Материальная помощь — это денежная выплата, которую работодатель предоставляет работнику (или бывшему работнику, а иногда и членам его семьи) в связи с определенными жизненными обстоятельствами. В этой статье подробно разберем, что такое материальная помощь, кому и когда она выплачивается, как оформляется, а также какие налоги и взносы с нее уплачиваются.
Что такое материальная помощь
Материальная помощь — это выплата социального характера, которая не связана с выполнением работником трудовых обязанностей и не зависит от результатов его работы. Она носит разовый характер и выплачивается по решению работодателя.
Важно: по Трудовому кодексу РФ работодатель не обязан выплачивать материальную помощь своим работникам. Это право, а не обязанность организации. Однако если порядок выплаты закреплен в локальных нормативных актах (положении о материальной помощи, коллективном договоре, трудовом договоре), то работодатель обязан соблюдать установленные правила.
Виды материальной помощи
На практике чаще всего встречаются следующие основания для выплаты:
- К отпуску, ежегодная выплата, предусмотренная положением об оплате труда;
- При рождении (усыновлении) ребенка;
- В связи со смертью члена семьи работника;
- При чрезвычайных обстоятельствах — пожар, наводнение, стихийное бедствие, хищение имущества;
- На лечение, при дорогостоящих операциях, тяжелых заболеваниях;
- К юбилею, празднику, свадьбе;
- При выходе на пенсию или увольнении;
- В связи с трудным материальным положением работника.
Как оформить выплату материальной помощи
Для получения материальной помощи работнику необходимо выполнить несколько шагов:
- Подать заявление на имя руководителя организации. В заявлении следует указать причину оказания помощи и желаемый размер выплаты.
- Приложить подтверждающие документы: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о смерти, справку о чрезвычайной ситуации, медицинские документы и т.д.
- Дождаться приказа руководителя о выплате материальной помощи.
- Получить денежные средства через кассу или на банковскую карту.
Работодателю рекомендуется иметь документ, подтверждающий факт оказания материальной помощи — платежный документ, передаточный акт и т.п. (письма Минфина России, в т.ч. от № 07-01-10/124741).
Налогообложение материальной помощи: НДФЛ
По общему правилу материальная помощь облагается НДФЛ, однако Налоговый кодекс РФ предусматривает ряд исключений.
Полностью не облагается НДФЛ
- Материальная помощь в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также членам семьи погибшего работника;
- Выплаты в связи со смертью члена семьи работника (супруга, родителей, детей, усыновителей, усыновленных);
- Материальная помощь при рождении (усыновлении) ребенка — в пределах 1 млн рублей на каждого ребенка, если выплачена в течение первого года после рождения;
- Выплаты в связи с террористическими актами на территории РФ.
Не облагается в пределах лимита
Материальная помощь по другим основаниям — на лечение, к отпуску, юбилею, празднику — не облагается НДФЛ в пределах общей суммы 4 000 рублей за календарный год. Если сумма превышает установленный лимит, то с суммы превышения удерживается НДФЛ по ставке 13% (или 15% при высоких доходах).
Налог, удержанный с материальной помощи, отражается в расчете 6-НДФЛ в строках 020–026 и 160–166 в зависимости от срока перечисления в бюджет.
Страховые взносы
Правила обложения страховыми взносами во многом аналогичны НДФЛ:
- Не облагаются взносами выплаты при чрезвычайных обстоятельствах, в связи со смертью члена семьи;
- При рождении ребенка, не облагаются в пределах 1 млн рублей (при выплате в первый год);
- По остальным основаниям — не облагаются в пределах 4 000 рублей в год на одного работника.
Обратите внимание: с выплат родственникам сотрудника (не являющимся работниками организации) страховые взносы не перечисляются вовсе, поскольку они не состоят в трудовых отношениях с организацией.
Материальная помощь и налог на прибыль
Общее правило: материальная помощь не учитывается в расходах при расчете налога на прибыль на основании пункта 23 статьи 270 НК РФ. Это означает, что выплата производится за счет чистой прибыли организации.
Исключение — материальная помощь при рождении ребенка в пределах 1 млн рублей, а также выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором и фактически являющиеся частью системы оплаты труда (например, матпомощь к отпуску, закрепленная в договоре).
Бухгалтерский учет
Типовые проводки при начислении и выплате материальной помощи:
- Дебет 91-2 «Прочие расходы» — Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена материальная помощь;
- Дебет 73 — Кредит 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет» — выплачена материальная помощь;
- Дебет 73 — Кредит 68 «НДФЛ» — удержан налог с суммы, превышающей лимит;
- Дебет 91-2, Кредит 69 — начислены страховые взносы (при необходимости).
Материальная помощь отдельным категориям
Особые правила действуют для военнослужащих, проходящих службу по контракту. Вопросы обложения НДФЛ, налогом на прибыль и страховыми взносами при выплате им материальной помощи разъяснены, в частности, в письме Минфина России от № 03-04-06/81210. Для государственных и муниципальных служащих порядок выплаты обычно устанавливается специальными нормативными актами.
Материальная помощь — важный инструмент социальной поддержки работников. Чтобы выплата прошла без проблем, работодателю следует:
- закрепить порядок и основания выплаты в локальном нормативном акте;
- оформлять выплату приказом на основании заявления работника с подтверждающими документами;
- правильно применять лимиты по НДФЛ (4 000 руб. и 1 млн руб.) и страховым взносам;
- помнить, что в расходах по налогу на прибыль материальная помощь, как правило, не учитывается.
Работнику, в свою очередь, стоит знать свои права: ознакомиться с положением о материальной помощи в своей организации и при наступлении соответствующих обстоятельств своевременно подавать заявление с необходимыми документами.