Своевременное представление сведений о трудовой деятельности работников — это прямая обязанность каждого страхователя (работодателя или ИП). С 2023 года единым регулятором в сфере обязательного пенсионного и социального страхования выступает Социальный фонд России (СФР), который правопреемник Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС). Нарушение сроков влечет за собой административную ответственность и риски для будущей пенсии сотрудников.

В данной статье подробно разбираем актуальные на 28 сентября 2026 года сроки, формы отчетности, порядок подачи и ответственность за нарушения, а также затрагиваем планируемые изменения к 2029 году.

Общий срок подачи: «Следующий рабочий день»

Согласно ст. 14 Федерального закона от № 27-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» и ст; 13 Федерального закона от № 400-ФЗ «Об страховых пенсиях», страхователь обязан представить в СФР сведения о приеме на работу не позднее следующего рабочего дня после дня приема работника.

Примеры расчета сроков на 2026 год:

• Прием в понедельник (рабочий день): сдать отчет нужно во вторник.
• Прием в пятницу: сдать нужно в понедельник (суббота и воскресенье — нерабочие).
• Прием в предпраздничный день (например, 30 апреля или 31 декабря): сдать нужно в первый рабочий день после праздников (с учетом переноса выходных дней по производственному календарю).
• Прием в выходной день (если работник вышел на работу по графику): день приема — это выходной, значит, «следующий рабочий день» — это ближайший будний день после этого выходного.

Какую форму сдавать в 2026 году: ЕФС-1 (раздел 1.1 «СЗВ-ТД»)

С 1 января 2023 года отменены старые формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. Сейчас используется единая форма ЕФС-1 (Единая форма сведений), утвержденная Приказом СФР от № 14н (ред. от № 568н).

Сведения о приеме на работу заполняются в Разделе 1.1 «Сведения о трудовой деятельности работника (СЗВ-ТД)».

Что необходимо заполнить в Разделе 1.1 при приеме:

1. Страховое номер СНИЛС работника (если нет — работодатель обязан помочь оформить его через СФР).
2. Дата приема на работу (день, месяц, год).
3. Основание для приема (код по справочнику: 1 — трудовой договор, 2 — гражданско-правовой договор и т.д.).
4. Вид деятельности (код ОКВЭД 2 работодателя).
5. Категория работника (код по справочнику: 1 — основное место работы, 2, совместительство и т.д.).
6. Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт).
7. Сведения о трудовом договоре (номер, дата, срок действия).

Важно: Если работник уволен в тот же день, что и принят (например, пробный день не пройден), сдается один отчет ЕФС-1 с Разделом 1.1 (прием) и Разделом 1;2 (увольнение).

Порядок и способы подачи отчета

Подача осуществляется исключительно в электронном виде через операторов электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет страхователя.

Основные каналы сдачи:

• Личный кабинет страхователя на сайте СФР (sfr.gov.ru) — бесплатно, удобно для малого количества сотрудников (ручной ввод или загрузка XML).
• Системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность и др.) — автоматизированная генерация и отправка из программы учета (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и др.).
• Программа «СФР-Отчеты» (ранее «ПФР-Отчеты»), отдельное приложение для подготовки и отправки.

После отправки обязательно необходимо проверить квитанцию о приеме (файл подтверждения). Статус «Принят» означает, что отчет зачислен. Если статус «Отклонен» — нужно исправить ошибки и отправить повторно в тот же срок (до конца следующего рабочего дня).

Ответственность за нарушение сроков

За несвоевременное представление сведений (СЗВ-ТД) предусмотрена административная ответственность по ст. 19.5 КоАП РФ (неисполнение обязанностей по представлению сведений, необходимых для назначения пенсии).

Размеры штрафов (на 2026 год):

Кроме того, по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) за несвоевременное оформление трудового договора/приказа (что ведет к поздней сдаче СЗВ-ТД) могут быть наложены штрафы на организацию до 50 000 руб. (для МСП, до 10 000 руб.) и дисквалификация руководителя.

Особенности для отдельных категорий работников

Граждане, заключающие ГПХ-договоры (гражданско-правовые)

С 2023 года по ГПХ-договорам (подряда, возмездного оказания услуг) также нужно сдавать ЕФС-1 (Раздел 1.1), если заказчик платит страховые взносы за исполнителя (физлицо, не являющееся ИП/самозанятым). Срок — тот же: следующий рабочий день после заключения договора (даты начала работ). Код основания: «2» — гражданско-правовой договор;

Иностранные работники и лица без гражданства

Сдача ЕФС-1 обязательна. Важно корректно заполнить сведения о документе, удостоверяющем личность (вид на жительство, паспорт иностранного гражданина) и разрешение на работу/патент (если требуется). Сроки те же.

Стажеры и практиканты

Если оплачивается стипендия/заработная плата и перечисляются взносы — сдача ЕФС-1 обязательна в срок «следующий рабочий день». Если стажировка неоплачиваемая и взносы не платятся, в СФР сведения не подаются.

Планируемые изменения к 2029 году: Национальная модель целевых условий

В предоставленной вами информации упоминается Национальная модель целевых условий ведения бизнеса. Согласно ей, к январю 2029 года планируется внедрение нового порядка представления сведений.

Что ожидается (на основе текущих трендов цифровизации СФР):

• Полный переход на проактивное взаимодействие: СФР будет автоматически получать данные из систем работодателя (1С, ЭДО) в режиме реального времени (event-driven), без формирования отдельного «отчета» бухгалтером.
• Единое окно для кадровых событий: Приказ о приеме, заполняемый в ЭДО/1С, автоматически станет основанием для начисления стажа и взносов.
• Исключение ручного ввода: Минимизация ошибок за счет контроля данных на этапе ввода в учетной системе.
• Сокращение сроков до «мгновенных»: Сведения будут поступать в ИЛС (индивидуальный лицевой счет) работника в день события.

На 2026 год: эти изменения еще не вступили в силу. Действует текущий регламент: ЕФС-1 (СЗВ-ТД) на следующий рабочий день. Рекомендуется следить за приказами СФР и законопроектами в 2027–2028 годах для своевременной адаптации ПО и бизнес-процессов.

Чек-лист для бухгалтера/кадрового сотрудника (алгоритм действий)

1. День приема (День Х): Подписан приказ о приеме, трудовой договор, заполнена личная карточка Т-2, оформлен СНИЛС (если нет).
2. День Х+1 (следующий рабочий день):
   • Сформировать ЕФС-1 (Раздел 1.1) в учетной программе (1С) или ЛК СФР.
   • Проверить корректность СНИЛС, даты приема, кода основания, ОКВЭД.
   • Подписать отчет усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
   • Отправить через ЭДО или ЛК СФР.
3. В течение дня (День Х+1): Получить квитанцию «Принят». Сохранить её в архиве (электронном/бумажном) не менее 5 лет (срок хранения первички по страхованию).
4. Если квитанция «Отклонен»: Проанализировать код ошибки, исправить данные, подписать и отправить повторно до конца рабочего дня Х+1.

Частые ошибки при заполнении ЕФС-1 (СЗВ-ТД)

• Неверный СНИЛС: опечатка в номере или отсутствие СНИЛС у работника (нужно предварительно зарегистрировать в СФР);
• Несоответствие даты приема в приказе и в отчете.
• Неверный код основания: например, код «1» (трудовой договор) для ГПХ-договора (нужен код «2»).
• Устаревший ОКВЭД: нужно использовать актуальный классификатор (ОКВЭД 2).
• Пропуск сдачи при совместительстве: если у работника уже есть основное место работы, при приеме на совместительство тоже сдается СЗВ-ТД (категория работника «2» или «3»).

На 28 сентября 2026 года жесткое правило остается неизменным: сведения о приеме на работу (ЕФС-1, раздел 1.1 «СЗВ-ТД») должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа о приеме.

Несоблюдение этого срока грозит штрафами по ст. 19.5 КоАП РФ (до 5 000 руб. для юрлиц) и рисками проверок со стороны ГИТ и СФР. Внедрение автоматического обмена данными через ЭДО/1С — лучший способ гарантировать соблюдение дедлайна и избежать ошибок.

Ожидаемая к 2029 году реформа в рамках Национальной модели целевых условий должна упростить процесс до полной автоматизации, но до этого момента ответственность за своевременную и корректную сдачу лежит полностью на страхователе.

Данная статья носит информационный характер и основана на законодательстве РФ, актуальном на . Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к актуальным приказам СФР, КонсультантПлюс/Гарант или квалифицированному специалисту по трудовому и страховому праву.