Под термином «справка о запасах» в деловой практике и отчетности может скрываться несколько принципиально разных документов. Выбор правильного образца зависит от цели: сдача государственной статистической отчетности‚ внутренний учет на складе‚ предоставление данных в банк под залог или подтверждение остатков для налогового органа.
Ниже представлен подробный разбор основных видов документов‚ актуальных образцов на 2026 год и правил их заполнения.
Федеральная статистическая наблюдение: Форма № 4-запасы «Сведения о запасах топлива»
Это единственный унифицированный федеральный бланк‚ официально называющийся «Сведения о запасах»‚ который организации обязаны сдавать в Росстат. Он утвержден Приказом Росстата от № 534 (с изменениями‚ актуальными на 2026 год).
Кто и когда сдает
- Отчетчики: Юридические лица (кроме микропредприятий)‚ являющиеся потребителями топлива‚ а также организации‚ осуществляющие реализацию топлива населению и объектам социальной сферы.
- Срок сдачи: С 28-го числа отчетного месяца по 2-е число месяца‚ следующего за отчетным.
- Куда сдавать: Территориальному органу Росстата по месту нахождения организации (через личный кабинет респондента или специализированных операторов связи).
Структура бланка (Раздел 1: Сведения о запасах и расходе топлива‚ тонна)
Форма заполняется в тоннах по состоянию на 1 число месяца‚ следующего за отчетным.
| Код строки | Наименование показателя / Вид топлива (Код ОКПД2) | Фактические запасы на 1 число след. месяца | Фактический расход за отчетный месяц |
|---|---|---|---|
| 01 | Уголь каменный (энергетический), 05.10.1 | Х | Х |
| 02 | из строки 01 в котельных – всего | Х | — |
| 03 | из них в котельных ЖКХ мощностью до 100 Гкал/ч | Х | — |
| 04 | из строки 01 на складах организаций (для реализации населению и соц. сфере) | Х | Х |
| 05 | Мазут топочный — 19.20.28.110 | Х | Х |
| 06 | из строки 05 в котельных – всего | Х | — |
| 07 | из них в котельных ЖКХ мощностью до 100 Гкал/ч | Х | — |
| 08 | Дизельное топливо (сolare), 19.20.23 | Х | Х |
| 09 | Бензин автомобильный — 19.20.31 | Х | Х |
| 10 | Сжиженный углеводородный газ (пропан-бутан) — 19.20.21 | Х | Х |
| 11 | Другое топливо (турбореактивное‚ керосин‚ дрова‚ торф и др.) | Х | Х |
Важное примечание (п.1 бланка): Запасы топлива в котельных‚ отопляющих только производственные помещения‚ по строкам 02‚ 03‚ 06‚ 07 учитываться не должны. Учитываются только запасы в котельных ЖКХ и социальной сфере‚ а также на складах для продажи;
Реквизиты подписи (обязательные)
- Должностное лицо‚ ответственное за предоставление данных (должность‚ Ф.И.О.‚ подпись).
- Контактный телефон и E-mail (для взаимодействия с Росстатом).
- Дата составления документа.
- Печать организации (при наличии).
Внутренние документы учета материальных запасов (МЗ)
Для внутреннего управления‚ инвентаризации или предоставления аудиторам/банкам используются первичные учетные документы. Единого обязательного бланка (кроме формы 4-запасы) с 2013 года не существует (отменен Приказ Минфина № 107н)‚ организации разрабатывают свои формы в Учетной политике.
Основные виды внутренних справок о запасах:
А) Инвентаризационная опись (ф. ИНВ-3‚ ИНВ-5 или собственная)
Основной документ‚ подтверждающий фактические остатки на складе по результатам инвентаризации.
Обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»):
- Наименование документа («Инвентаризационная опись»).
- Дата составления.
- Наименование организации.
- Содержание хозяйственной операции (инвентаризация МЗ).
- Количественные показатели в натуральных единицах (кг‚ шт‚ м‚ л‚ т).
- Должности и Ф.И.О. лиц‚ составивших опись (комиссии)‚ и материально ответственных лиц.
- Подписи с расшифровкой.
Б) Справка о наличии запасов (произвольная форма)
Выдается складом или бухгалтерией на запрос руководства‚ банка‚ страховщика или для участия в тендерах.
СПРАВКА О НАЛИЧИИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ
на 28 сентября 2026 г.
Номер документа: 45-З/26
Дата составления:
Сведения об организации:
Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ВЕКТОР»
ИНН/КПП: ### / 770101001
Адрес склада: 143000‚ г. Одинцово‚ ул. ###‚ д. 5‚ склад № 3
Основание составления: Запрос Генерального директора от № 12-пор / Подготовка к инвентаризации / Предоставление в банк «Альфа-Банк» по кредитному договору № 88/2025.
Сведения о запасах:
┌────┬────────────────────────────┬──────────┬───────────┬────────────┬────────────────┐
│ № │ Наименование МЗ (номенклатура) │ Ед. изм. │ Код ОКПД2 │ Кол-во факт. │ Примечание │
├────┼────────────────────────────┼──────────┼───────────┼────────────┼────────────────┤
│ 1 │ Дизельное топливо (ДТ-Л-К5) │ тонна │ 19.20.23 │ 15‚420 │ Резерв АЗС │
│ 2 │ Бензин АИ-95-К5 (Евро) │ тонна │ 19.20.31 │ 8‚150 │ Резерв АЗС │
│ 3 │ Мазут топочный М-100 │ тонна │ 19.20.28 │ 42‚000 │ Котельная № 1 │
│ 4 │ Смазочные материалы (бочки) │ шт. │ 19.20.4 │ 120 │ Склад ГСМ │
└────┴────────────────────────────┴──────────┴───────────┴────────────┴────────────────┘
Оценка запасов (по учетной цене / фактической стоимости):
Общая стоимость запасов: 4 850 000‚00 руб. (Без НДС)
Ответственные лица:
Складской учет составил: _____________ / Менеджер склада / Петров П.П. /
Главный бухгалтер проверил: _____________ / Иванова И.И. /
Генеральный директор утвердил: _____________ / Сидоров С.С. /
<М.П.>
Справка о запасах для банка (Залоговое обеспечение)
Если запасы закладываются под кредит (залог товаро-материальных ценностей)‚ банк требует свой стандартный бланк или нотариальную оценку. Ключевые отличия от внутренней справки:
- Оценка по рыночной стоимости (а не учетной)‚ часто с применением коэффициента ликвидности (дисконта) 0.5–0.8.
- Обязательное указание отсутствия обременений ( арестов‚ других залогов).
- Ссылка на Договор займа/кредита и Договор залога.
- Часто требуется нотариальное заверение подписей или отчет независимого оценщика.
Особенности заполнения и частые ошибки (на примере Формы 4-запасы)
Типовые ошибки‚ выявляемые Росстатом:
- Единицы измерения: Форма 4-запасы строго в тоннах. Пересчет из литров/куб. метров должен производиться по актам отбора проб/плотности (ГОСТ/ТУ)‚ а не по усредненным коэффициентам.
- Котельные производственных помещений: Включение их запасов в строки 02‚ 03‚ 06‚ 07. Это грубое нарушение методологии.
- Невычет реализованного топлива: В строке 04 (склады для реализации) должны быть запасы только на складах организации. Топливо‚ уже отгруженное покупателю (даже если не оплачено)‚ списывается.
- Пустые строки: Если вида топлива нет‚ ставится прочерк («-») или «0»‚ но не оставляется пустая ячейка (при электронной отправке это вызывает ошибку валидации XML).
- Сроки: Просрочка даже на 1 день влечет штраф по КоАП РФ (ст. 13.19, для должностных лиц от 300 до 500 руб.‚ для юрлиц от 3 000 до 5 000 руб.).
Как перевести литры в тонны (пример для ДТ и Бензина):
Масса (т) = Объем (л) × Плотность (кг/м³) / 1000.
- ДТ (зимнее/арктическое): плотность ~ 0‚82–0‚84 т/м³ (820–840 кг/м³).
- Бензин АИ-92/95: плотность ~ 0‚72–0‚76 т/м³ (720–760 кг/м³).
- Мазут: плотность ~ 0‚89–1‚0 т/м³ (зависит от марки).
Пример: 20 000 л ДТ (плотность 0‚83 т/м³) = 20 × 0‚83 = 16‚6 тонны. В форму 4-запасы вносится 16‚6 (или 16‚600).
Программное обеспечение и сдача отчетности в 2026 году
Заполнение вручную на бумаге практически не используется. Стандарт де-факто — электронная отправка.
- Официальный бесплатный модуль: «Сбор отчетности» на сайте Росстата (gks.ru) или ЛК респондента.
- Коммерческие ПО (1С‚ Контур.Экстерн‚ СБИС‚ 1С-Отчетность): Имеют встроенные шаблоны формы 4-запасы (редакция Приказа № 534)‚ автозаполнение из регистров накопления («Запасы на складах»‚ «Расход топлива») и проверку контрольных соотношений (CheckXML) перед отправкой.
- Формат файла: XML (схема валидации актуальна на дату сдачи).
Резюме: какой образец выбрать?
| Цель | Необходимый документ / Образец | Нормативная база |
|---|---|---|
| Сдача в Росстат (ежемесячно) | Форма № 4-запасы (Приказ Росстата № 534) | ФЗ-282 «О госстатистике»‚ Приказ Росстата № 534 |
| Внутренняя инвентаризация | Инвентаризационная опись (ф. ИНВ-3 / своя форма в УП) | ФЗ-402‚ Приказ Минфина № 119н (методические рекомендации) |
| Представление в банк / инвестора / тендер | Справка о наличии МЗ (произв. форма на бланке орг.) + Акт оценки | Внутренние документы банка‚ ФЗ-102 (об оценке) |
| Залог МЗ (товарного кредита) | Реестр заложенного имущества + Оценка оценщика + Нотариальное заверение | ГК РФ (гл. 23)‚ ФЗ-102‚ Приказ ФНПС РФ |
| Налоговая проверка (подтверждение расходов/НДС) | Товарные чеки (Торг-12‚ УПД) + Инвентаризационные описи + Акты списания | НК РФ‚ Приказ Минфина № 107н (первичка) |
В 2026 году основным обязательным «образцом справки о запасах» для подачи в государственный орган является исключительно Форма № 4-запасы (Приказ Росстата № 534). Для всех остальных целей организации имеют право самостоятельно устанавливать формы в своей Учетной политике‚ соблюдая обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 ФЗ-402).
Рекомендация: Настройте автоматическое формирование формы 4-запасы в вашей учетной системе (1С‚ SAP‚ и др.) на основе данных складского учета и учета ГСМ. Это исключит арифметические ошибки и обеспечит своевременную сдачу в установленные сроки (28-е — 2-е число). Для внутренних нужд и банков разработайте унифицированный бланк «Справка о наличии МЗ» с указанием оценки (учетная/рыночная) и ответственных лиц.