С 1 января 2026 года вступил в силу принципиально новый порядок учета расходов для плательщиков упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «Доходы уменьшенные на величину расходов» (ставка 15%). Реформа, закрепленная в Федеральном законе от № 389-ФЗ, сблизила правила УСН с порядком учета расходов по налогу на прибыль (гл. 25 НК РФ), сохранив при этом специфику «упрощенки».

В данной статье подробно разберем, какие расходы теперь можно учитывать, какие условия необходимо соблюдать, а также ключевые отличия от старых правил и нюансы перехода.

Фундаментальные изменения: от «замкнутого списка» к экономическому обоснованию

До 2026 года: Налогоплательщик мог уменьшить налоговую базу только на те расходы, которые были перечислены в закрытом списке ст. 346.16 и 346.17 НК РФ. Любые затраты, не вошедшие в этот список (даже экономически обоснованные), в налоговый учет не принимались.

С 2026 года (новая редакция ст. 346.17 НК РФ): Введен принцип экономической обоснованности. Расходы признаются для налоговых целей, если они:

1. Документально подтверждены (первичные учетные документы, договоры, акты, накладные и т.д.).
2. Направлены на получение доходов (имеют прямое или косвенное отношение к предпринимательской деятельности).
3. Не относятся к категории неучитываемых расходов (негативный список, ст. 346.18 НК РФ).

Классификация расходов: прямые и косвенные

Новый НК РФ (ст. 346.17) делит все расходы на две категории. От классификации зависит момент признания расхода (к какому налоговому периоду он относится).

Прямые расходы (п. 1 ст. 346.17 НК РФ)

Затраты, которые непосредственно связаны с получением конкретных доходов (реализацией конкретных товаров, работ, услуг, имущественных прав). Признание происходит в тот налоговый (отчетный) период, в котором реализованы соответствующие товары/работы/услуги (принцип соответствия доходов и расходов).

• Стоимость приобретенных товаров для перепродажи (материальных ценностей, используемых при выполнении работ/услуг).
• Расходы на оплату труда персонала, непосредственно занятого в производстве/продаже (зарплата, отчисления).
• Амортизация основных средств, используемых в производстве/реализации.
• Расходы на услуги сторонних организаций/ИП, непосредственно связанные с производством/реализацией (субподряд, перевозка товара покупателю).

Косвенные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ)

Затраты, которые нельзя отнести к конкретной реализации, но они необходимы для ведения бизнеса в целом. Признаются в налоговом периоде, в котором они возникли (дата документа/оплаты/передачи имущества), независимо от того, были ли доходы в этом периоде.

• Аренда офиса, склада, производственных помещений (общего назначения).
• Зарплата управленческого персонала (бухгалтерия, кадры, руководство, охрана, уборщики).
• Коммунальные услуги, связь, интернет (общего назначения).
• Реклама, маркетинг, представительские расходы (в установленных пределах).
• Амортизация основных средств управленческого назначения.
• Проценты по кредитам/займам (с ограничениями, см. ниже).
• Обучение персонала, страхование, банковское обслуживание.

Неучитываемые расходы (Негативный список, ст. 346.18 НК РФ)

Это единственный ограничитель. Даже если расход экономически обоснован и документирован, он НЕ УЧИТЫВАЕТСЯ, если попадает в этот список. Основные позиции:

• Расходы на приобретение (создание) основных средств, нематериальных активов, недвижимости (они учитываются через амортизацию).
• Расходы, не связанные с получением доходов (личные нужды владельца, благотворительность, за исключением целевой в пределах норм).
• Налоги, сборы, страховые взносы, пени, штрафы, судебные издержки (кроме случаев, когда они взыскиваются в пользу налогоплательщика).
• Дивиденды и иные доходы по акциям/долям.
• Резервы (на отпуска, ремонт, обесценение запасов и т.д.) — резервы по УСН не создаются.
• Проценты по кредитам/займам, превышающие лимит (см. раздел 5).
• Представительские расходы, превышающие 4% от фонда оплаты труда (ФОТ).
• Расходы на корпоративные события, подарки, питание (если не входят в нормы представительских или не оформлены как материальная помощь в пределах 4000 руб./год на сотрудника).
• Убытки от реализации имущества, бесплатная передача имущества.
• Расходы по сделкам с взаимозависимыми лицами, если цена не соответствует рыночной (трансфертное ценообразование).

Ключевые нюансы учета отдельных видов расходов

Амортизация (ст. 346.17, 346.19 НК РФ)

• Учитывается только по амортизируемому имуществу (ОС, НМА), принятому на учет после или переоцененному.
• Имущество, принятое на учет до , амортизацией по УСН не покрывается (для него сохраняется старый порядок: расходы на приобретение учитывались в момент оплаты/передачи по старым правилам, если они были в старом списке). Важно: Для такого имущества амортизация не начисляется, но и остаточная стоимость не учитывается при реализации/выбытии (убыток не образуется).
• Группы амортизации и полезное использование определяются налогоплательщиком самостоятельно (как по налогу на прибыль), но не менее установленных классификаторами сроков.
• Методы: линейный или нелинейный (ускоренный). Метод выбирается один раз при принятии на учет.

Расходы на закупку товаров/материалов (Запасы)

• Признание расхода происходит в момент реализации товара (прямые расходы).
• Оценка списываемых запасов: ФИФО (FIFO) или Средняя взвешенная стоимость. Метод выбирается в учетной политике и применяется последовательно. Метод ЛИФО (LIFO) запрещен.
• Транспортные расходы на доставку товара к месту хранения/продажи включаются в стоимость запасов (если не выделены в прямые расходы на перевозку покупателю).

Процентные расходы (ст. 346.20 НК РФ) — «Тонкий капитал»

Введен контроль за капитализацией (аналог ст. 269 НК РФ). Проценты по кредитам/займам учитываются в пределах лимита:

Лимит = (Средняя учетная стоимость амортизируемого имущества + Средняя стоимость запасов) × Ключевая ставка ЦБ РФ × 3

• Средняя стоимость определяется по остаткам на 1-е число каждого месяца налогового периода.
• Превышение лимита — неучитываемые расходы (переносятся на будущие периоды бессрочно).
• Исключения: займы от банков (не взаимозависимых), облигационные займы, кредиты на приобретение ОС/НМА (в пределах стоимости актива).

Рекламные и представительские расходы

• Реклама: Полностью учитывается как косвенные расходы, если направлена на продвижение товаров/услуг/бренда. Документирование: договор, акт, сметы, макеты, отчет о размещении.
• Представительские: Учитываются в пределах 4% от ФОТ (фонда оплаты труда) накопленного с начала года. Переходные правила на 2026 год требуют внимания к расчету ФОТ.

Расходы на НИОКР (Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы)

• Учитываются как косвенные расходы в период их возникновения (оплаты/подписания акта).
• Предоставлен повышающий коэффициент 1.5 для расходов на НИОКР, выполненные в РФ (аналог налога на прибыль), если результаты используются в деятельности и не являются коммерческой тайной/ноу-хау, переданным на правах лицензии.

Переходные положения: как жить со старыми активами и обязательствами?

Это самая сложная часть для действующих бизнесов. Главные правила перехода (ст. 10 ФЗ-389):

Запасы (Товары, материалы), приобретенные до

• Стоимость списывается по старым правилам (п. 2 ст. 346.17 НК РФ в ред. до 2026 г.) — в момент оплаты и поступления.
• Или по новым правилам (при реализации) — по выбору налогоплательщика, зафиксированному в учетной политике на 2026 год.
• Если выбраны новые правила — оценка по ФИФО/Средней. Если старые — по фактической стоимости каждой партии.

Основные средства и НМА, принятые на учет до

• Амортизация по УСН не начисляется.
• При реализации/выбытии — расходы на приобретение не учитываются (так как они уже были учтены ранее по старым правилам в момент оплаты/передачи, если были в старом списке).
• Если по старым правилам они НЕ учитывались (не было в списке) — убыток при выбытии также не учитывается.

Долги (кредиты/займы), полученные до

• Проценты по ним учитываются по старым правилам (п. 2.1 ст. 346.17 НК РФ в ред. до 2026 г.), в пределах ключевой ставки ЦБ × 1 (для рублевых) без сложного лимита «тонкого капитала», до погашения долга.
• Новые правила лимита (×3) применяются к договорам, заключенным с .

Резервы (на отпуска, ремонт, обесценение)

• С 2026 года создавать резервы нельзя.
• Неиспользованные остатки резервов, созданных до 2026 г., признаются доходом 2026 года (п. 3 ст. 346.15 НК РФ в новой ред.) или уменьшают расходы на соответствующие цели в 2026 г. (по выбору).

Учетная политика — новый обязательный документ

С 2026 года УСН-щики («Доходы минус расходы») обязаны утвердить Учетную политику для налоговых целей (п. 10 ст. 346.17 НК РФ). В ней нужно зафиксировать:

1. Метод оценки списываемых запасов (ФИФО или Средняя взвешенная).
2. Метод амортизации (линейный/нелинейный) и полезные сроки использования по группам ОС/НМА.
3. Порядок распределения косвенных расходов (если нужно для управленческого учета, но для налога они признаются по факту возникновения).
4. Выбор порядка списания запасов, приобретенных до 2026 г. (старые или новые правила).
5. Критерии отнесения расходов к прямым/косвенным (для единообразия).

Без Учетной политики налоговая инспекция может признать учет несоответствующим закону и отказать в вычете расходов.

Важное различие: УСН «Доходы минус расходы» vs АУСН vs УСН «Доходы»

Внимание: Тема статьи «Расходы налога на выручку» часто возникает из-за путаницы терминов. «Налог на выручку» — это народное название АУСН или УСН «Доходы». По этим режимам расходы не уменьшают базу. Расходы учитываются только при УСН с объектом «Доходы минус расходы» (15%).

Практические рекомендации на 2026 год

1. Обновите Учетную политику до начала 2026 года (или до сдачи декларации за 1 кв. 2026 г.).
2. Настройте ПО (1С и др.): проверьте настройки УСН — включен ли новый функционал учета расходов (прямые/косвенные, амортизация новых ОС, ФИФО для запасов).
3. Инвентаризируйте ОС/НМА: разделите на «старое» (до 2026) и «новое» (после 2026). Для «новых» начните начисление амортизации по УСН.
4. Пересмотрите договоры: зафиксируйте в них экономическое обоснование затрат, этапы выполнения, акты приема-передачи с детализацией (чтобы защитить прямые расходы).
5. Контролируйте лимит процентов: ведите учет средней стоимости активов для расчета лимита «тонкого капитала» по новым займам.
6. Документируйте рекламу и маркетинг: готовьте пакет: договор + ТЗ/смета + акт + отчет исполнителя (скриншоты, ссылки, фото размещения).
7. Проверьте взаимозависимость: цены по сделкам с аффилированными лицами должны быть рыночными, иначе расходы отвергнут.

Реформа 2026 года сделала УСН «Доходы минус расходы» гораздо более гибкой и справедливой по отношению к реальной экономике бизнеса. Ушел в прошлое жесткий «список 346.16», пришел принцип «документально подтверждено + не запрещено + для бизнеса». Однако цена этой свободы — повышенные требования к документированию, обоснованности и учетной политике.

Налогоплательщикам, оставшимся на 15% объекте, необходимо серьезно подойти к настройке учета в I квартале 2026 года, чтобы к концу года не обнаружить неучтенные или недокументированные миллионы рублей расходов. Грамотная работа с первичкой и Учетной политикой — залог безопасности налоговой базы.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Законодательство может меняться. Для принятия решений обратитесь к актуальному тексту НК РФ (гл. 26.2) и квалифицированным налоговым консультантам.