ
Федеральным законом № 82-ФЗ установлено, что месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Налоговая служба использует это правило как один из критериев контроля: если в РСВ база по взносам в расчёте на одного застрахованного лица оказывается ниже МРОТ, у инспекторов возникает подозрение, что работодатель:
- занижает базу по страховым взносам, выплачивая зарплату «в конверте»;
- не отражает часть выплат в расчёте;
- неправильно заполнил отчётность.
Проверка выполняется автоматически по контрольным соотношениям, утверждённым ФНС. Если среднемесячные выплаты на одного работника ниже МРОТ (а также ниже среднеотраслевой зарплаты по региону), расчёт «не проходит» контроль, и страхователю направляется требование о представлении пояснений в течение 5 рабочих дней.
Как рассчитывается показатель
Инспекторы берут общую базу по взносам за отчётный период, делят её на количество застрахованных лиц и на количество месяцев в периоде. Полученную среднемесячную сумму сравнивают с федеральным МРОТ, действующим в соответствующем году. Важно помнить, что МРОТ ежегодно индексируется, поэтому для каждого отчётного периода нужно сверяться с актуальным значением.
Законные причины, когда выплаты ниже МРОТ
Низкая база в РСВ, это не всегда нарушение. Существует множество вполне законных ситуаций:
- Неполное рабочее время. Сотрудник работает на 0,5 ставки, 0,25 ставки или по сокращённому графику. Зарплата пропорционально меньше МРОТ — это законно.
- Приём или увольнение в середине месяца. Работник отработал неполный месяц, поэтому начисления меньше.
- Отпуск без сохранения заработной платы. В период отпуска за свой счёт начислений нет или они минимальны.
- Больничный. Пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами и не попадает в базу РСВ.
- Отпуск по уходу за ребёнком, декретный отпуск. Пособия не включаются в базу по взносам.
- Прогулы, простои, отстранение от работы.
- Совместители, работающие на неполную ставку.
Как ответить на требование ФНС
Если требование получено, игнорировать его нельзя — за непредставление пояснений предусмотрен штраф по статье 129.1 НК РФ (5 000 рублей, при повторном нарушении — 20 000 рублей). Порядок действий:
Шаг 1. Проверьте расчёт
Убедитесь, что в РСВ нет технических ошибок: все ли работники включены, корректно ли отражены суммы, правильно ли заполнен раздел 3.
Шаг 2. Подготовьте пояснения
Пояснительная записка составляется в свободной форме. В ней укажите:
- реквизиты требования (номер и дату);
- причины, по которым средние выплаты ниже МРОТ;
- список работников с указанием условий их работы (ставка, период работы, отпуска, больничные).
Шаг 3. Приложите подтверждающие документы
К пояснениям полезно приложить копии трудовых договоров, штатного расписания, приказов о приёме на неполную ставку, больничных листов, приказов об отпусках без сохранения зарплаты.
Шаг 4. Отправьте ответ в срок
Пояснения подаются в течение 5 рабочих дней, лучше, в электронном виде по ТКС, если отчётность сдаётся электронно.
Что делать, если в расчёте ошибка
Если при проверке выяснилось, что база действительно занижена из-за ошибки (например, не отражена часть начислений), необходимо:
- доначислить взносы;
- уплатить недоимку и пени;
- подать уточнённый РСВ.
Самостоятельная уплата недоимки и пеней до подачи уточнёнки освобождает от ответственности по статье 122 НК РФ.
Как избежать требований в будущем
- Проверяйте РСВ перед сдачей по актуальным контрольным соотношениям ФНС — они регулярно обновляются;
- Сверяйте среднемесячные выплаты с МРОТ и среднеотраслевой зарплатой по региону.
- Ведите кадровый учёт аккуратно: все приказы о неполном рабочем времени, отпусках и больничных должны быть оформлены документально.
- Используйте рекомендованную форму РСВ для соответствующего отчётного периода.
Требование ФНС о пояснениях из-за выплат ниже МРОТ — стандартная мера контроля, а не обвинение в нарушении. В большинстве случаев достаточно грамотно составленного ответа с подтверждающими документами, объясняющего объективные причины низкой базы: неполную ставку, больничные, отпуска. Главное — ответить вовремя, подробно и с документальным подтверждением.