Оформление пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет требует от работодателя точного расчета среднего заработка сотрудника. Основным документом, подтверждающим доход за расчетный период, является справка о среднем заработке (часто называемая «справкой-расчетом»). В этой статье подробно разберем, как формируется этот документ, какие изменения актуальны на 2026 год, как считать формулу и какие нюансы учитывать, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны Фонда пенсионного и социального страхования (СФР).

Нормативная база и расчетный период

Порядок расчета и выплаты пособия регулируется:

• ФЗ от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (ст. 14, 15).
• Постановление Правительства РФ от № 37 «Об утверждении Порядка расчета и выплаты пособий…».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 256) — гарантии права на отпуск по уходу за ребенком.

Ключевое правило 2026 года: в качестве расчетного периода используются два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (начала отпуска по уходу за ребенком).

• Если отпуск начинается в 2026 году → расчетный период: 2024 и 2025 годы.
• Если отпуск начинается в 2025 году → расчетный период: 2023 и 2024 годы.

Структура справки-расчета: что включать в заработок

В справку о среднем заработке (формулировка не строго регламентирована, но должна содержать обязательные реквизиты) включаются все выплаты, по которым были начислены страховые взносы в СФР (ранее ФСС).

Включается в заработок:

• Оклад, тарифные ставки, оклады;
• Премиальные, надбавки, поощрительные выплаты (ежеквартальные, годовые, за выслугу лет и т.д.);
• Выплаты за работу в ночное время, сверхурочную, в выходные/праздничные дни;
• Оплата ежегодных оплачиваемых отпусков;
• Другие выплаты стимулирующего характера, подлежащие облажению взносами.

Исключается из заработка (не учитывается):

• Пособия по временной нетрудоспособности (больничные);
• Пособия по беременности и родам;
• Пособия по уходу за ребенком (за предыдущие периоды);
• Материальная помощь (в пределах 4 000 руб. в год, если не облагалась взносами);
• Диетические питание, путевки, оплата обучения и иные социальные выплаты, не облагаемые взносами.

Алгоритм расчета: пошаговая инструкция

Расчет производится в соответствии с Порядком, утвержденным Постановлением № 37. Формула выглядит следующим образом:

Шаг 1. Определение заработка за расчетный период

Суммируем все начисления, подлежащие облажению страховыми взносами, за 2024 и 2025 годы (для отпуска 2026 г.).

Важно: Существует предел максимального заработка, учитываемого для расчета. Он равен сумме максимальных оснований для начисления страховых взносов в ПФР за каждый год расчетного периода.

• Макс. база 2024 г.: 2 225 000 руб.
• Макс. база 2025 г.: 2 475 000 руб. (прогноз/индексация, уточняйте по актуальным документам на момент расчета).

Если реальный заработок сотрудника выше этого предела, в расчет берется предел.

Шаг 2. Определение количества календарных дней в расчетном периоде

Базовое количество дней в двух годах: 730 дней (365 + 365).

Критически важный момент: Из знаменателя (числа дней) исключаються дни, когда сотрудник:

• Находился на временной нетрудоспособности (больничный);
• Находился в отпуске по беременности и родам;
• Находился в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет) за предыдущим ребенком;
• Был освобожден от работы с полным или частичным сохранением заработка (например, доп. отпуска за вредность, обучение и т.д., если за эти дни сохранялась зарплата).

Для исключенных периодов заработок также не учитывается в числителе.

Шаг 3. Расчет среднедневного заработка (СДЗ)

Формула:

СДЗ = (Заработок за 2024 г. + Заработок за 2025 г.) / (730 – Исключенные дни)

Шаг 4. Расчет среднемесячного заработка

Среднедневной заработок умножается на среднее число календарных дней в месяце — 30,4 (коэффициент, закрепленный в Постановлении № 37).

Среднемесячный заработок = СДЗ × 30,4

Шаг 5. Определение размера ежемесячного пособия

Пособие составляет 40% от среднемесячного заработка.

Пособие = Среднемесячный заработок × 40%

Или сводная формула:

Пособие = (Сумма заработка за 2 года / Число дней в периоде) × 30,4 × 40%

Примеры расчета (на основе данных 2026 года)

Пример 1: Стандартная ситуация (Ирина)

Условия: Ирина уходит в отпуск по уходу за ребенком с 1 мая 2026 г. Расчетный период: 2024 и 2025 гг. Исключенных периодов нет.

• Заработок 2024 г.: 510 000 руб.
• Заработок 2025 г.: 600 000 руб.
• Сумма за 2 года: 1 110 000 руб.
• Дней в периоде: 730.

Расчет:

1. СДЗ = 1 110 000 / 730 = 1 520,55 руб.
2. Среднемесячный = 1 520,55 × 30,4 = 46 224,72 руб.
3. Пособие = 46 224,72 × 40% = 18 489,89 руб. в месяц.

Результат: сумма находится между минимальным и максимальным пособием, выплачиваеться от фактического заработка.

Пример 2: Есть исключенные периоды (Сергей)

Условия: Сергей уходит в отпуск с 1 мая 2026 г. В 2024 г. заработал 144 000 руб;, в 2025 г. — 165 000 руб. В 2024 г. был на больничном 14 дней.

• Сумма заработка: 309 000 руб. (больничные дни и выплаты по ним исключены).
• Дней в периоде: 730 – 14 = 716 дней;

Расчет:

1. СДЗ = 309 000 / 716 = 431,56 руб.
2. Среднемесячный = 431,56 × 30,4 = 13 119,42 руб.
3. Пособие = 13 119,42 × 40% = 5 247,77 руб.

Примечание: Если полученная сумма ниже минимального пособия (см. ниже), выплачивается минимальное.

Минимальные и максимальные пределы пособия на 2026 год

Размеры пособий ежегодно индексируются на коэффициент инфляции (обычно с 1 февраля). Ниже приведены ориентировочные/актуальные на начало 2026 г. значения (точные цифры утверждаются Постановлением Правительства РФ ежегодно в конце декабря / начале января).

Важно: Минимальное пособие для работающих (отцов) привязано к МРОТ. Формула минимума: МРОТ × 40% (с учетом районных коэффициентов). Максимальное пособие ограничено пределом базы взносов.

Особенности заполнения справки о среднем заработке

Хотя единой утвержденной формы справки нет (работодатель разрабатывает свой бланк по УПП), в документе обязательно должны быть реквизиты:

1. Наименование организации, ИНН, КПП, регистрационный номер страхователя в СФР.
2. ФИО, СНИЛС, табельный номер сотрудника.
3. Расчетный период (например: – ).
4. Табличная часть по месяцам/годам:
   • Начисленные суммы (подлежащие взносам).
   • Количество календарных дней в месяце.
   • Количество исключенных дней (больничный, декрет, уход за ребенком).
   • Количество дней, принятых к расчету (календарные дни минус исключенные).
5. Расчет среднедневного и среднемесячного заработка.
6. Расчет размера пособия (с учетом мин/макс пределов).
7. Подписи руководителя и главного бухгалтера, дата, печать (при наличии).

Частые ошибки и риски при расчете

• Неисключение дней больничного/декрета из знаменателя. Это завышает знаменатель, занижает СДЗ и пособие. СФР вернет на доработку или назначит перерасчет в пользу застрахованного.
• Включение в заработок «нестраховых» выплат. Материальная помощь свыше 4000 руб., подарки, дивиденды (если не облагались взносами) увеличивают базу недопустимо.
• Игнорирование предела максимальной базы. Если заработок топ-менеджера 10 млн руб. в год, в расчет все равно берется только предел базы ПФР за соответствующий год.
• Ошибка с коэффициентом 30,4. Нельзя делить на 12 месяцев или умножать на 29,3 (это для отпускных). Только 30,4.
• Расчет за 1 год вместо 2-х. Допускается только если стаж менее полугода и нет данных за 2 года, но для полноценного стажа — строго 2 года.

Порядок оформления и выплаты в 2026 году

1. Заявление от сотрудника (бумажное или через личный кабинет Госуслуг/СФР).
2. Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком (формы Т-6 или своя).
3. Расчет пособия бухгалтерией (справка-расчет).
4. Передача данных в СФР через систему ЭДО (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЛС — лист расчета пособия). С 2023 года работодатель не подает справку в СФР бумажно/сканом отдельно, данные уходят в отчетности (ЛС). Справка хранится у работодателя и выдается сотруднику на руки (или в ЭДО) для личного архива.
5. Выплата сотруднику в день очередной зарплаты (аванса) за каждый месяц отпуска.

Особенности для неработающих и работавших у нескольких работодателей

• Неработающие / студенты /-dismissed по основаниям ст. 261 ТК РФ: Пособие назначается в минимальном размере (фиксированная сумма). Справка-расчет не требуется, нужен паспорт, СНИЛС, свидетельство о рождении, справка из ЗАГС (ф. 24) или нотариальное заявление об уходе за ребенком. Обращение в СФР (МФЦ/Госуслуги).
• Несколько работодателей: Сотрудник предоставляет справки о заработке (в форме СФР или свободной с нужными реквизитами) от всех мест работы за расчетный период. Основной работодатель (где оформлен отпуск) суммирует заработки и дни, считает одно пособие.

Чек-лист для бухгалтера перед расчетом в 2026 году

• [ ] Уточнены максимальные базы страховых взносов за 2024 и 2025 гг. для расчета потолка.
• [ ] Уточнен МРОТ на 2026 год (для расчета минимума) и коэффициент индексации пособий (обычно с 1 февраля).
• [ ] Проверены все начисления за 2024-2025 гг. на предмет облагаемости взносами.
• [ ] Выявлены и подтверждены документами (больничные, приказы об отпусках) все исключаемые периоды.
• [ ] Расчет выполнен по формуле: (Сумма зарплаты / (730 ‒ Искл. дни)) × 30,4 × 40%.
• [ ] Результат сверен с мин/макс пределами 2026 года.
• [ ] Сформирована справка-расчет для сотрудника и для внутреннего архива.
• [ ] Данные отражены в Листе расчета пособия (ЛС) для сдачи в СФР.

Резюме

Справка-расчет для пособия по уходу за ребенком — это не просто формальность, а база для корректного исчисления выплаты. В 2026 году расчетный период — 2024 и 2025 годы. Главные правила: учитывать только «страховой» заработок, исключать дни нетрудоспособности и декрета из знаменателя, применять коэффициент 30,4 и ставку 40%, а также строго соблюдать минимальные и максимальные пределы, установленные на год выплаты. Автоматизация расчета в 1С:ЗУП или специализированных калькуляторах (С-Контур, КонсультантПлюс, ГАРАНТ) значительно снижает риск арифметических ошибок, но ответственность за правильность исходных данных лежит на бухгалтере и кадровом сотруднике.