Своевременное и достоверное представление сведений о трудовой деятельности работников в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР и ФСС) — это прямая обязанность каждого работодателя (организации или индивидуального предпринимателя). Нарушение сроков или предоставление недостоверных данных влечет за собой административную ответственность в виде штрафов. В данной статье подробно разберем нормативную базу, сроки сдачи, размеры санкций и судебную практику по данному вопросу на актуальную дату 28 сентября 2026 года.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим порядок индивидуального (персонифицированного) учета, является Федеральный закон от N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» (ред. от ).

Согласно ст. 6 и ст. 11 Закона № 27-ФЗ, работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности (ранее — форму СЗВ-ТД, сейчас — в составе формы ЕФС-1) в установленные законом сроки. Ответственность за нарушение установлена статьей 15.6 КоАП РФ (в части несвоевременного представления сведений) и статьей 126 НК РФ (в части нарушения сроков сдачи отчетности).

Какие события требуют предоставления сведений

Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1) передаются при наступлении следующих кадровых мероприятий:

• Прием на работу (трудовую деятельность);
• Перевод на другую постоянную должность;
• Изменение наименования должности (профессии) без перевода;
• Увольнение;
• Предоставление работнику сведений о трудовой деятельности по его требованию (ст. 66.1 ТК РФ);
• Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) или о продолжении ведения бумажной ТК.

Сроки предоставления сведений (ЕФС-1)

Согласно п. 3.3 Регламента заполнения ЕФС-1 и п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:

Сведения о трудовой деятельности за отчетный месяц передаются в Социальный фонд не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Важное уточнение: Если 15-е число выпадает на нерабочий день (выходной, праздник), срок сдачи переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.

Исключение: при переводе работника на другую постоянную должность или подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки сведения также сдаются не позднее 15 числа следующего месяца.

Виды нарушений и соответствующие штрафы

Законодатель разделяет ответственность на штрафы на должностных лиц и штрафы на юридических лиц/ИП.

Штрафы на должностных лиц (ст. 15.6 КоАП РФ)

Налагаются за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.1 статьи 6 Закона № 27-ФЗ.

• Размер штрафа: от 300 до 500 рублей.
• Субъект: должностное лицо, виновное в нарушении (бухгалтер, директор, кадровый сотрудник).

Штрафы на организаций и ИП (ст. 126 НК РФ)

Применяются за несвоевременное представление отчетности (ЕФС-1 является отчетностью) в налоговый орган (через СФР).

• За просрочку до 180 дней (ч. 1 ст. 126 НК РФ): 200 рублей за каждый код причины регистрации (КПП) организации. Для ИП, фиксированные 200 рублей.
• За просрочку более 180 дней (ч. 2 ст. 126 НК РФ): 1000 рублей за каждый КПП (для ИП — 1000 рублей).

Ответственность за недостоверные сведения

Представление в ЕФС-1 (подразделе 1.1) недостоверных сведений о трудовой деятельности (неверные даты, неверные основания увольнения, неверные наименования должностей) квалифицируется так же, как и несвоевременное представление.

• Для должностных лиц, штраф 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).
• Для организации, штраф по ст. 126 НК РФ (если отчет не принят фондом из-за ошибок, он считается не сданным);

Судебная практика: уважительные причины и технические сбои

Суды нередко встают на сторону работодателей, если нарушение сроков произошло не по их вине; Яркий пример — Постановление АС Центрального округа от по делу № А64-5239/2024.

Суть дела:

Работодатель не успел сдать ЕФС-1 в срок из-за технического сбоя у оператора связи (провайдера интернета/ЭДО), через который осуществлялась передача отчетности.

Позиция суда:

Технический сбой на стороне оператора связи признается уважительной причиной (форс-мажором), исключающей вину налогоплательщика. Штраф по ст. 126 НК РФ отменен.

Порядок обжалования наложенных штрафов

1. Предписание/Решение налогового органа: Получив требование об уплате штрафа (обычно после камеральной проверки ЕФС-1), у вас есть 10 рабочих дней на обжалование в вышестоящую инспекцию ФНС.
2. Жалоба в вышестоящую инспекцию ФНС: Рассматривается в течение 10 дней (может быть продлено до 30).
3. Обжалование в Арбитражный суд: Если решение вышестоящей инспекции не удовлетворительно, подается иск в арбитражный суд по месту нахождения налогового органа (срок — 3 месяца со дня получения решения).
4. Доказательная база: Квитанции о приеме отчета СФР, логи передачи, акты технических сбоев, переписка с техподдержкой оператора ЭДО/связи.

Как избежать штрафов: чек-лист для бухгалтера и кадровика

• Ведение календаря отчетности: Жестко зафиксировать дату — 15-е число каждого месяца (с учетом переноса на рабочий день).
• Автоматизация: Использовать программы бухгалтерии (1С, Контур, Эльба и др.) с контролем дедлайнов и проверкой ошибок перед отправкой.
• Проверка квитанций: Обязательно сохранять квитанцию СФР о приеме отчета (статус «Принят»). Без квитанции отчет считается не сданным.
• Резервные каналы связи: Настроить отправку через нескольких операторов ЭДО или личный кабинет СФР на случай сбоя основного канала.
• Актуализация кадровых данных: Сверять данные ЕФС-1 (подраздел 1.1) с приказами о приеме/переводе/увольнении до отправки, чтобы избежать штрафов за недостоверность.
• Своевременная реакция на заявления сотрудников: Если работник подал заявление о выборе способа ведения ТК или запросил справку (ст. 66.1 ТК РФ), отразить это в отчете за текущий месяц.

Особенности с 1 января 2024 года (переход на ЕФС-1)

С 2024 года форма СЗВ-ТД полностью ушла в прошлое. Все сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию предоставляются исключительно формой ЕФС-1 (единая форма сведений). Это упростило процесс (один отчет вместо нескольких), но повысило цену ошибки: одна просрочка ЕФС-1 затрагивает сразу все виды сведений.

Штрафы за несвоевременное предоставление сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1) могут показаться незначительными (200–1000 руб. на организацию, 300–500 руб. на должностное лицо), однако их систематическое наложение ведет к:

• Блокировке расчетного счета (по ст. 76 НК РФ при неуплате штрафов);
• Потере права на упрощенную систему налогообложения (при систематических нарушениях);
• Репутационным рискам и проблемам у работников при оформлении пенсии (неверный стаж).

Главное правило: Сдавайте ЕФС-1 до 15-го числа следующего месяца, проверяйте квитанции СФР и храните доказательства отправки. В случае форс-мажора (сбой связи, сбой СФР), действуйте по алгоритму: фиксация -> обжалование -> суд. Судебная практика (в т.ч. дело А64-5239/2024) подтверждает: технические сбои операторов связи являются уважительной причиной для снятия штрафов.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (Закон № 27-ФЗ, НК РФ, КоАП РФ) и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или бухгалтеру.