Служебная записка о состоянии охраны труда — это внутренний документ, с помощью которого руководители подразделений, специалисты по охране труда или работники информируют руководство организации о текущей ситуации в сфере безопасности на производстве. Такой документ помогает своевременно выявлять нарушения, планировать мероприятия по улучшению условий труда и фиксировать выполнение требований законодательства.

Законодательная основа

Согласно статье 21 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работник имеет право на защиту своих прав и законных интересов, а также на рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда. В свою очередь, статья 214 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать безопасные условия труда, проводить обучение работников и контролировать состояние охраны труда на объектах.

Служебная записка не имеет строго утверждённой формы, однако должна соответствовать общим требованиям делопроизводства и внутренним локальным актам организации.

Когда составляется служебная записка

• при выявлении нарушений требований охраны труда на объекте;
• по итогам плановых или внеплановых проверок состояния безопасности;
• при необходимости закупки средств индивидуальной защиты;
• после несчастного случая или инцидента на производстве;
• для докладa руководству о выполнении предписаний контролирующих органов;
• при необходимости проведения ремонта оборудования, влияющего на безопасность.

Структура документа

Служебная записка о состоянии охраны труда обычно включает следующие элементы:

1. Шапка документа — наименование организации, должность и ФИО адресата (кому адресована записка), должность и ФИО составителя.
2. Название документа, «Служебная записка».
3. Дата и регистрационный номер — присваиваются в соответствии с правилами внутреннего документооборота.
4. Заголовок к тексту — краткое отражение темы, например: «О состоянии охраны труда на объекте».
5. Основная часть — описание ситуации, выявленных нарушений или результатов проверки.
6. Предложения — рекомендации по устранению недостатков.
7. Подпись — должность, подпись и расшифровка составителя.

Образец служебной записки

Общество с ограниченной ответственностью «СтройМонтаж»

Генеральному директору
ООО «СтройМонтаж»
Иванову И.И.

от специалиста по охране труда
Петрова Сергея Сергеевича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

г.     № 15-ОТ

О состоянии охраны труда на объекте

В ходе плановой проверки состояния охраны труда на объекте «Жилой комплекс по ул. ###, д. 12», проведённой , выявлены следующие нарушения:

1. Не в полном объёме обеспечены работники средствами индивидуальной защиты (отсутствуют защитные каски у 4 работников бригады № 2).
2. Ограждения котлована на участке № 3 частично повреждены и не соответствуют требованиям безопасности.
3. Журнал инструктажей по охране труда ведётся с нарушениями (отсутствуют подписи двух работников о прохождении повторного инструктажа).

На основании изложенного предлагаю:

1. Организовать закупку средств индивидуальной защиты в срок до .
2. Поручить производителю работ Сидорову А.А. восстановить ограждения котлована в срок до .
3. Провести внеплановый инструктаж с работниками бригады № 2 и оформить записи в журнале инструктажей.

Специалист по охране труда     ____________ /Петров С.С./

Рекомендации по составлению

• Излагайте информацию кратко, конкретно и по существу, избегая эмоциональных оценок.
• Обязательно указывайте даты, места и конкретные факты нарушений.
• При необходимости прилагайте подтверждающие материалы: фотографии, акты проверок, копии предписаний.
• Формулируйте предложения так, чтобы они были выполнимыми и имели конкретные сроки и ответственных лиц.
• Регистрируйте записку в журнале внутренней документации — это важно при проверках со стороны Государственной инспекции труда.

Грамотно составленная служебная записка о состоянии охраны труда, эффективный инструмент внутреннего контроля. Она позволяет своевременно устранять нарушения, снижать риски производственного травматизма и подтверждать добросовестность работодателя при проверках контролирующих органов. Регулярное документирование состояния охраны труда на объектах способствует формированию культуры безопасности в организации.