Вопрос оформления справок с места работы остается одним из самых частых в кадровой практике. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронный документооборот, бумажные (или их электронные аналоги в формате PDF) справки по-прежнему требуются банками, консульствами, судами, органами опеки и новыми работодателями. В статье подробно разберем, какие изменения вступили в силу с 2023 года, что такое СТД-Р, когда справка обязательна, а когда её можно не предоставлять, а также приведем актуальные рекомендации по заполнению на 2026 год.

Нормативная база и ключевые изменения 2023–2026 гг.

Единого утвержденного федеральным законом бланка справки с места работы не существует (ст. 62 ТК РФ). Работодатель вправе разработать свой бланк, утвердить его локальным нормативным актом (ЛНА) — например, Положением о делопроизводстве или приказом о формах первичной учетной документации — и использовать его.

Однако с 2023 года произошли фундаментальные изменения, касающиеся справок для назначения пособий:

• Отказ от справки в форме 182н: Ранее для расчета больничного и декретных пособий требовалась справка о заработке за 2 расчетных года. С 2023 года данные о заработке и стаже автоматически передаются в СФР (Социальный фонд России) через индивидуальный реестр (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1).
• Правило «не нужно приносить»: Если сотрудник уволился после 2023 года, новому работодателю не нужно требовать справку о заработке за прошлые годы для расчета пособий, СФР предоставит данные по запросу.
• Исключение: Справка может потребоваться, если в СФР нет данных (например, работа до 2000 г., работа за границей, ошибки в СНИЛС) или для периодов, не покрытых электронным обменом.

Основные виды справок и их назначение

В зависимости от цели, справки делятся на несколько категорий. Ниже приведены самые востребованные виды на 2026 год.

Справка СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника), при увольнении

Это обязательный документ, который работодатель выдает работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ, Постановление Минтруда РФ от № 713н);

• Форма: Утверждена приказом Минтруда № 713н (обязательна к применению).
• Содержание: Сведения о трудовой функции, периодах работы, основаниях увольнения, заработке за последние 2 года (для СФР), периодах неработоспособности.
• Формат: Выдается в бумажном виде (под роспись) и/или в электронном виде через личный кабинет работника на Госуслугах / в СФР (ЭДО).
• Срок: В день прекращения трудового договора.

Справка по месту требования (универсальная)

Самый частый запрос от сотрудников. Оформляется в произвольной форме (или по утвержденному в компании бланку).

Куда требуют:

• В банки (кредиты, ипотека, рефинансирование);
• В консульства (оформление виз);
• В суды (алименты, банкротство, трудовые споры);
• В органы опеки/соцзащиты (усыновление, пособия);
• В службу занятости (регистрация безработным);
• По новому месту работы (подтверждение стажа, должности);
• По месту работы супруга (военная ипотека, пособия).

Справка о заработке (для банков / виз)

Часто банки и визовые центры требуют не просто подтверждение факта работы, а детализацию дохода.

• Для банков: Обычно за последние 6–12 месяцев. Важно указывать: оклад, премии, надбавки, удержанный НДФЛ, «на руки». Некоторые банки имеют свои бланки (например, Сбербанк, ВТБ, Альфа-Банк) — лучше уточнить у заемщика форму.
• Для виз: Требования зависят от страны. Шенген, США, Китай часто требуют указание даты приема на работу, должности, месячного дохода, подтверждения оплаченного отпуска. Желательно на фирменном бланке с синей печатью (если есть) и подписью руководителя/кадровика.

Справка для совместителя

Если сотрудник работает по совместительству (внутренний или внешний), справка выдается по общим правилам. Важно отразить: режим работы (полный день / неполный), ставку, характер работы (основное место / совместительство). Для внешнего совместителя справка может потребоваться основному работодателю для оформления отпуска или больничного (хотя сейчас данные берутся из СФР).

Специальные справки

• О неиспользованных дополнительных выходных днях — для работников, ухаживающих за ребенком-инвалидом (форма утверждена КонсультантПлюс/Минтрудом).
• Об образовании / квалификации, если должность требует специальных знаний (врачи, учителя, опасные производства).
• Для получения пособий по уникальным основаниям (например, выплата по БСО, материнский капитал, хотя сейчас автоматизировано).

Правила оформления справки в 2026 году: пошаговая инструкция

Хотя единого бланка нет, деловая практика и требования получателей (банков, консульств) сформировали де-факто стандарт.

Обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 62 ТК РФ):

1. Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП.
2. Название документа: «СПРАВКА» (по центру).
3. Дата составления и Регистрационный номер (по журналу учета исходящих/справок).
4. ФИО сотрудника полностью (как в паспорте).
5. Дата рождения (часто требуют банки/визы).
6. Дата приема на работу (приказ №, дата).
7. Должность (точно по штатному расписанию/трудовому договору).
8. Структурное подразделение (если есть).
9. Вид занятости (основное место, совместительство, неполный день).
10. Цель выдачи (по требованию, для представления в [Название банка/консульства/суда]).
11. Подпись руководителя (или уполномоченного лица, кадровика, бухгалтера) с расшифровкой.
12. Печать организации (если используется; для ИП печать не обязательна, но желательна для банков/виз).

Важные нюансы оформления:

• Фирменный бланк: Настоятельно рекомендуется использовать бланк с реквизитами организации (ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефон). Это повышает доверие получателя.
• Срок действия: Закон не устанавливает, но банки и визовые центры обычно принимают справки, выданные не ранее 30 календарных дней (иногда 14 дней для виз) до подачи.
• Электронная форма: Для представления в госорганы (СФР, налоговая, суды) справки часто принимаются в виде электронного документа, подписанного КЭП (квалифицированной электронной подписью) руководителя. Для банков/виз чаще нужен PDF с печатью/подписью или оригинал.
• Журнал учета: Каждую выданную справку нужно регистрировать в журнале выдачи справок (учет бланков строгой отчетности не требуется, но учет выдачи обязателен для контроля).

Особенности выдачи: процедура и сроки

Как сотрудник получает справку?

На некоторых предприятиях достаточно устного обращения к руководителю или к кадровику. Однако для порядка и безопасности рекомендуется:

1. Сотрудник пишет заявление (в произвольной форме) с указанием: «Прошу выдать справку с места работы для представления в [Куда]».
2. Кадровик готовит справку в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, «в кратчайшие сроки», практика — до 3 дней).
3. Выдача под роспись в журнале или по доверенности (если забирает третье лицо).

Отказ в выдаче — запрещен

Работодатель не имеет права отказать в выдаче справки (ст. 62 ТК РФ). Нарушение влечет штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц, 1000–5000 руб., для юрлиц — 30–50 тыс. руб.).

Электронный документооборот и СФР: когда бумага не нужна

В 2026 году большинство взаимодействий с госорганами происходит без справок:

Типичные ошибки кадровиков и как их избежать

1. Неактуальные данные: Указана старая должность, которая изменилась приказом о переводе. Решение: Проверять последнее приказа перед печатью.
2. Отсутствие цели выдачи: Фраза «по месту требования» не всегда устраивает банки/визы. Решение: Указывать конкретного адресата: «Для представления в ПАО Сбербанк», «Для Консульства Франции».
3. Ошибки в заработке: Указан «грязный» оклад без премий, или за период, не соответствующий запросу (нужно 12 мес., дано 6). Решение: Согласовывать с бухгалтерией выписку по карточке Т-54/личному счету.
4. Отсутствие подписи/печати: Банк может не принять справку без «живой» подписи и синей печати (даже если в уставе печать не обязательна). Решение: Ставить печать на справки для внешних организаций.
5. Просрочка выдачи: Выдача через 2 недели. Решение: Автоматизация (1С:ЗУП, КонсультантПлюс, СБиС) позволяет генерировать справку за 1 минуту.

Образцы и бланки для скачивания (ориентация)

Так как единого бланка нет, ниже приведены ссылки на типичные шаблоны, которые можно адаптировать под ЛНА вашей организации (файлы в формате .docx/.doc):

• Универсальная справка с места работы (по месту требования) — базовый шаблон для банков, судов, виз.
• Справка о заработке за 6/12 месяцев, с таблицей начислений/удержаний по месяцам (требуется банками).
• Справка СТД-Р (форма № 713н) — строго по приказу Минтруда, для выдачи при увольнении.
• Справка для визы (двуязычная RU/EN) — с указанием подтверждения отпуска и сохранения места работы.
• Справка для совместителя, с отражением ставки и режима работы.

Примечание: Все шаблоны необходимо проверить на соответствие актуальному законодательству (ТК РФ, 115-ФЗ, требованиям СФР) и утвердить приказом организации перед использованием.

Резюме: чек-лист для HR-специалиста на 2026 год

• [ ] Утвержден локальный акт (Приказ/Положение) с образцом бланка справки.
• [ ] Ведется журнал регистрации выданных справок.
• [ ] Кадровики знают: СТД-Р выдается ТОЛЬКО по форме 713н в день увольнения.
• [ ] Для больничных/декретов не требуют справку 182н у уволенных после 2023 г. (данные в СФР).
• [ ] Есть шаблоны под частые запросы: Банк (с доходами), Визы (двуязычные), Суд/Опека.
• [ ] Настроена выдача справок в электронном виде (ЭДО/КЭП) для госорганов.
• [ ] Срок выдачи не превышает 3 рабочих дней.

В 2026 году понятие «справка нового образца» прежде всего относится к обязательной форме СТД-Р (Приказ Минтруда № 713н) при увольнении и к отказу от бумажных справок о заработке для пособий в пользу цифровых данных СФР. Для всех остальных целей (банки, визы, суды) действует принцип: произвольная форма на фирменном бланке с обязательными реквизитами. Грамотная автоматизация этого процесса в 1С или СЭД (СБиС, Диадок, Контур) снимает нагрузку с кадровиков и исключает ошибки, которые могут стоить сотруднику отказа в визе или кредите, а компании — штрафов и претензий.

Важно: Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов рекомендуется сверяться с актуальным ТК РФ, приказами Минтруда и СФР, а также внутренними локальными нормативными актами вашей организации.