Получение апостиля на документы, выданные органами ЗАГС города Москвы, — это обязательная процедура для того, чтобы эти документы имели юридическую силу за пределами Российской Федерации в странах, входящих в Хагскую конвенцию 1961 года. В данной статье подробно рассматриваются компетенция управления, перечень документов, подлежащих апостилированию, порядок подачи заявления, сроки, стоимость и возможные нюансы.

Что такое Управление ЗАГС города Москвы и его роль в апостилировании

Управление записи актов гражданского состояния города Москвы (Управление ЗАГС г. Москвы) — это главное исполнительное орган местного самоуправления столицы, осуществляющее функции по государственной регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, развод, смерть, усыновление, установление отцовства, смена имени).

Согласно Федеральному закону № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» и Положению об Управлении, именно этот орган (а не территориальные отделения ЗАГС районов) является уполномоченным органом по постановке апостиля на документы, выданные органами ЗАГС города Москвы;

Важно: Апостиль ставится только на оригиналы документов или их нотариально заверенные копии, выданные именно московскими органами ЗАГС. Документы, выданные в других регионах (Московская область и др.), апостилируются в управлении юстиции соответствующего субъекта РФ.

На какие документы ставится апостиль в Управлении ЗАГС Москвы

Список документов, подлежащих легализации через апостиль, определен законодательно. Основные из них:

• Свидетельства о рождении (формы установленного образца, включая старые образцы до 1996 года и новые — с 2011 года);
• Свидетельства о заключении брака;
• Свидетельства о расторжении брака;
• Свидетельства о смерти;
• Свидетельства об усыновлении (удочерении);
• Свидетельства об установлении отцовства;
• Свидетельства о перемене имени (фамилии, отчества);
• Выписки из книг записей актов гражданского состояния (архивные справки), выдаваемые Управлением ЗАГС или архивными подразделениями.

Особенности для старых документов (советского образца)

Документы, выданные до 1996 года (советского образца), подлежат апостилированию без предварительной замены на новый образец. Однако для некоторых стран (например, Италия, Испания, Португалия) консульства могут требовать «свежие» дубликаты (выданные не ранее 6 месяцев назад). Рекомендуется уточнять требования конкретного консульства заранее.

Способы подачи документов на апостилирование

На текущий момент существует три основных способа обращения в Управление ЗАГС г. Москвы:

Личный визит (окно приема)

Прием посетителей осуществляется по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 24, стр. 1 (Большой ЗАГС, метро «Тургеневская» / «Чистые пруды» / «Сухаревская»).

• Режим работы окна приема документов на апостилирование: обычно с понедельника по пятницу (часы приема уточняйте на официальном сайте mos.ru или по телефону справки, так как они могут меняться).
• Необходимо иметь при себе: паспорт гражданина РФ (или документ, его заменяющий), сам документ для апостилирования, квитанцию об оплате госпошлины.

Подача через портал «Госуслуги» (mos.ru) — Рекомендуемый способ

Это самый удобный способ, позволяющий избежать очередей.

1. Зарегистрируйтесь/войдите на портале mos.ru (подтвержденная учетная запись).
2. Найдите услугу: «Постановка апостиля на документы, выданные органами записи актов гражданского состояния города Москвы» (раздел: Документы -> ЗАГС -> Апостиль).
3. Заполните электронную заявку, укажите страну назначения и способ получения (самовывоз или Почта России).
4. Оплатите госпошлину онлайн (со скидкой 30% при электронной оплате).
5. В назначенный день принесите оригиналы документов в окно выдачи (или отправьте по почте, если выбрали соответствующий вариант).

Почтовое отправление (Почта России)

Допускается отправка документов заказным почтовым отправлением с описью вложения и объявленной ценностью.

Адрес для отправки: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 24, стр. 1, Управление ЗАГС г. Москвы, Отдел апостилирования.

В пакет обязательно вложить:

• Оригиналы документов для апостилирования;
• Копию паспорта заявителя (страницы с фото и пропиской);
• Оригинал квитанции об оплате госпошлины (для каждого документа);
• Заявление в свободной форме с указанием контактного телефона, email, адреса для обратной отправки и страны назначения;
• Предоплаченный конверт/коробку для обратной отправки (или средства на оплату почтового перевода).

Госпошлина и способы оплаты (2024 год)

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 333.35), размер госпошлины за постановку апостиля составляет:

Реквизиты для оплаты (актуальные на 2024 год, перед оплатой обязательно проверяйте на сайте mos.ru или в приложении «Госуслуги»):

• Получатель: Управление финансов города Москвы
• ИНН/КПП: ### / 773601001
• Счет №: 40101###0001
• БИК: 044525001
• Банк: ГУ Банка России по ЦФО (Казначейство города Москвы)
• КБК: 1###16000130 (Код бюджетной классификации, обязательно для зачисления!)
• ОКТМО: 45385000
• Основание платежа: Оплата госпошлины за постановку апостиля на документ ЗАГС (указать название документа и ФИО).

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно Административному регламенту предоставления муниципальной услуги, срок исполнения услуги составляет:

• До 5 рабочих дней с момента поступления заявления и документов в Управление ЗАГС.

На практике при личной подаче через Госуслуги часто выдают на следующий рабочий день или через 2-3 дня. При почтовой отправке срок увеличивается на время почтового перевода (туда и обратно).

Как выглядит апостиль в Управлении ЗАГС Москвы

Апостиль представляет собой штамп квадратной формы (не менее 9х9 см) на русском и английском/французском языках, который наклеивается на обратную сторону документа или на отдельный лист, прошитый к документу (если на обороте нет места).

В штампе содержатся:

1. Название государства (Russian Federation / Fédération de Russie).
2. Подпись лица, поставившего апостиль.
3. Должность этого лица.
4. Название органа, чья печать/штамп заверена (Управление ЗАГС г. Москвы).
5. Место постановки (Москва).
6. Дата постановки.
7. Номер апостиля (уникальный реестровый номер).
8. Печать Управления ЗАГС г. Москвы.

Электронный апостиль (Единый реестр апостилей)

С 2021 года в России ведется Единый государственный электронный реестр апостилей. После постановки апостиля информация о нем вносится в реестр в течение 1 рабочего дня. Любой заинтересованный орган (консульство, нотариус за границей) может проверить подлинность апостиля по QR-коду на штампе или по номеру на сайте apostille.gov.ru.

Частые ошибки и причины отказа в апостилировании

Управление ЗАГС имеет право отказать в постановке апостиля. Основные причины:

• Документ не выдан органами ЗАГС г. Москвы (выдан в МО, другом регионе или за границей).
• Нарушение целостности документа: порван, смят, сметана печать/подпись, есть следы склеивания, ламинирование (ламинированные документы не апостилируются — нужно заказать дубликат).
• Несоответствие образца: документ выдан не на бланке строгой отчетности (например, распечатка с сайта без печати).
• Отсутствие подписи и печати уполномоченного лица на документе (актуально для старых архивных справок).
• Неполный пакет документов (нет квитанции, нет копии паспорта при почтовой отправке).
• Документ подлежит изъятию (например, признан недействительным судом).

Что делать, если документ утерян или поврежден?

Если оригинал свидетельства утерян, испорчен или ламинирован, апостиль на него поставить нельзя. Необходимо предварительно получить дубликат свидетельства.

Дубликат можно заказать:

• Через Госуслуги (mos.ru) — выдача в любом удобном отделении ЗАГС Москвы или отправка почтой.
• Лично в любом отделении ЗАГС Москвы (независимо от места регистрации акта).

После получения дубликата на него можно ставить апостиль в Управлении ЗАГС по ул; Мясницкой.

Перевод документов: до или после апостиля?

Стандартная международная практика и требование большинства консульств:

1. Сначала ставится апостиль на оригинал русского документа.
2. Затем документ с апостилем переводится на язык страны назначения нотариусом (на территории РФ или в стране пребывания).
3. Перевод заверяется нотариусом. На перевод апостиль не ставится (апостиль ставится только на официальный документ, выданный органом власти).

Внимание: Некоторые страны (например, Италия) могут требовать «двойной апостиль»: апостиль на оригинал -> нотариальный перевод -> апостиль на нотариальное заверение перевода. Уточняйте это в консульстве страны назначения.

Контакты и полезные ссылки

• Адрес: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 24, стр. 1
• Официальный сайт: mos.ru (раздел Услуги -> ЗАГС -> Апостиль)
• Телефон справки Управления ЗАГС: +7 (495) 695-40-00 (единый справочный)
• Единый реестр апостилей (проверка подлинности): apostille.gov.ru
• Почта для обращений: zagspriem@mos.ru (для консультаций, не для подачи документов)

Краткий чек-лист перед походом/отправкой

1. [ ] Убедиться, что документ выдан именно органами ЗАГС г. Москвы.
2. [ ] Проверить документ на целостность: нет ламинации, порванных углов, сметан печатей/подписей.
3. [ ] Оплатить госпошлину (лучше через Госуслуги — 1750 руб. за документ). Сохранить чек/квитанцию (PDF или бумажный).
4. [ ] Подать заявление через Госуслуги (mos.ru) и записаться на удобное время выдачи/подачи.
5. [ ] В назначенный день прийти с паспортом, оригиналом документа и квитанцией (или отправить почтой с полным пакетом).
6. [ ] Получить готовый документ с апостилем.
7. [ ] При необходимости — сделать нотариальный перевод для страны назначения.

Резюме: Процедура апостилирования документов ЗАГС в Москве централизована и достаточно прозрачна. Использование портала «Госуслуги» (mos.ru) позволяет сэкономить 30% на госпошлине и значительно сократить время пребывания в учреждении. Главное — заранее проверить состояние оригинала документа и требования консульства страны назначения к свежести документа и оформлению перевода.