На практике нередко возникает ситуация, когда административный штраф наложен на работника (например, водителя, нарушившего ПДД на служебном автомобиле, или должностное лицо, допустившее нарушение при исполнении обязанностей), а организация решает оплатить его за свой счёт. Разберём, какие последствия это влечёт для целей налогообложения.
Может ли организация оплатить штраф за работника
Административная ответственность носит личный характер: штраф должен быть уплачен лицом, привлечённым к ответственности (ст. 32.2 КоАП РФ). Однако закон не запрещает третьим лицам внести денежные средства за нарушителя, главное, чтобы платёж был идентифицирован как уплата конкретного штрафа. При этом сама обязанность работника не прекращается «автоматически»: организация фактически погашает его долг, что порождает налоговые последствия.
НДФЛ: доход работника в натуральной форме
Если работодатель уплачивает штраф за работника и не взыскивает с него эту сумму, у работника возникает экономическая выгода — доход в натуральной форме (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Организация как налоговый агент обязана:
- определить сумму дохода (размер уплаченного штрафа);
- исчислить НДФЛ по ставке 13% (или по прогрессивной шкале);
- удержать налог при ближайшей выплате денежных средств работнику (например, зарплаты);
- перечислить НДФЛ в бюджет в установленные сроки.
Освобождение по п. 3 ст. 217 НК РФ (возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей) здесь, как правило, не применяется, поскольку штраф — это санкция за правонарушение, а не необходимый расход работника.
Страховые взносы
Если штраф уплачен в рамках трудовых отношений и сумма не взыскивается с работника, позиция контролирующих органов и судов неоднозначна. ФНС и Минфин традиционно считают, что такая выплата связана с трудовыми отношениями и облагается взносами. Однако есть судебная практика, согласно которой оплата штрафа не является выплатой за выполнение трудовых обязанностей и взносами не облагается. Безопасный вариант, начислить взносы.
Налог на прибыль
Учесть расходы на уплату штрафа за работника в налоговом учёте проблематично. Пункт 2 ст. 270 НК РФ прямо запрещает учитывать расходы в виде пени, штрафов и иных санкций, перечисляемых в бюджет. Кроме того, такие затраты сложно признать экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). В бухгалтерском учёте сумма отражается в составе прочих расходов, что приводит к возникновению постоянной налоговой разницы.
Альтернативные варианты оформления
- Взыскание с работника. Организация оплачивает штраф, а затем удерживает сумму из заработной платы (с соблюдением ограничений ст. 138 ТК РФ — как правило, не более 20% от выплаты) либо работник добровольно возмещает сумму. В этом случае дохода у работника не возникает, НДФЛ и взносы не начисляются.
- Выдача займа работнику на уплату штрафа с последующим погашением.
- Материальная ответственность работника, если нарушение причинило работодателю ущерб, сумма может быть взыскана в порядке ст. 248 ТК РФ.
Практические рекомендации
- Закрепите в локальных нормативных актах порядок возмещения штрафов, возникших по вине работника.
- Оформляйте решение об оплате штрафа приказом руководителя с указанием, будет ли сумма взыскана с работника.
- При безвозмездной уплате не забудьте исчислить и удержать НДФЛ, отразить доход в отчётности (6-НДФЛ).
- Оцените риски по страховым взносам и налогу на прибыль заранее.
Уплата административного штрафа за работника без последующего взыскания приводит к возникновению у него налогооблагаемого дохода, возможному начислению страховых взносов и невозможности учесть расходы по налогу на прибыль. Оптимальный путь — оформить возмещение суммы работником, что позволит избежать налоговых рисков для обеих сторон.