Получение единовременного пособия при рождении ребенка (также известного как «пособие по родам») требует подтверждения дохода застрахованного лица. С 2023 года порядок расчета и назначения пособий кардинально изменился в связи с переходом к единому принципу определения среднедневного заработка через Социальный фонд России (СФР). В этой статье подробно разберем, какая справка нужна, кто её выдает, какой формы она должна быть и как избежать ошибок при оформлении.

Зачем нужна справка о доходах и кто её предоставляет

Справка о доходах (до 2023 года — справка в форме 182/н) служит основой для расчета среднедневного заработка, от которого зависит сумма пособия. Сейчас СФР получает большинство данных автоматически через отчетность работодателей (ЕФС-1, ранее — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 6-НДФЛ).

• Работники по трудовому договору: Справку готовит и направляет в СФР работодатель. Работнику её запрашивать и приносить самостоятельно, как правило, не требуется.
• Самозанятые (НПД), ИП, нотариусы, адвокаты: Данные о доходах поступают в СФР от налоговой службы (ФНС) на основании деклараций. Справка от «работодателя» не нужна.
• Лица, не работавшие официально: Если страховых взносов не было, пособие назначается в минимальном размере (базовый размер пособия по родам с учетом районного коэффициента), справка о доходах не предоставляется.

Важно: Если вы работаете по гражданско-правовому договору (ГПХ) и за вас платили взносы в СФР (как за наемного работника), работодатель также обязан передать данные в фонд.

Какой период доходов учитывается

Для расчета пособия по рождению ребенка в 2024–2025 годах учитываются доходы за 2 календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (рождения ребенка).

Исключение: если в расчетный период входят периоды ухода за ребенком до 1,5 лет (или 3 лет), беременности и родов, ухода за инвалидом/пожилым человеком — эти периоды могут быть исключены (заменены) на более ранние годы по заявлению застрахованного, чтобы увеличить средний заработок.

Формы справок: что актуально сейчас

Для работников по трудовому договору (основной случай)

С 2023 года единой обязательной формы справки (старой 182/н) не существует. Работодатель формирует сведения о заработке и страховом стаже в составе отчета ЕФС-1 (раздел «Сведения о заработке и стаже») и сдает его в СФР ежемесячно.

Если СФР запрашивает уточняющие сведения (например, при ошибках в ЕФС-1 или для периодов до 2023 года), работодатель готовит справку в свободной форме (утвержденной локальным нормативным актом организации), содержащую обязательные реквизиты (см. ниже).

Для самозанятых, ИП, адвокатов, нотариусов

Отдельная справка не требуется. СФР получает данные о доходах от ФНС на основании:

• Декларации по НПД (самозанятые);
• Декларации 3-НДФЛ (ИП на ОСНО, адвокаты, нотариусы);
• Сведений о уплаченных страховых взносах (ИП на УСН, Патенте, ЕСХН).

Для военнослужащих, сотрудников МВД, ФСИН, МЧС, космонавтов

Данные передают ведомства (Минобороны, МВД и др.) в СФР в установленном ведомственном формате (приказ Минтруда/СФР). Личному составу справку брать не нужно.

Обязательные реквизиты справки (если готовится вручную/в свободной форме)

Если работодатель выдает справку на руки сотруднику (например, для подачи в МФЦ/СФР в бумажном виде при технических сбоях) или готовит уточняющую справку по запросу СФР, в ней обязательно должны быть:

1. Наименование организации / ФИО ИП (работодателя).
2. ИНН / КПП работодателя.
3. Регистрационный номер страхователя в СФР.
4. ФИО, СНИЛС, дата рождения застрахованного лица (работника).
5. Период работы (дата приема, дата увольнения — если уволен).
6. Доходы по каждому календарному году расчетного периода (сумма, с которой начислены страховые взносы).
7. Количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода (больничные, декрет, уход за ребенком и т.д.) — по годам.
8. Сведения о страховом стаже (общий, непрерывный — если актуально для старых периодов).
9. Подпись руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного лица), печать (если есть), дата составления.

Какие доходы включаются в расчет, а какие нет

Включаются (облагаются взносами в СФР):

• Оклад, тарифная ставка.
• Премии, надбавки, поощрения (ежеквартальные, годовые, за выслугу лет и т.д.).
• Оплата отпусков (основного и дополнительного).
• Выплаты по ГПХ договорам, если за исполнителя платили взносы в СФР как за наемного работника.
• Доходы ИП/самозанятых, с которых уплачены взносы в СФР (ОПС + ОМС).

НЕ включаются (не облагаются взносами / превышают лимит):

• Материальная помощь (до 4 000 руб. в год на каждого работника, сверх — облагается).
• Пособия по Беременности и Родам (БиР), по уходу за ребенком до 1,5 лет.
• Дивиденды (для ИП/акционеров — на них не платятся взносы в СФР на пособия).
• Доходы, превышающие максимальную базу для начисления страховых взносов по ОПС за каждый год расчетного периода.

Максимальные базы ОПС (потолки доходов для расчета пособия):

• За 2022 год: 1 032 000 руб.
• За 2023 год: 1 917 000 руб.
• За 2024 год: 2 225 000 руб.

Если доход работника выше потолка, в расчете учитывается именно потолок.

Порядок получения пособия: пошаговая инструкция

1. Подача заявления. Заявление на назначение пособия подается через портал Госуслуг, лично в МФЦ или в клиентскую службу СФР. Работодатель не является посредником для подачи заявления (в отличие от больничного).
2. Автоматический запрос данных. СФР сам запрашивает данные о заработке у работодателей (через ЕФС-1) и у ФНС (для ИП/самозанятых) за расчетный период.
3. Проверка данных. Застрахованный может заранее проверить свои доходы и стаж в Личном кабинете СФР (раздел «Пособия и выплаты» → «Сведения о заработке и стаже»).
4. Исключение периодов (по желанию). Если есть периоды ухода за ребенком/инвалидом в расчетные годы, нужно подать заявление об исключении периодов (можно на Госуслугах вместе с основным заявлением или отдельно). Это повысит среднедневной заработок.
5. Назначение и выплата. Срок назначения — до 10 рабочих дней с момента поступления всех сведений. Выплата производится на банковскую карту «Мир» или счет, указанный в заявлении.

Размеры единовременного пособия по рождению в 2024–2025 гг.

Сумма пособия = Среднедневной заработок × 140 дней (156 дней при осложненных родах, 194 дня при рождении двоих и более детей).

Минимальная сумма (при отсутствии доходов/стажа или низком заработке):

• С : 24 604,30 руб. (база 8 726,42 руб. × 0,4 × 140 / 30,4, упрощенно: базовый размер × коэф. индексации).
• С (прогноз с индексацией ~7,3%): ~ 26 400 руб. (точная цифра утверждается ежегодно правительством к 1 февраля).

Максимальная сумма (при доходах не ниже потолка базы ОПС за оба года):

• За 2024 год (расчет за 2022–2023): ~ 490 794 руб. (учитывая потолок 2022 г. 1 032 000 и 2023 г. 1 917 000).
• За 2025 год (расчет за 2023–2024): ~ 565 000 – 570 000 руб. (потолки 1 917 000 и 2 225 000).

Частые ошибки и как их исправить

Сроки обращения и выплаты

• Срок обращения: Заявление можно подать в течение 6 месяцев со дня рождения ребенка (ст. 11 ФЗ-81). Пособие назначается за весь период, но выплачивается единовременно.
• Срок назначения: Не более 10 рабочих дней с даты поступления в СФР полного пакета сведений.
• Срок выплаты: В течение 10 рабочих дней со дня назначения (обычно совпадает с назначением).

Особенности для работников, сменивших работу

Если в расчетный период (2 года) вы работали у нескольких работодателей:

• СФР автоматически суммирует доходы от всех работодателей, сдавших ЕФС-1.
• Суммарный доход за год не может превысить максимальную базу ОПС этого года.
• Вам не нужно бегать по бывшим работам за справками. Достаточно проверить в ЛК СФР, что все периоды и суммы отразились верно.

На сегодняшний день оформление справки о доходах для единовременного пособия по рождению максимально автоматизировано. Главная задача застрахованного — заранее (до родов или сразу после) проверить корректность начисленных зарплат и уплаченных взносов в Личном кабинете СФР. Если данные верны — достаточно просто подать заявление на Госуслугах. Если найдены расхождения, оперативно связаться с бухгалтерией работодателя для сдачи исправленной ЕФС-1. В сложных случаях (ликвидированные организации, ошибки старых периодов) помощь оказывают специалисты клиентской службы СФР.

Статья подготовлена на основании Федерального закона от № 81-ФЗ «О государственном пособии по рождению ребенка», Федерального закона от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством», Приказа Минтруда и СФР, а также актуальных порогов баз ОПС на 2022–2024 годы. Информация носит справочный характер. Для решения индивидуальных вопросов обращайтесь в СФР или к юристу по трудовому праву.