Тема оформления счетов-фактур остается одной из самых «штрафогенерирующих» в налоговом учете. Особое внимание ФНС привлекается к правильности выставления счетов-фактур на УСН‚ срокам их направления и корректности отражения НДС. В статье разбираем‚ за какие нарушения грозит ответственность‚ каковы размеры штрафов в 2026 году и как избежать ошибок.

Кто обязан выставить счет-фактуру в 2026 году?

Согласно общему правилу (п. 1 ст. 168 НК РФ)‚ счет-фактуру обязаны выставлять плательщики НДС. Однако с введением НДС для УСН (ФЗ от № 414-ФЗ) правила изменились для упрощенцев.

• Организации и ИП на ОСНО: обязаны выставить счет-фактуру при реализации товаров/работ/услуг‚ подлежащих облагаению НДС.
• ИП и ООО на УСН (доходы за прошлый год > 60 млн руб;): с 2026 года обязаны начислять и уплачивать НДС (если не применяют освобождение по ст. 145 НК) и‚ соответственно‚ выставить счет-фактуру с выделенной суммой налога.
• Упрощенцы с доходами до 60 млн руб.: имеют право на освобождение от НДС (ст. 145 НК). Им не нужно составлять счета-фактуры (даже с пометкой «Без НДС»)‚ если только покупатель не требует его для получения вычета (в этом случае упрощенец может выставить его добровольно‚ но тогда придется сдать декларацию и заплатить НДС).
• Патент и УСН (доходы < 60 млн): в общем случае не платят НДС и счета-фактуры не выставляют.

Важно: ФНС России (письмо от 2024 г.) подтвердила: налогоплательщикам на УСН‚ пользующимся освобождением по ст. 145 НК‚ не нужно выставлять счета-фактуры с пометкой «Без НДС».

Основные виды нарушений и размеры штрафов (ст. 120‚ 126‚ 129.1 НК РФ)

Нарушение правил выставления‚ учета или сдачи счетов-фактур влечет за собой серьезные финансовые санкции. Ниже приведены актуальные суммы на 2026 год.

Невыставление счета-фактуры (п. 1 ст. 120 НК РФ)

Штраф назначается за каждый документ‚ который не был выдан покупателю в установленный срок (не позднее 5 календарных дней после отгрузки/оплаты).

• Счет-фактуры нет в течение квартала: 10 000 рублей за каждый документ;
• Счет-фактуры нет более квартала: 30 000 рублей за каждый документ.

Занижение налоговой базы по НДС из-за отсутствия счета-фактуры (п. 2 ст. 120 НК РФ)

Если отсутствие счета-фактуры привело к тому‚ что покупатель не смог принять вычет‚ а продавец — не начислил налог‚ штраф рассчитывается от суммы неуплаченного налога.

• 20% от суммы задолженности по налогу (заниженной налоговой базы)‚ но не менее 40 000 рублей.

Несдача декларации по НДС (ст. 119‚ 126 НК РФ)

Если упрощенец добровольно выставил счет-фактуру с НДС (или обязан был это сделать при превышении лимита 60 млн)‚ он становится плательщиком НДС и обязан сдать декларацию в электронном виде через ЭДО.

• Штраф за несдачу: от 5% до 30% от суммы налога‚ указанной в декларации‚ но не менее 1 000 руб.
• За просрочку сдачи — дополнительно 5% от суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки (не более 30%‚ не менее 1 000 руб.).

Ошибки в счете-фактуре (п. 1 ст. 120 НК РФ)

За выявленные в ходе камеральной проверки ошибки в реквизитах счета-фактуры (неполные данные‚ неверные коды‚ отсутствие подписи) также может быть начислен штраф 5 000 рублей за каждый документ (в рамках п. 1 ст. 120 НК РФ‚ если ошибка не привела к занижению базы).

Особенности работы со счетами-фактурами на УСН в 2026 году: 5 ключевых моментов

1. Электронный формат обязателен. С 2021 года плательщики НДС‚ продающие прослеживаемые товары‚ обязаны составлять счета-фактуры только в электронном виде (ЭДО). С 2026 года это распространяется на всех новых плательщиков НДС на УСН.
2. Корректировочный счет-фактура. При изменении цены‚ возврате товара или выявлении ошибки нужно оформлять корректировочный счет-фактуру (КСФ) в течение 5 дней. Неоформление КСФ равносильно отсутствию счета-фактуры (штрафы 10/30 тыс. руб.).
3. Журнал учета. Плательщики НДС на УСН обязаны вести журнал учета полученных и выданных счетов-фактур (покупки/продажи) в электронном виде.
4. Риск добровольного выставления. Если упрощенец (с доходом < 60 млн) добровольно выставил счет-фактуру с выделенным НДС — он придется уплатить этот НДС в бюджет и сдать декларацию. Отказаться от уплаты после выставления СФ с НДС нельзя.
5. Пометка «Без НДС» для освобожденных. Если у вас есть право на освобождение (ст. 145 НК)‚ выставлять СФ с пометкой «Без налога (НДС)» не обязательно. Делайте это только по требованию покупателя‚ понимая последствия (обязательство заплатить налог).

Чек-лист: как избежать штрафов в 2026 году

• Проверьте лимит доходов за 2025 год. Если выручка > 60 млн руб. — вы плательщик НДС с 2026 года. Готовьтесь к ЭДО и выставлению СФ.
• Настройте ЭДО заранее. Бумажные счета-фактуры для плательщиков НДС недопустимы (кроме редких исключений).
• Контролируйте сроки. Выставляйте СФ не позднее 5 дней после отгрузки/передачи прав/оплаты.
• Проверяйте реквизиты. Используйте сервисы проверки контрагентов и валидации XML-файлов перед отправкой.
• Ведите журналы учета. Сдача журналов покупок/продаж вместе с декларацией по НДС — обязательное требование.
• Не выставляйте СФ «на всякий случай». Если вы на УСН с освобождением, не делайте СФ с НДС без крайней необходимости‚ это создаст налоговые обязательства.

Что делать‚ если штраф уже начислен?

Если вы получили требование об уплате штрафа (по ст. 120 или 126 НК РФ):

1. Проверьте законность начисления: соблюдены ли сроки проверки (3 месяца с момента выявления нарушения‚ но не позднее 2 лет после нарушения).
2. Соберите доказательства: подтверждение отправки СФ через ЭДО (уведомление о доставке)‚ квитанции оператора ЭДО‚ переписка с покупателем.
3. Подайте обжалование в вышестоящую инспекцию ФНС или в суд в течение 10 дней с момента получения требования.
4. Если нарушение было незначительным и не повлекло занижения базы‚ просите применить ст. 120 НК РФ (штраф 5 000 руб.) вместо п. 2 ст. 120 НК РФ (20% от налога‚ мин. 40 000 руб.).

Резюме

В 2026 году круг лиц‚ обязанных работать со счетами-фактурами‚ значительно расширился за счет УСН-организаций и ИП с доходами свыше 60 млн руб. Главные риски — несвоевременная выдача (10–30 тыс. руб. за штуку) и занижение налоговой базы (20% от налога‚ мин. 40 тыс. руб.). Для упрощенцев с доходами ниже лимита безопаснее всего не выставлять счета-фактуры вовсе‚ если в этом нет острой необходимости покупателя. Переход на электронный документооборот и автоматическую валидацию документов — лучшая профилактика штрафов.