Соглашение сторон о предоставлении отпуска — это локальный нормативный акт (или двусторонний документ), который фиксирует волю работодателя и работника по вопросам предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в порядке, отличном от общего графика, или по иным основаниям, требующим взаимного согласия․ Грамотное оформление этого документа защищает права обеих сторон и предотвращает трудовые споры․

Правовые основания оформления

Основным документом, регулирующим порядок предоставления отпусков, является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ Ключевые статьи, на которые ссылаются при составлении соглашения:

• Ст․ 123 ТК РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются согласно утвержденному графику․ Изменение сроков возможно только по соглашению сторон․
• Ст․ 124 ТК РФ — порядок предоставления отпусков (перевод на другой срок, разделение частей)․
• Ст․ 125 ТК РФ — отзыв из отпуска (требуется письменное согласие работника)․
• Ст․ 128 ТК РФ — предоставление отпуска без сохранения заработной платы (по желанию работника по уважительным причинам)․
• Ст․ 263 ТК РФ — дополнительные гарантии для работников с несовершеннолетними детьми (отпуск в удобное для них время)․

Когда требуется составление соглашения

Не всегда нужен отдельный документ под названием «Соглашение»․ Часто достаточно заявления работника и приказа работодателя․ Однако двустороннее соглашение обязательно или крайне желательно в следующих случаях:

1. Перенос отпуска на другой срок (по инициативе работодателя или работника), если это не связано с производственной необходимостью (ст․ 124 ТК РФ)․
2. Разделение отпуска на части, если одна из частей превышает 14 календарных дней (требуется согласие работодателя)․
3. Отзыв работника из отпуска (ст․ 125 ТК РФ) — возможно только с письменного согласия работника․
4. Замена неиспользованной части отпуска денежной компенсацией (ст․ 126 ТК РФ) — только по письменному заявлению работника и согласии работодателя (для основного отпуска за превышающие 28 дней части)․
5. Предоставление отпуска без сохранения заработной платы (ст․ 128 ТК РФ) — по соглашению сторон․
6. Предоставление отпуска работникам с детьми, пенсионерам, инвалидам ВОВ в удобное для них время (ст․ 263 ТК РФ), часто оформляется заявлением, но фиксация согласия работодателя в виде соглашения исключает риски․

Структура и обязательные реквизиты документа

Единой утвержденной формы (как бланк Т-6 или Т-7) для этого соглашения не существует․ Организация разрабатывает его самостоятельно (в ЛНА или как отдельный документ)․ Обязательные реквизиты (согласно ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и делопроизводству):

• Наименование документа (например, «Соглашение сторон о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»)․
• Дата составления и место составления (город/населенный пункт)․
• Реквизиты сторон:
  • Работодатель: полное наименование, ИНН/КПП, ФИО уполномоченного лица (директора), основание действия (Устав, Доверенность)․
  • Работник: ФИО полностью, должность, структурное подразделение, номер/дата трудового договора․
• Предмет соглашения: четкое описание того, о чем договорились (например: «предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск за 2023 рабочий год в период с по (21 календарный день)» или «разделить отпуск на две части: 14 дней — июль, 7 дней — январь»)․
• Основание: ссылка на статью ТК РФ, внутренний трудовой распорядок, коллективный договор․
• Порядок расчета оплаты (если есть особенности: предоплата за 3 дня до начала, компенсация и т․д․)․
• Подписи сторон с расшифровкой (ФИО) и датой подписания․ Печать организации (при наличии)․

Образец заполнения Соглашения (универсальный шаблон)

Ниже приведен типовой образец, который можно адаптировать под конкретную ситуацию․

СОГЛАШЕНИЕ СТОРОН
о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

г․ Москва «15» июня 2024 г․

Мы, нижеподписавшиеся:

Работодатель — Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»), ИНН ###, КПП 770101001, именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны,

и

Работник — Петров Петр Петрович, паспорт 4500 123456, выдан Отделением УФМС России по г․ Москве , код подразделения 770-010, проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5, работающий на должности старшего менеджера отдела продаж (трудовой договор № 45 от г․), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны,

вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

Стороны договорились предоставить Работнику ежегодный оплачиваемый основной отпуск за 2023 рабочий год (период работы с по ) в следующем порядке:

• Первая часть: 14 календарных дней — с по включительно;
• Вторая часть: 14 календарных дней — с по включительно․

Общая продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней․

Основанием для предоставления отпуска в указанные сроки (с отклонением от графика отпусков) является статья 124 ТК РФ и п․ 4․2 Положения об отпусках ООО «Вектор»․

ОПЛАТА ОТПУСКА

Оплата отпуска производится в порядке, установленном ст․ 136 ТК РФ и Положением об оплате труда ООО «Вектор», не позднее чем за 3 календарных дня до начала каждой части отпуска․

Средний заработок Работника сохраняется в полном объеме․

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

Работодатель обязуется своевременно издать Приказ о предоставлении отпуска и обеспечить выплату отпускных․

Работник обязуется выйти на работу по истечении каждой части отпуска в установленные сроки․

В случае болезни Работника в период отпуска, сроки отпуска не продлеваются и не переносятся (за исключением случаев, предусмотренных ст․ 124 ТК РФ — госпитализация и т․д․)․

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами․

Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: один — для Работодателя, второй — для Работника․

Изменения и дополнения в настоящее Соглашение могут быть внесены только путем составления дополнительного соглашения в письменной форме․

АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Определите основание․ Уточните, почему график не подходит (просьба работника, производственная необходимость, отзыв, разделение частей)․ От этого зависит ссылка на статью ТК РФ․
2. Рассчитайте сроки․ Убедитесь, что работник отработал 6 месяцев (для первого отпуска) или наступил рабочий год․ Проверьте, не превышает ли одна из частей 14 дней (если превышает — нужно согласие работодателя, которое и фиксируется этим соглашением)․
3. Заполните шапку․ Укажите актуальные реквизиты организации и паспортные данные работника (или данные из трудовой книжки/СТР)․
4. Сформулируйте предмет․ Пишите конкретные даты («с 10․07 по 30․07»), а не просто «в июле»․ Укажите количество дней для каждой части․
5. Пропишите финансовые условия․ Стандарт — за 3 дня до начала․ Если стороны договорились иначе (например, выплата в день выдачи зарплаты) — это должно быть зафиксировано, но не может ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ․
6. Подпишите в двух экземплярах․ Один остается в кадровом деле/учетной карточке отпусков (Т-2), второй выдается работнику под роспись в журнале учета приказов/соглашений․
7. Издайте Приказ (Распоряжение)․ На основании соглашения кадровик готовит приказ по форме Т-6 (или Т-6а) или в свободной форме․ Приказ — это распорядительный документ, на основании которого бухгалтерия начислит отпускные․

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие дат․ Фраза «отпуск предоставляется в июле» недопустима․ Нужен конкретный период․
• Нарушение правила 14 дней․ Если одна часть отпуска менее 14 дней (без согласия работодателя) или более 14 дней без фиксации согласия — риск штрафов по ст․ 5․27 КоАП РФ․
• Предоставление отпуска «в долг» (за будущий период)․ Нельзя оформлять соглашение на отпуск за рабочий год, который еще не наступил (кроме случаев ст․ 122 ТК РФ, до 6 месяцев по соглашению сторон, но это исключение)․
• Путаница с «Заявлением»․ Заявление пишет работник (односторонняя воля)․ Соглашение подписывают двое․ Если работодатель инициировал перенос — без соглашения (подписи работника) приказ незаконен․
• Игнорирование графика отпусков․ Соглашение — это исключение из графика․ Если график не утвержден — это отдельное нарушение (штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Отличие от Заявления и Приказа

Хранение и учет

• Срок хранения: 75 лет (как документы по учету рабочего времени и оплате труда), если организация не утвердила иные сроки в соответствии с архивным законодательством (приказ Минкультуры № 2368)․
• Место хранения: Личное дело работника (учетная карточка формы Т-2) — 1 экземпляр․ Второй экземпляр, у работника․
• Учет: Данные из соглашения переносятся в Учетную карточку отпусков (ф․ Т-2), в График отпусков (корректировка) и в Журнал учета приказов по личному составу․

Особенности для отдельных категорий работников

Беременные женщины, несовершеннолетние, работники с детьми до 14 лет (ст; 260, 263, 267 ТК РФ)

Им отпуск предоставляется в удобное для них время независимо от графика․ Формально это право работника, реализуемое через Заявление․ Однако для подтверждения того, что работодатель уведомлен и согласен на конкретные даты (чтобы не возникло простоя), целесообразно оформить Соглашение, ссылаясьсь на соответствующую статью ТК РФ․

Работники на вредных/опасных условиях (ст․ 117 ТК РФ)

Имеют право на дополнительный отпуск (не менее 7 дней)․ Соглашение может потребоваться, если они хотят присоединить его к основному или разделить․

Внешние совместители (ст․ 286 ТК РФ)

Отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы․ Если по основному месту отпуск в другом периоде — оформляется Соглашение о предоставлении отпуска в удобное для совместителя время (часто без сохранения зарплаты, если основной отпуск уже использован, или за свой счет)․

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2023 года (ФЗ № 377-ФЗ) допускается оформление кадровых документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)․

• Соглашение может быть подписано УКЭП обеих сторон․
• Обязательно наличие реквизитов ЭП в документе․
• Работодатель обязан обеспечить работнику доступ к документу в личном кабинете на портале Госуслуг или в внутренней системе ЭДО․
• Бумажный экземпляр при этом не обязателен, если стороны перешли на полноценный безбумажный документооборот (утвержден Положение об ЭДО, получены согласия работников)․

Грамотно составленное Соглашение сторон о предоставлении отпуска, это гарантия правовой безопасности для бизнеса и спокойствия для сотрудника․ Оно фиксирует компромисс там, где жесткий регламент ТК РФ требует взаимного согласия․ Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под локальные нормативные акты вашей организации (Положение об отпусках, Коллективный договор) и всегда проверяйте актуальность ссылок на статьи Трудового кодекса РФ перед подписанием․

Помните: Любые изменения в сроках отпуска, зафиксированные в Приказе, требуют основания․ Если основание — воля двух сторон, основанием и является это Соглашение․