В кадровой и бухгалтерской практике часто возникает необходимость подтвердить отсутствие доходов у сотрудника за определенный период. Стандартные справки (например, по форме 637н для среднего заработка или приложение 4 к приказу ФНС для доходов/НДФЛ) предназначены для отражения фактических выплат. Но что делать, если работник вообще не получал зарплату?

В данной статье подробно разберем, когда требуется справка о том, что заработная плата не начислялась и не выплачивалась, какой правовой базе она подчиняется, как правильно ее оформить и предоставим готовый образец для использования в 2026 году.

Когда может потребоваться такая справка?

Документ о нулевом доходе не является строго отчетной формой, установленной государством (как 2-НДФЛ или СЗВ-ТД), поэтому его выдача регулируется статьей 62 ТК РФ (обязательство работодателя выдавать справки по требованию работника) и внутренними потребностями сторон. Основные ситуации:

• Оформление кредита или ипотеки: Банк запрашивает справку о доходах за последние 6–12 месяцев. Если человек не работал (был в отпуске за свой счет, в декрете без выплат, безработный, ИП без дохода), банк требует официальное подтверждение отсутствия зарплаты у последнего работодателя для оценки платежеспособности или выявления скрытого дохода.
• Взыскание алиментов (ФССП): Приставу-исполнителю нужно подтвердить, что у должника нет официального дохода, с которого можно удерживать алименты. Справка «зарплата не начислялась» — основание для взыскания с иного имущества или назначения фиксированной денежной суммы.
• Социальный фонд России (СФР) / Пенсионное обеспечение: Для подтверждения нестраховых периодов (уход за ребенком до 1,5 или 3 лет, уход за инвалидом/пожилым, получение безработного) иногда требуется справка от работодателя о том, что в этот период зарплата не начислялась и страховые взносы не платились.
• Банкротство физлица: Финансовый управляющий и суд запрашивают справки со всех мест работы за последние 3 года для подтверждения добросовестности должника и отсутствия скрытых доходов.
• Внутренние нужды организации: Например, при переводе на неоплачиваемую должность, предоставлении административного отпуска, простоя не по вине работодателя (ст. 157 ТК РФ) — для оформления периода в трудовой книжке/СТР.
• Получение визы: Некоторые консульства требуют справку с места работы. Если заявитель не получал зарплату (например, академический отпуск без сохранения зарплаты), в справке указывают нулевые начисления.

Правовые основания и форма документа

Единой утвержденной формы не существует. Минтруд и ФНС не установили обязательный бланк для подтверждения отсутствия начислений.

Следовательно, документ составляется в свободной форме на фирменном бланке организации (ИП) в соответствии с:

1. Ст. 62 ТК РФ — работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента обращения (для действующих и бывших сотрудников).
2. ФЗ от № 229-ФЗ (ст. 15) — для приставов-исполнителей справка выдается в течение 3 дней;
3. Приказ Минтруда от № 637н, регламентирует справку о среднем заработке (форму), но в ней есть графы для периодов, когда сотрудник не работал. Однако справка 637н выдается для расчета пособий/отпускных, а не для банков/ФССП.

Важно: Отказ в выдаче такой справки влечет за собой административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ — штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлицо до 100 000 руб.).

Обязательные реквизиты справки

Чтобы документ имел юридическую силу и приняли в банке, ФССП или СФР, он должен содержать:

• Наименование документа: «Справка о заработной плате» или «Справка об отсутствии начислений и выплат заработной платы».
• Реквизиты работодателя: полное/сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОГРН(ИП), адрес, телефон, email.
• Дата составления и регистрационный номер (по журналу учета исходящих документов/справок).
• Данные работника: ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС (желательно), должность, табельный номер, период работы в организации (дата приема, дата увольнения — если уволен).
• Ключевой блок: Указание конкретного периода (месяцы/годы), за который подтверждается отсутствие начислений. Фраза: «За период с [Дата] по [Дата] заработная плата [ФИО] не начислялась и не выплачивалась».
• Причина (по желанию или по требованию адресата): «В связи с нахождением в неоплачиваемом отпуске», «В связи с простоями не по вине работодателя», «Трудовой договор был приостановлен», «Работник не выходил на работу» и т.д.
• Информация о НДФЛ и взносах: «Налог на доходы физических лиц не удерживался, страховые взносы в СФР не начислялись».
• Должность, подпись и расшифровка подписи генерального директора (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера.
• Печать организации (если имеется; для ИП печать не обязательна, но желательна для банков).

Образец справки (Готовый шаблон для копирования)

Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под любую ситуацию. Текст в квадратных скобках […] заменяется на реальные данные.

[НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ / ФИО ИП]

ИНН [ИНН] КПП [КПП] ОГРН [ОГРН]

СПРАВКА

о заработной плате (об отсутствии начислений и выплат)

№ [Номер по журналу] от «[День]» [Месяц] 202[Год] г.

г. [Город]

Настоящей подтверждаю, что [ФИО работника полностью в И.п.], дата рождения [ДД.ММ.ГГГГ], СНИЛС [Номер СНИЛС], работающий(ая) в [Наименование организации] на должности [Должность] (табельный № [Номер]) с «[Дата приема]» по «[Дата увольнения / наст. время]»,

за период с «[Начало периода]» по «[Конец периода]»

заработная плата не начислялась и не выплачивалась.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) за указанный период не удерживался, страховые взносы в Социальный фонд России не начислялись.

Причина отсутствия начислений: [Указать причину: например, «находился в отпуске за свой счет по заявлению от [Дата] № [Номер]», «простой не по вине работодателя (приказ № [Номер] от [Дата])», «трудовой договор приостановлен в связи с призывом на срочную военную службу» и т.д.].

---

Генеральный директор [Наименование организации] ________________ / [ФИО директора полностью] / М.П.

Главный бухгалтер [Наименование организации] ________________ / [ФИО гл. бухгалтера полностью] /

Тел. для справок: [Телефон кадрового отдела/бухгалтерии]
Email: [Email]

Нюансы заполнения для разных ситуаций

Работник в неоплачиваемом отпуске (ст. 128 ТК РФ)

Период отпуска за свой счет не оплачивается. В справке указываем: «В связи с предоставлением отпуска за свой счет на основании заявления от [Дата] № [Номер] и приказа № [Номер] от [Дата] за период с [Дата] по [Дата] заработная плата не начислялась и не выплачивалась».

Простой не по вине работодателя (ст. 157 ТК РФ)

Выплачивается пособие в размере 2/3 тарифной ставки (оклада). Внимание: В этом случае зарплата (пособие по простою) начисляется и выплачивается. Справка «не начислялась и не выплачивалась» выдавать нельзя, это будет недостоверной информацией. Выдается обычная справка о зарплате (по форме 637н или свободной) с отражением сумм пособия.

Декретный отпуск (оплачиваемая и неоплачиваемая части)

• Первые 1,5 года (140/156/194 дня), оплачиваются пособием от СФР (работодатель выплачивает, СФР компенсирует). Справка «не начислялась» выдавать нельзя.
• Период с 1,5 до 3 лет — неоплачиваемый (если работник не выходит на работу неполный день/неделю). За этот период справка «зарплата не начислялась» выдается законно.

Уволенный сотрудник (прошлые периоды)

По ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать справку и бывшему работнику в течение 3 дней. Если сотрудник уволен, а справка нужна за период, когда он еще работал (но, например, был в долгом неоплачиваемом отпуске перед увольнением), справка оформляется стандартным образом с указанием даты увольнения в шапке.

Для приставов-исполнителей (ФССП)

Требования строже: нужны точные даты, основание (номер исполнительного производства), подпись руководителя и гл. бухгалтера, печать. Часто приставы просят заполнить свой бланк (форма согласно Приказу ФССП), но по закону они обязаны принять и справку в свободной форме на фирменном бланке с полными реквизитами.

Электронный документооборот и ЭДО

С 2023–2024 годов активно внедряется электронный документооборот по кадрам (СЭД, системы ЭДО типа Диадок, СБИС, Контур).

• Если у компании настроен обмен ЭДО с сотрудником (ЕСИА/Госключ/простая ЭП), справку можно направить в электронном виде с квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора и бухгалтера. Это равносильно бумажному оригиналу (ст. 62 ТК РФ, ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Для банков и ФССП часто требуется именно бумажный оригинал с «живой» печатью (если она есть у юрлица) или нотариально заверенная копия/распечатка с КЭП. Уточняйте требования адресата заранее.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Путаница с «нулевой» 2-НДФЛ / Справкой о доходах (Приложение 4 к приказу ФНС). Эти формы сдаются в ФНС и выдаются работнику даже если доходов не было (заполняются нулями/прочерками). Но они нужны для налогового учета. Для банка/ФССП часто нужна именно отдельная справка на фирменном бланке с формулировкой «не начислялась и не выплачивалась», так как стандартная справка о доходах может не содержать пояснения причины нулей.
2. Выдача справки «не начислялась» за период простоя по вине работодателя. Это грубое нарушение ТК РФ (ст. 157), так как за простой должна платиться зарплата (пособие). Это чревато штрафами, взысканием задержанной зарплаты и компенсации (ст. 236 ТК РФ);
3. Отсутствие причины. Банки и приставы часто возвращают справки без указания основания (приказа, заявления, статьи ТК РФ), считая их неполными.
4. Подпись только бухгалтера. По ст. 62 ТК РФ и деловому об обороту справка должна быть подписана руководителем организации (или уполномоченным лицом по доверенности/приказу) И главным бухгалтером.

Сроки выдачи и ответственность

• Общий срок (ст. 62 ТК РФ): 3 рабочих дня с дня обращения (письменного или устного, зафиксированного в журнале).
• Для ФССП (ст. 15 ФЗ № 229-ФЗ): 3 рабочих дня с дня получения требования пристава.
• Ответственность: ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы), ст. 19.7 КоАП РФ (для ФССП — штраф на должностное лицо до 5 000 руб. или дисквалификация).

Справка «Заработная плата не начислялась и не выплачивалась», это полноценный правовой документ, защищающий интересы и работника (для получения льгот, кредитов, разрешения споров с ФССП), и работодателя (фиксирующий факт отсутствия долгов по зарплате и взносам).

Главные правила успеха:

• Используйте фирменный бланк.
• Четко прописывайте период и правовую причину (ссылку на приказ, заявление, статью ТК РФ).
• Ставьте две подписи (Руководитель + Гл. бухгалтер) и печать.
• Выдавайте в 3-дневный срок, ведите журнал учета выданных справок.

Используя приведенный выше образец и рекомендации, вы сможете корректно оформить документ в 2026 году, избежав претензий со стороны контролирующих органов, банков и самого сотрудника.

---

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных спорах рекомендуется обратиться к трудовому юристу.