Когда организация арендует помещение у физического лица (не являющегося индивидуальным предпринимателем или самозанятым), возникают особые налоговые обязанности. В этой статье подробно разберём, кто и как платит налоги, какие ставки применяются и какую отчётность нужно сдавать.

Кто является налоговым агентом

Если юридическое лицо арендует помещение у обычного физлица, то организация-арендатор становится налоговым агентом по НДФЛ. Это означает, что она обязана:

• исчислить НДФЛ с суммы арендной платы;
• удержать налог при выплате дохода физлицу;
• перечислить удержанный налог в бюджет.

Важно: переложить обязанность по уплате НДФЛ на самого арендодателя нельзя. Даже если в договоре аренды прописано, что налог платит физлицо самостоятельно, такое условие не имеет юридической силы — обязанность налогового агента всё равно лежит на организации.

Ставки НДФЛ при аренде

Налог исчисляется при каждой выплате дохода по формуле:

Сумма НДФЛ = Сумма арендной платы × Ставка налога

Размер ставки зависит от налогового статуса арендодателя:

Арендодатель — резидент РФ

• базовая ставка — 13%;
• при превышении налоговой базы с начала года порога в 2,4 млн рублей применяется прогрессивная шкала — от 15% и выше, максимальное значение ставки достигает 22%.

Арендодатель — нерезидент РФ

• ставка составляет 30% независимо от суммы дохода.

Физлицу арендная плата перечисляется уже за вычетом удержанного налога. Например, при арендной плате 50 000 рублей и ставке 13% арендодатель получит на руки 43 500 рублей, а 6 500 рублей организация перечислит в бюджет.

Доходы резидентов от аренды относятся к основной налоговой базе, поэтому по ним могут предоставляться налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные). У нерезидентов права на вычеты нет;

Сроки перечисления НДФЛ в бюджет

Удержанный налог перечисляется в общеустановленные сроки:

• если НДФЛ удержан с 1 по 22 число месяца — перечислить не позднее 28 числа текущего месяца;
• если удержан с 23 по последнее число месяца — не позднее 5 числа следующего месяца;
• если удержан с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

КБК для НДФЛ по ставке 13% совпадает с КБК, применяемым при уплате налога за сотрудников организации. Для налога, исчисленного по повышенным ставкам (15% и выше), используется отдельный КБК.

Отчётность налогового агента

Сведения об арендных доходах физлица и удержанном налоге отражаются в расчёте 6-НДФЛ:

• в разделе 1 — суммы удержанного налога и сроки перечисления;
• в разделе 2 — обобщённые данные по соответствующей ставке налога.

По окончании года в составе 6-НДФЛ подаётся Справка о доходах и суммах налога физического лица. При этом используются специальные коды доходов:

• код 1401, доходы от сдачи в аренду жилого недвижимого имущества;
• код 1402 — доходы от сдачи в аренду нежилого недвижимого имущества.

Страховые взносы

Хорошая новость для арендаторов: сумма арендной платы, выплачиваемая физическому лицу, страховыми взносами не облагается. Это относится и к пенсионным, и к медицинским, и к социальным взносам.

Компенсация коммунальных услуг

Если организация возмещает арендодателю стоимость коммунальных услуг, размер которых зависит от фактического потребления и подтверждается показаниями счётчиков (электроэнергия, вода, газ), то:

• такая компенсация не является облагаемым доходом физлица — НДФЛ с неё удерживать не нужно;
• страховые взносы на сумму компенсации также не начисляются.

Однако если коммунальные платежи фиксированные и не зависят от фактического потребления, налоговые органы могут расценить их как доход арендодателя;

Альтернативные варианты оформления

Обязанность налогового агента не возникает, если арендодатель:

• зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, тогда он сам платит налоги по своей системе налогообложения;
• применяет режим самозанятого (НПД) — в этом случае он самостоятельно уплачивает налог 4% или 6% через приложение «Мой налог», а организация перечисляет ему полную сумму аренды.

При аренде помещения у физического лица организация обязана выступать налоговым агентом по НДФЛ: удерживать налог по ставке 13% (или выше по прогрессивной шкале) для резидентов и 30% для нерезидентов, своевременно перечислять его в бюджет и отражать в отчётности 6-НДФЛ. Страховые взносы на арендную плату не начисляются, а компенсация коммунальных услуг по счётчикам налогом не облагается. Грамотное оформление договора и соблюдение сроков уплаты налога помогут избежать штрафов и претензий со стороны налоговых органов.