Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года — это ключевой документ для расчета страховых пособий по временной нетрудоспособности и материнству. Несмотря на переход на электронный больничный и взаимодействие с Социальным фондом России (СФР), данная справка остается актуальной для периодов работы до 2023 года, а также в случаях, когда автоматический запрос данных из СФР невозможен или неполон.

Нормативная правовая база

Основным документом, регламентирующим форму и порядок заполнения справки, является:

• Приказ Минтруда России от № 182н «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года…» (в ред. от ).

Приложения к приказу:

1. Приложение № 1 — Форма справки.
2. Приложение № 2 — Порядок выдачи справки.

Назначение и когда требуется справка

Справка выдается работнику для предоставления ее в страховщике (СФР) или работодателю для расчета пособий по временной нетрудоспособности (больничный), материнству и отцовству.

Основные основания для выдачи:

• Увольнение работника (в день увольнения вместе с трудовой книжкой и расчетом).
• Обращение работника за справкой (в течение года после увольнения, а также при текущих трудовых отношениях, если нужны данные за прошлые периоды).
• Ликвидация организации / прекращение деятельности ИП.

Важно: С года расчет пособий производится на основе данных, которые работодатель передает в СФР (сведения о заработной плате за 2 предшествующих календарных года). Однако справка 182н необходима для:

• Расчета пособий за периоды работы до 2023 года.
• Подтверждения дохода, если в СФР нет данных или они неверны.
• Работы по совместительству, если данные не переданы автоматически.

За какой период выдается справка?

Справка составляется за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы) или году обращения за справкой, а также за текущий календарный год (на дату обращения).

Примеры определения расчетного периода:

Какие выплаты включаются в справку?

В справку включаются только те выплаты, с которых были начислены страховые взносы в Пенсионный фонд (с 2023, в СФР).

Включаются (примерный перечень):

• Оклад, тарифная ставка.
• Премии, надбавки, поощрительные выплаты (если облагаются взносами).
• Выплаты за нерабочее время (отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск).
• Северные надбавки, районные коэффициенты.
• Вознаграждения по авторским договорам, договорам возмездного оказания услуг (ГПХ), если по ним платились взносы.

НЕ включаются:

• Материальная помощь (в пределах 4000 руб. в год на налоге, но по взносам — полностью исключена, если не облагалась).
• Пособия по БиР (беременности и родов), пособия по уходу за ребенком до 1,5 / 3 лет (они не облагаются взносами).
• Командировочные расходы (суточные в пределах норм).
• Страховые выплаты по ДМС, оплата санаториев.
• Выплаты по договорам ГПХ, по которым взносы не платились (например, физлицо-ИП на патенте).

Порядок заполнения формы (Приложение № 1 к Приказу № 182н)

Форма заполняется в двух экземплярах: один — работнику, второй — остается у работодателя (в личном деле или журнале учета).

Основные реквизиты:

1. Шапка: Наименование организации/ИП, ОГРН, ИНН/КПП, адрес.
2. Данные работника: ФИО, СНИЛС, Табельный номер, Должность.
3. Табличная часть (по годам):
   • Календарный год.
   • Сумма заработной платы и иных выплат, с которой начислены страховые взносы (руб., коп.).
   • Количество календарных дней, за которые начислена заработная плата (дни фактической работы + дни оплачиваемого отпуска + дни БиР до 2021 г. и др. периоды, зачтенные в стаж по старым правилам). Примечание: с 2021 года для расчета пособий используется календарный период (730 дней), но в справке 182н по приказу Минтруда все еще указываются «дни, за которые начислена зарплата» для информации.
4. Подписи: Должностное лицо (руководитель/бухгалтер), дата, печать (если есть), подпись работника о получении.

Сроки выдачи и порядок передачи (Приложение № 2 к Приказу № 182н)

Сроки:

• При увольнении: В день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ, п. 4 Приложения № 2 к Приказу № 182н).
• По требованию работника (после увольнения или при работе): Не позднее 3 рабочих дней с дня обращения (п. 5 Приложения № 2).

Способы передачи:

1. Лично под роспись (в журнале выдачи или на втором экземпляре справки).
2. Почтовым отправлением (заказным письмом с уведомлением о вручении) — если работник не может получить лично и просит прислать (п. 6 Приложения № 2). Срок 3 дней считается от дня обращения, а не от дня получения почтой.
3. В электронном виде — по согласованию с работником (с использованием ЭЦП или через личный кабинет/систему ЭДО), если это предусмотрено локальными актами.

Особенности за 2023–2025 годы: взаимодействие с СФР

С вступил в силу Федеральный закон от № 236-ФЗ, переведший функции ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР).

Как это влияет на справку 182н:

• Для периодов работы с 2023 года: Работодатель не обязан выдавать справку 182н автоматически при увольнении для целей расчета больничного. Данные передаются в СФР через отчетность (ЕФС-1, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ). СФР сам формирует сведения для расчета.
• Для периодов работы до 2023 года: Справка 182н обязательна, так как СФР не имеет достоверных данных по старым периодам (особенно если были реорганизации, смена ИНН/ОГРН, закрытие фирм).
• Если работник просит справку: Работодатель обязан выдать её в 3-дневный срок независимо от года, за которым нужны данные (п. 5 Приложения № 2 не отменен).

Ответственность за нарушение порядка выдачи

За несвоевременную выдачу или отказ в выдаче справки предусмотрена административная ответственность:

• Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение сроков выплаты заработной платы и иных выплат (к справкам приравнивается по судебной практике).
  • На должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
  • На организацию: штраф от 30 000 до 50 000 руб. (п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
  • При рецидиве — дисквалификация должностного лица (1–3 года) или штраф на юрлицо 50–100 тыс. руб.
• Ст. 19.5 КоАП РФ: Неисполнение законного предписания госинспектора труда (если проверка выявила факт отказа) — штраф на должностное лицо 1 000–5 000 руб.

Кроме того, работник имеет право обратиться в суд за компенсацией морального вреда и принуждением к выдаче справки.

Типичные ошибки при заполнении

• Указание «грязной» суммы (на руки) вместо суммы начислений. Нужен доход, с которого начислены взносы (до удержания НДФЛ).
• Включение выплат без взносов (материальная помощь, пособия ФСС/СФР, суточные). Это завышает базу и ведет к перерасчету пособия СФР в меньшую сторону с начислением недоимки на работодателя.
• Неверный расчет календарных дней. Не считаются дни неоплачиваемого отпуска, прогулы, стачка, дни ухода за ребенком до 1,5 лет (если не были оплачены как работа), дни получения пособия по БиР (с 2021 г. они не входят в «дни начисления зарплаты», но входят в общий стаж).
• Отсутствие подписи работника о получении. Риск спора о факте выдачи.
• Использование старой формы (до приказа № 182н или до редакции 2022 г.). Обязательно используйте актуальный бланк Приложения № 1.

Образец заполнения (Структура бланка)

СПРАВКА
о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года,
предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения
за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год,
на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней,
за которые начислена заработная плата

______________________________________________________________________________
| Наименование организации: ООО "Ромашка" |
| ОГРН: 1027700123456 ИНН/КПП: ###/770101001 |
| Адрес: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 1 |
|____________________________________________________________________________|
| Фамилия, имя, отчество работника: Иванов Иван Иванович |
| СНИЛС: 123-456-789 00 |
| Табельный номер: 0045 |
| Должность: Менеджер по продажам |
|____________________________________________________________________________|
| Календарный год | Сумма выплат (руб.), с которой начислены страховые взносы | Кол-во календ. дней |
|-----------------|---------------------------------------------------------|---------------------|
| 2022 | 1 200 000,00 | 365 |
| 2023 | 1 350 000,00 | 365 |
| 2024 (текущий) | 450 000,00 (на ) | 135 |
|-----------------|---------------------------------------------------------|---------------------|
| ИТОГО: | 3 000 000,00 | 865 |
|____________________________________________________________________________|
| Руководитель: _________________ /Петров П.П./ Бухгалтер: __________ /Сидорова С.С./ |
| М.П. |
| Дата выдачи: |
|____________________________________________________________________________|
| ПОДПИСЬ РАБОТНИКА О ПОЛУЧЕНИИ: _________________ /Иванов И.И./ «15» 05 2024 г. |
|____________________________________________________________________________|

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Нужно ли выдавать справку, если сотрудник уволен в 2024 году, а больничный откроет в 2025 году?

О: Да, если период работы пришелся на 2022–2023 годы (или раньше). Для расчета пособия в 2025 году базовым периодом будут 2023 и 2024 годы. Данные за 2023 год СФР получит из отчетности работодателя. Данные за 2022 год (если работник уволен в 2024) работнику понадобятся из справки 182н, выданной при увольнении. Если справка не выдана — работник обратится к вам за ней позже, и вы обязаны выдать за 3 дня.

В: Работник просит справку за 5 лет назад (например, за 2018–2019 гг.). Выдавать?

О: Форма 182н предусматривает заполнение только за два календарных года, предшествующие году обращения/увольнения, и текущий. Выдать справку за 2018–2019 гг. по форме 182н в 2024 году нельзя (форма не предназначена для этого). Можно выдать справку в свободной форме или выписку из индивидуального лицевого счета (если архив сохранен), но требования 182н к таким периодам не применяются.

В: Как заполнить графу «Количество календарных дней» за текущий неполный год?

О: Указываются фактические календарные дни с 1 января по дату увольнения/обращения, за которые начислена заработная плата (дни работы, оплачиваемый отпуск, болезнь, если больничный оплачивается работодателем). Дни неоплачиваемого отпуска, прогулы — не включаются.

В: Организация ликвидирована. Кто выдает справку?

О: Ликвидационная комиссия / ликвидатор. Архив документов передается в архивное учреждение. Бывший работник обращается в архив за справкой (или дубликатом).

Резюме для бухгалтера и кадровца

1. Имейте под рукой актуальный бланк Приложения № 1 к Приказу № 182н (ред. от ).
2. При увольнении — готовьте справку заранее, чтобы вручить в день выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).
3. Считайте базу строго по начисленным страховым взносам (сверяйте с РСВ / ЕФС-1 за соответствующие годы).
4. Ведите журнал выдачи справок (форма свободная, но обязательна для фиксации факта выдачи/отправки).
5. Помните: для периодов до 2023 года справка 182н, основной документ для СФР. Для периодов с 2023 года — основной источник, данные СФР, но справку по требованию работника выдавать обязаны.

Статья подготовлена на основании Приказа Минтруда России от № 182н (ред. от ), ТК РФ, ФЗ-236 от и судебной практики. Информация актуальна на 2024–2025 годы.