В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3․х процесс внесения данных из справки о заработке за два расчетных года (ранее — форма 182н, сейчас — сведения о заработке для расчета среднего заработка) зависит от того, какую задачу вы решаете: оформляете справку для уволенного сотрудника или вносите данные о доходах нового сотрудника, пришедшего с другого места работы, для расчета его больничного или декретного․

Основные сценарии

1. Выдача справки сотруднику — формирование документа «Справка о заработке за 2 расчетных года» для предоставления в новый орган социального страхования (СФР) или новому работодателю․
2. Внесение внешних данных для расчета пособия — ручной ввод сведений о заработке за предшествующие 2 календарных года, если сотрудник предоставил справку от прошлого работодателя․

Сценарий 1: Формирование справки для выдачи сотруднику (увольнение/перевод)

Если сотрудник уволился или ему нужна справка для банка/СФР, используется специальный документ;

Путь в интерфейсе:

• Раздел: «Кадры» → «Все кадровые документы» (или «Документы кадрового учета»);
• Действие: Кнопка Создать → Справка о заработке за 2 расчетных года․

Заполнение документа:

1. Организация: выберите свою организацию․
2. Сотрудник: укажите работника․
3. Период расчета: автоматически подставляются два календарных года, предшествующих году события (увольнения/болезни)․ При необходимости скорректируйте вручную․
4. Заполнение данными: нажмите кнопку Заполнить (или «Рассчитать»)․ Программа автоматически подтянет начисленные за эти периоды суммы, подлежащие учету при расчете среднего заработка (согласно Приказу Минтруда № 922н / Постановлению № 1110)․
5. Проверка: перейдите на вкладку Табличная часть «Сведения о заработке»․ Убедитесь, что исключены выплаты, не подлежащие учету (материальная помощь сверх 4000 руб․, подарки, дивиденды и т․д․ — они не должны попасть в справку, если настроены верно виды начислений)․
6. Проведение и печать: проведите документ․ Нажмите Печать → «Справка о заработке за 2 расчетных года» (форма по Приказу Минтруда от № 94н / современный формат сведений для СФР)․

Сценарий 2: Внесение данных из справки предыдущего работодателя (для расчета больничного/декретного)

Если сотрудник пришел к вам и предоставил справку о заработке за 2 предшествующих года от прошлой работы, эти данные нужно внести в программу ДО расчета пособия по временной нетрудоспособности или декретному․

Где вносить: Документ «Сведения о заработке за 2 расчетных года» (Ввод внешних данных)

• Раздел: «Зарплата» → «Все начисления» (или «Документы начислений»)․
• Действие: Кнопка Создать → в группе «Ввод начальных сальдо и внешних данных» выберите Сведения о заработке за 2 расчетных года․

Пошаговое заполнение:

1. Период: укажите дату документа (обычно дату приема на работу или дату начала расчетного периода больничного)․
2. Организация: ваша текущая организация․
3. Сотрудник: выберите нового сотрудника․
4. Расчетный период: программа автоматически определит два календарных года, предшествующих году начисления пособия․ Не меняйте эти даты вручную, если только сотрудник не предоставил справку за другие периоды (например, замена расчетного периода по его заявлению)․
5. Табличная часть «Сведения о заработке»: заполните строки вручную на основании бумажной справки:
   • Год: 2024, 2025 и т․д․
   • Заработок, подлежащий учету: сумма из справки (графа «Заработок, подлежащий учету при расчете среднего заработка»)․
   • Дни, подлежащие учету: количество календарных дней, за которые начислен этот заработок (обычно 365/366, если работал полный год, или меньше при неполных периодах)․
   • Исключенные периоды: если в справке указаны периоды, исключенные из расчета (декрет, уход за ребенком, неоплачиваемый отпуск), их не нужно вносить в эту таблицу как заработок․ Дни исключенных периодов учитываются отдельно в документе расчета пособия (см․ ниже)․
6. Вкладка «Исключенные периоды» (есть в некоторых версиях/редакциях): при необходимости укажите периоды, которые нужно исключить из расчета среднего (декретные отпуска, уход за ребенком до 1․5/3 лет за последние 2 года)․ Это увеличит средний заработок․
7. Проведение: проведите документ․ Данные попадут в регистр накопления «Сведения о заработке за 2 расчетных года»․

Как программа использует эти данные при расчете пособия

При проведении документа «Начисление пособия по временной нетрудоспособности» (больничный) или «Начисление пособия по беременности и родам»:

1. Алгоритм берет «Расчетный период» (2 календарных года)․
2. Суммирует заработок из регистра «Сведения о заработке за 2 расчетных года» (ваш текущий + введенные внешние)․
3. Суммирует дни из того же регистра․
4. Проверяет «Исключенные периоды» (если они были введены в документе «Сведения о заработке․․․» или в самом больничном на вкладке «Исключенные периоды»)․
5. Рассчитывает среднедневной заработок: Сумма заработка / Сумма дней․
6. Применяет лимиты (макс․ база за год = 465 000 * 2 = 930 000 руб․ на 2024 год, актуализируется ежегодно) и стаж․

Чек-лист: типичные ошибки при вводе

• Ввод «грязного» заработка: в справке от прошлого работодателя в графе «Заработок» уже должна быть сумма ТОЛЬКО подлежащая учету․ Не вводите в 1С общую сумму начислений с НДФЛ или с материальной помощью, если они не вошли в базу по справке․
• Неверные дни: в графе «Дни» нужно указывать календарные дни, за которые начислен заработок (обычно 365/366)․ Если сотрудник работал не полный год, дни пропорционально․ Не ставьте 0 дней при ненулевом заработке и наоборот․
• Игнорирование исключенных периодов: если у сотрудника был декрет или уход за ребенком в расчетных годах, обязательно укажите их во вкладке «Исключенные периоды» документа «Сведения о заработке․․․» или в самом документе больничного․ Иначе средний заработок будет занижен․
• Дублирование: если сотрудник работал у вас в расчетный период, данные уже есть в регистре․ Вручную вводить их повторно через «Сведения о заработке․․․» не нужно, программа подтянет их автоматически при расчете больничного;
• Смена расчетного периода: если сотрудник пишет заявление о замене расчетного периода (перевод на более выгодные годы), в документе «Сведения о заработке․․․» нужно вручную поменять годы на вкладке «Основное» и ввести данные за те годы, которые выбрал сотрудник․

Проверка корректности перед сдачей отчетности

Перед расчетом больничного или сдачей СЗВ-ОТПУСК/СЗВ-ПОСОБИЕ проверьте накопленные данные:

• Отчет: «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Анализ заработка для расчета пособий» (или «Сведения о заработке за 2 расчетных года» в отчетах «Анализ данных»)․
• Выберите сотрудника и период расчета․ Увидите итоговый заработок, дни и среднедневной заработок, который «заложится» в пособие․

Резюме: где нажать?

Правильный и своевременный ввод этих данных гарантирует корректный расчет пособий по временной нетрудоспособности и декретным отпускам, а также отсутствие претензий со стороны СФР при проверках․