Справка о том, что работник не пользуется льготами, — это документ, который работодатель выдаёт сотруднику по его запросу для предъявления в различные инстанции: социальные службы, бухгалтерию второго родителя, Социальный фонд России и другие организации․ В этой статье разберём, в каких ситуациях требуется такая справка, как её правильно составить и на что обратить внимание․
Когда может понадобиться справка о неиспользовании льгот
На практике подобный документ запрашивается в нескольких типовых ситуациях:
- Дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребёнком-инвалидом․ Один из родителей оформляет эти дни по месту своей работы, а со второго родителя требуется справка о том, что он в текущем месяце (году) такими выходными не пользовался и заявление о их предоставлении не подавал․
- Отпуск по уходу за ребёнком и ежемесячное пособие․ Если пособие оформляет мать, с места работы отца запрашивается справка о том, что он отпуск по уходу за ребёнком не использует и пособие не получает․
- Налоговые вычеты на детей․ Повышенным вычетом может воспользоваться только один из родителей, поэтому в заявлении или справке указывается, что второй родитель льготой по месту своей работы не пользуется․
- Пособие по временной нетрудоспособности у совместителя․ Сотруднику-совместителю может потребоваться справка о том, что пособие по одному из мест работы не назначалось и не выплачивалось․
- Льготы по коммунальным услугам и иные социальные выплаты․ Иногда органы соцзащиты просят подтверждение, что работник не получает определённые льготы через работодателя․
Обязан ли работодатель выдавать такую справку
Единой утверждённой законом формы справки о неиспользовании льгот не существует․ Однако по общему правилу (ст․ 62 ТК РФ) работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику справки, связанные с работой․ Если запрошенная информация относится к трудовой деятельности сотрудника (использование отпуска, выходных дней, назначение пособий), отказать в выдаче документа работодатель не вправе․
Как правильно составить справку
Поскольку документ составляется в произвольной форме, важно соблюсти ряд требований, чтобы справку приняли в запрашивающей организации:
- Оформление на фирменном бланке организации с указанием наименования, ИНН, ОГРН, адреса и контактных данных․
- Реквизиты документа: номер и дата составления․
- Данные работника: ФИО полностью, должность, дата приёма на работу, при необходимости — СНИЛС и паспортные данные․
- Конкретное наименование льготы․ Это ключевой момент: льготы, которыми сотрудник не пользуется, должны быть поименованы точно․ Формулировка «не пользуется никакими льготами» юридически некорректна и может быть не принята․
- Период, за который подтверждается неиспользование льготы (текущий месяц, календарный год и т․ д․)․
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и главного бухгалтера, печать организации при её наличии․
Примерный текст справки
СПРАВКА
№ ___ от «___» ________ 20__ г․
Настоящая справка выдана Иванову Ивану Ивановичу, работающему в ООО «Пример» в должности инженера с (приказ № 15-к от ), в том, что он в текущем календарном году не использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребёнком-инвалидом, предусмотренные ст․ 262 ТК РФ, и заявление о их предоставлении не подавал․
Справка выдана для предъявления по месту требования․
Генеральный директор __________ /Петров П․П․/
Главный бухгалтер __________ /Сидорова А․А․/
Важные нюансы
- Справка фиксирует положение дел на дату выдачи․ Если работнику льгота положена по закону, он вправе начать пользоваться ею в любой момент, невзирая на ранее выданную справку․
- Для пособий по уходу за ребёнком и дополнительных выходных дней справку, как правило, нужно обновлять — ежемесячно или ежегодно, в зависимости от требований․
- Если сотрудник ранее работал у другого работодателя, может потребоваться справка с предыдущего места работы о том, что льгота в текущем году не использовалась или использовалась частично․
- Работнику рекомендуется подавать заявление о выдаче справки письменно и сохранять копию с отметкой о принятии․
Справка о том, что сотрудник не пользуется льготами, составляется в свободной форме, но должна содержать точное наименование льготы, период и полные данные работника и организации․ Работодатель обязан выдать такой документ в течение трёх рабочих дней после письменного обращения сотрудника․ Грамотно оформленная справка поможет избежать отказа при оформлении пособий, вычетов и других выплат членами семьи работника․