С 1 января 2024 года форма ЕФС-1 (Единая форма сведений) полностью заменила собой множество кадровых отчетов, включая привычную СЗВ-ТД․ Теперь все сведения о трудовой деятельности сотрудников — прием, увольнение, переводы, изменение ФИО и др․ — передаются в Социальный фонд России (СФР) именно через этот отчет․ Несвоевременная сдача раздела «Сведения о трудовой деятельности» при найме работника влечет за собой административную ответственность․ В статье подробно разберем сроки, размеры штрафов за 2026 год и нюансы, о которых стоит знать бухгалтеру и руководителю․
Ключевые сроки сдачи ЕФС-1 при приеме на работу
Согласно текущему законодательству (ст․ 15․33 КоАП РФ и нормативным актам СФР), сроки подачи зависят от типа кадрового события:
- Прием на работу, увольнение, приостановление/возобновление трудового договора: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (распоряжения)․
- Остальные кадровые изменения (перевод, изменение ФИО, присвоение квалификации и т․д․): до 15 числа месяца, следующего за отчетным․
Важно: «Следующий рабочий день» означает календарный день, следующий за днем приказа, если он не выпадает на выходной или праздник․ В этом случае дедлайн сдвигается на первый рабочий день․
Размер штрафа за опоздание (ст․ 15․33 КоАП РФ)
За нарушение порядка и сроков представления в СФР сведений для индивидуального (персонифицированного) учета предусмотрены следующие финансовые санкции:
- За несвоевременную сдачу сведений о трудовой деятельности (раздел ЕФС-1, бывшая СЗВ-ТД): 1 000 рублей за каждое застрахованное лицо (сотрудника), по которому отчет сдан с опозданием или не сдан вовсе․
- За несвоевременную сдачу других сведений (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и др․): установлены иные ставки (обычно 500 руб․ за каждое лицо, но актуальные суммы лучше сверять в ст․ 15․33 КоАП РФ на момент проверки)․
Штраф налагается на организацию или ИП (юридическое лицо/ИП как работодатель)․ Долностные лица (бухгалтер, директор) по данной статье ответственности не привлекаются, однако повторные нарушения могут стать основанием для проверок и дополнительных претензий․
Основания для начисления штрафа
СФР выносит предписание об устранении нарушения и/или протокол об административном правонарушении не только за «чистое» опоздание․ Основаниями являются:
- Пропуск дедлайна, отчет подан позже следующего рабочего дня после приказа о приеме․
- Полное непредставление отчета — данные о сотруднике не переданы вообще․
- Нарушение формата подачи — сдача на бумажном носителе без права на это (см․ п․ 4) или с техническими ошибками формата (невалидный XML, неверная версия схемы)․
- Недостоверные сведения — ошибки в СНИЛС, датах, номерах документов, видах деятельности, которые фонд расценивает как умышленное искажение или грубую небрежность․
Особенности для малого бизнеса (до 10 сотрудников)
Организации и ИП, среднесписочная численность работников которых не превышает 10 человек, сохраняют право сдавать отчетность в СФР на бумажном носителе:
- Лично в клиентскую службу СФР;
- Через МФЦ («Мои Документы»);
- Почтовым отправлением (ценным письмом с вложением описи)․
Для всех остальных работодателей (численность > 10 чел․) подача только в электронном виде (через СБИС, 1С-Отчетность, Контур․Экстерн, личный кабинет СФР и т․д․) обязательна․ Сдача бумажного отчета без права на это равнозначна непредставлению и влечет штраф 1 000 руб․ за сотрудника․
Судебная практика: можно ли уменьшить штраф?
Суды не всегда поддерживают позицию фонда о начислении максимальных сумм, особенно если речь идет о единичных ошибках или незначительных задержках․
Пример из практики (2025 год): Постановление АС Западно-Сибирского округа от (Ф04-5660/2024 по делу А45-20358/2024)․ Суд удовлетворил иск организации о признании решения СФР недействительным в части начисления штрафов, указав на непропорциональность наказания характеру нарушения (опоздание на несколько дней по одному сотруднику при отсутствии умысла)․
Аргументы, которые работают в суде:
- Отсутствие умысла (технический сбой, ошибка оператора связи, форс-мажор)․
- Незначительность нарушения (опоздание на 1–2 дня, один сотрудник)․
- Добровольное устранение нарушения до выявления его СФР․
- Отсутствие ущерба для права застрахованного лица (пенсия/пособия назначаются вовремя)․
Однако на практике суды часто оставляют штраф в силе, если нарушение системное или работодатель игнорировал предписание СФР об устранении нарушения․
Типичные ошибки при заполнении ЕФС-1 (раздел «Трудовая деятельность»), приводящие к штрафам
Даже если отчет сдан в срок, СФР может выявить ошибки и расценить их как нарушение порядка представления (недостоверные сведения)․ Частые проблемы:
- Неверное заполнение граф дат: несовпадение даты приказа и даты начала работы (графы 2 и 9 в старой терминологии СЗВ-ТД / соответствующие блоки в ЕФС-1)․
- Дублирование номеров договоров: использование одного номера трудового договора для разных периодов или сотрудников без оснований․
- Ошибки в СНИЛС: неверная контрольная цифра или номер․
- Отсутствие основания для приема: не заполнен вид приема (перевод, первичный прием, восстановление и т․д․)․
Алгоритм действий, если срок пропущен
- Сдайте отчет немедленно․ Даже с опозданием подача ЕФС-1 прекращает продолжение нарушения․
- Проанализируйте причину․ Если это технический сбой на стороне оператора ЭДО или СФР, сохраните логи, скриншоты, ответы службы поддержки․
- Дождитесь предписания/протокола․ СФР сначала направляет предписание об устранении нарушений (обычно 10–30 дней на исправление)․ Если выполнили — протокол может не составить․
- Подайте объяснения․ В течение 10 дней со дня получения протокола направьте в СФР письменные объяснения с просьбой не применять штраф (ст․ 1․5, 4․1 КоАП РФ — незначительность, отсутствие умысла)․
- Обратитесь в суд․ Если штраф начислен — обжалуйте решение в Арбитражный суд по месту нахождения СФР (или по месту регистрации организации) в 3-месячный срок․
Чек-лист: как не получить штраф в 2026 году
- Настройте в 1С/бухгалтерской программе автоматическое создание ЕФС-1 сразу после ввода приказа о приеме․
- Установите контрольные даты (дедлайны) в календаре бухгалтера/Кадрового отдела: «Сдать ЕФС-1 по Иванову — до [дата следующего рабочего дня]»․
- Перед отправкой прогоняйте отчет через проверку валидности (встроенную в СБИС/Контур/1С или через «Проверку отчетности» в ЛК СФР)․
- Проверяйте квитанции о приеме (файл квитанции должен иметь статус «Принят»/«Пройден контроль формата/логики»)․ Отсутствие квитанции = непредставление․
- Ведите журнал учета сдачи отчетности (электронный или бумажный) с фиксацией даты/времени отправки и номера квитанции․
- При численности > 10 чел․ используйте только электронные каналы (СБИС, Телеком, 1С-Отчетность, ЛК СФР)․
Штраф 1 000 рублей за каждого сотрудника за опоздание с ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности») при приеме на работу — реальный риск для любого работодателя в 2026 году․ Жесткий дедлайн — следующий рабочий день после приказа, не прощает хаотичного документооборота․ Автоматизация процессов, жесткий внутренний регламент передачи приказов в бухгалтерию и проверка квитанций СФР — единственные надежные способы избежать финансовых потерь и споров с контролирующим органом․
Статья подготовлена на основании действующего Кодекса об административных правонарушениях РФ (ст․ 15․33), нормативных актов СФР и судебной практики на 2026 год․ Информация носит справочный характер․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или аудитору․