Ситуация, когда работнику начислено пособие (по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком) в сумме, превышающей положенную, — нередкость в практике бухгалтера. Причины могут быть разными: ошибка в расчете стажа, неверный средний заработок, позднее представление справки с другого места работы, изменение базы начисления страховых взносов или возврат больничного листа из СФР как недействительного.

В данной статье подробно разберем, как правильно отразить в учете удержание переплаты пособия, какие проводки использовать в бухгалтерском и налоговом учете, как поступить с НДФЛ и страховыми взносами, а также какие нюансы ввел переход на Единый налоговый платеж (ЕНП) и Единый налоговый счет (ЕНС) с 2023 года.

Правовые основания удержания переплаты

Согласно ст. 137 ТК РФ, заработная плата и иные выплаты должны производиться в точной соответствии с выполненной работой. Переплата, полученная работником не по его вине (ошибка бухгалтера, технический сбой), подлежит удержанию из последующих выплат (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Важные ограничения:

• Удерживать можно не более 20% от каждой последующей выплаты (заработной платы, аванса, следующего пособия), если иное не установлено федеральным законом (п. 2 ч. 2 ст. 138 ТК РФ).
• Удержание возможно только по письменному заявлению работодателя (приказа/распоряжения) и при условии, что переплата обнаружена в течение года со дня выплаты (общий срок исковой давности, 3 года, но для зарплатных споров применяется специальный срок 1 год по ст. 392 ТК РФ, хотя судебная практика по переплатам пособий разнятся).
• Нельзя удерживать переплату из пособий, которые не подлежат удержанию по исполнительным документам (алименты, компенсации за вред и т.д.), но сама переплата пособия — это не исполнительный документ, а возврат недополученных средств работодателем/СФР.

Сценарии возникновения переплаты и первичные документы

Перед оформлением проводок необходимо определить источник переплаты, от этого зависит корреспондирующий счет:

1. Ошибка расчета работодателем (счет 70): Неверно определен стаж, средний заработок, применен неверный тариф. Переплата формируется за счет средств работодателя (если лимит оплаты первых 3 дней больничного исчерпан) или средств СФР (если оплата за счет СФР).
2. Возврат средств из СФР (счет 69 / 76.АВ): СФР проверил расчетный лист (РЛ) или ЛЭП и признал сумму переплатой, требующей возврата в бюджет ФСС/СФР. Работодатель возвращает деньги СФР, а удерживает их у работника.
3. Представление справки доходов с другого места работы: Скорректирован средний заработок в большую или меньшую сторону.
4. Признание больничного листа недействительным: По решению СФР/суда.

Бухгалтерские проводки по удержанию переплаты

Отражение зависит от того, за чей счет выплачивалось пособие: за счет работодателя (первые 3 дня больничного, доплаты до среднего) или за счет средств СФР (с 4-го дня больничного, декретные, уход за ребенком до 1.5/3 лет).

Пособие выплачивалось за счет работодателя (Счет 70)

Это классическая ситуация: переплата — это излишне начисленная заработная плата.

Пособие выплачивалось за счет средств СФР (Счет 69 / 76.АВ)

Здесь переплата, это не затраты работодателя, а нецелевое использование бюджетных средств. Работодатель выступает агентом.

Особенности учета в бюджетных учреждениях (КОСБУ / — ФСБУ 27/2021)

В бюджетном учете используется план счетов Минфина (Приказ № 157н/183н). Переплата пособия (ФСС/СФР) отражается через счет 301.01 / 302.11 (или 301.09 / 302.19 для прочих доходов).

• Дт 302.11 Кт 301.01, отражение удержания НДФЛ/переплаты (аналог Дт 70 Кт 68/76 в коммерческом учете).
• Возврат средств в бюджет (СФР): Дт 301.01 Кт 201.01 (или 221.01).
• Удержание у работника: Дт 302.11 Кт 301.01 (уменьшение расходов на выплату пособия).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) при удержании переплаты

Это самый сложный и спорный момент. Позиция Минфина и ФНС (Письмо Минфина от № 03-04-05/78722, Письмо ФНС от № БС-4-11/16277@):

Сценарий А: Переплата обнаружена в ТЕКУЩЕМ налоговом периоде (году)

• Сумма начисленного пособия уменьшается (корректируется вниз).
• НДФЛ пересчитывается от уменьшенной базы.
• Проводка: Дт 68.01 Кт 70 (или 69/76.АВ), уменьшение удержанного/перечисленного налога.
• В 6-НДФЛ за год выплаты указывается скорректированная (уменьшенная) сумма дохода и налога.

Сценарий Б: Переплата обнаружена в ПОСЛЕДУЮЩЕМ налоговом периоде (году)

Общее правило (п. 6 ст. 226 НК РФ): Налоговый агент не имеет права уменьшить базу налога и сумму налога, подлежащего удержанию, за счет сумм доходов, выплаченных в предыдущих налоговых периодах.

• НДФЛ НЕ ВОЗВРАЩАЕТСЯ И НЕ УМЕНЬШАЕТСЯ в текущем периоде за счет удержания переплаты.
• Удерживаемая у работника сумма переплаты не включается в налоговую базу текущего периода (это не доход).
• Удерживаемая сумма не уменьшает сумму НДФЛ к перечислению за текущий месяц.
• Проводка удержания: Дт 70 Кт 76.АВ (или 69) — на полную сумму переплаты (грязную), без вычета НДФЛ;

Как работнику вернуть НДФЛ?

Работник должен самостоятельно подать декларацию 3-НДФЛ за год получения пособия (предыдущий год) с заявлением на возврат излишне удержанного налога (ст. 78, 310 НК РФ). Налоговая вернет НДФЛ работнику напрямую. Работодатель в 6-НДФЛ за текущий год эту операцию не отражает (ни дохода, ни удержания).

Страховые взносы при удержании переплаты

Порядок аналогичен НДФЛ, но регулируется ст. 431 НК РФ (корректировка базы взносов).

Текущий период (год начисления):

• База взносов уменьшается.
• Проводка: Дт 69.01/02/03 Кт 20/25/26/44 (обратная проводка начисления взносов).
• В ЕНС уменьшается задолженность по взносам (показывается с минусом в ведомости ЕНС / уведомлении).

Последующий период (год удержания):

• База взносов текущего периода НЕ УМЕНЬШАЕТСЯ суммой удержанной переплаты (п. 5 ст. 431 НК РФ — корректировка только в периоде начисления).
• Удержанная сумма не подлежит облажению взносами повторно (это не доход работника).
• Если переплата была за счет СФР (Дт 70 Кт 76.АВ) — взносы на сумму удержания не начисляются.

Порядок действий бухгалтера (Чек-лист)

1. Фиксация факта: Акт внутренней проверки, справка из СФР (ЛЭП/РЛ), решение о недействительности ЛН.
2. Расчет суммы: Разница между начисленным и положенным (основная сумма + НДФЛ + взносы, если применимо).
3. Приказ/Распоряжение: Обязательный документ-основание для удержания (ст. 137 ТК РФ). Уведомить работника под роспись.
4. Определение счета финансирования: За счет работодателя (Дт 70 Кт затраты) или за счет СФР (Дт 70/76.АВ Кт 69/76.АВ).
5. Оформление в ПО:
   • Если текущий год: Сторно начисления пособия, корректировка НДФЛ и взносов.
   • Если прошлый год: Проводка удержания Дт 70 Кт 76.АВ (или 69) на полную сумму (грязную). НДФЛ и взносы текущего месяца НЕ корректируем.
6. Выплата зарплаты: Выдать на руки сумму за вычетом удержания переплаты (в пределах 20%).
7. Взаиморасчеты с СФР: Если пособие за счет СФР — вернуть переплату в кассу СФР (Дт 76.АВ Кт 51) или зачесть на будущие начисления (если позволяет регламент СФР).
8. Отчетность:
   • РСВ: Корректировка базы за год начисления (если текущий) или без корректировки (если прошлый — РСВ за прошлый год не сдается повторно, если не сдается уточненная).
   • 6-НДФЛ: Корректировка за год начисления (уточненная) или без отражения за год удержания.
   • ЕНС/Уведомление: Корректировка обязательств за год начисления.

Типичные ошибки и риски

• Удержание «чистой» суммы (минус НДФЛ): Если переплата за прошлый год, удерживать нужно полную (грязную) сумму. Удержание чистой приведет к недоимке НДФЛ у работодателя (он не удержал налог с полной суммы дохода прошлого года) и к завышению базы взносов текущего года.
• Уменьшение НДФЛ/взносов в текущем месяце за счет удержания: Грубое нарушение п. 6 ст. 226 и ст. 431 НК РФ. Ведет к начислению пени и штрафов (ст. 123 НК РФ).
• Отсутствие приказа об удержании: Риск признать удержание незаконным (ст. 137 ТК РФ), возврат денег работнику через суд + компенсация за задержку.
• Превышение лимита 20%: Нельзя удержать всю сумму сразу из одной зарплаты, если она превышает 20% от выплаты.
• Игнорирование ЕНС/ЕНП: С 2023 года все корректировки НДФЛ и взносов должны отражаться в Едином налоговом счете через уведомления о суммах исчисленных налогов/взносов.

Пример проводок (Сценарий: Больничный за счет СФР, переплата 10 000 руб. обнаружена в следующем году)

Дано: В 2024 г. выплачено пособие по ЛН 50 000 руб. (за счет СФР). Удержан НДФЛ 6 500 руб. (13%), перечислено СФР. В 2025 г. СФР прислал требование вернуть 10 000 руб. переплаты (ошибка в стаже). Работник работает, зарплата 60 000 руб.

Проводки 2025 года:

1. Возврат денег в СФР (если еще не возвращено):
   Дт 76.АВ Кт 51 — 10 000 руб. (Перечисление переплаты в кассу СФР).
2. Удержание у работника (ГЛАВНАЯ ПРОВОДКА):
   Дт 70 Кт 76.АВ — 10 000 руб. (Зачет задолженности работника за переплаченное пособие).
   Внимание: НДФЛ НЕ удерживаем повторно, взносы НЕ начисляем.
3. Начисление зарплаты за месяц удержания:
   Дт 20/44 Кт 70 — 60 000 руб.
   Дт 70 Кт 68.01 — 7 800 руб. (НДФЛ с 60 000 руб.).
   Дт 70 Кт 76.АВ — 10 000 руб. (Удержание переплаты).
   Дт 70 Кт 51, 42 200 руб. (Выплата на руки: 60 000 ⎯ 7 800 ⎼ 10 000).
   Проверка 20%: 20% от 60 000 = 12 000. Удержание 10 000 < 12 000 — ОК.
4. Начисление взносов за месяц:
   Дт 20/44 Кт 69.01/02/03, 18 200 руб. (30,2% от 60 000 руб.).
   База взносов = 60 000 руб. Сумма удержания 10 000 руб. в базу НЕ включаеться и НЕ уменьшает её.

Удержание переплаты пособия требует четкого понимания: чьи деньги были выплачены (работодателя или СФР) и в каком налоговом периоде обнаружена ошибка.

Ключевые правила для 2024–2026 гг.:

• Переплата за текущий год — корректируем начисления, НДФЛ, взносы, ЕНС (сторно/обратные проводки).
• Переплата за прошлые годы — удерживаем полную (грязную) сумму (Дт 70 Кт 76.АВ/69), НЕ меняем НДФЛ и базу взносов текущего месяца.
• Работник возвращает НДФЛ за прошлый год самостоятельно через 3-НДФЛ.
• Обязательно оформляйте приказ об удержании и соблюдайте лимит 20%.
• Взаиморасчеты с СФР по пособиям ведите на счете 76.АВ (или 69.04 в старом плане счетов), отдельно от расчетов по взносам.

Грамотное оформление этих операций исключит претензии со стороны налоговой (по НДФЛ/взносам/ЕНС), СФР (по целевому расходованию средств) и трудовой инспекции (по незаконным удержаниям).

Статья подготовлена на основании действующего на 2026 год законодательства (НК РФ, ТК РФ, ФЗ-27, ФЗ-125, приказов Минфина и ФНС). Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется консультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом.