Правильный расчет суммы выплат за расчетный период — это фундамент корректного начисления отпускных, больничных, пособий по беременности и родам, а также выплат за простои и командировки. С 1 сентября 2025 года вступил в силу новый Порядок определения средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от № 540), который кардинально изменил механику расчетов. В статье подробно разбираем актуальные алгоритмы, формулы и нюансы на 2026–2027 годы.

Нормативная база: что регулирует расчеты

Основные документы, руководствуясь которыми бухгалтеры и кадровые специалисты производят расчеты:

• ТК РФ (ст. 139, 114, 167, 256 и др.) — базовые принципы оплаты труда и гарантии выплат.
• Постановление Правительства РФ от № 540 — «О порядке исчисления средней заработной платы» (вступил в силу , заменил Постановление № 922).
• ФЗ от № 255-ФЗ — обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (правила расчета больничных и пособий по беременности).
• ФЗ от № 173-ФЗ — трудовые пенсии (актуально для расчета страховых пенсий, но принципы среднего заработка схожи).

Что такое расчетный период?

Расчетный период — это временной отрезок, за который учитывается заработок сотрудника для определения его среднего дневного (часового) заработка.

Общие правила определения периода (п. 5 Постановления № 540):

• Стандартный период, 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления застрахованного случая (отпуска, болезни, декрета).
• Если сотрудник работал меньше 12 месяцев — период определяется фактически отработанное время.
• Периоды, за которые средний заработок сохранялся (отпуск, больничный, декрет, простой по вине работодателя), исключаются из расчетного периода. Заработок за эти периоды в базу не включается. Если после исключения периодов не осталось ни одного рабочего дня — берется период до исключенного (п. 6 Постановления № 540).

Состав расчетной базы: что включаем, а что нет

Согласно п. 4 Постановления № 540 и ст. 14 ФЗ-255, в расчетную базу включаются все выплаты по трудовому договору, с которых начислены страховые взносы в СФР (ранее ФСС).

Включаем в базу:

• Оклад, тарифные ставки, оклады по должностям.
• Премиальные, надбавки, поощрения (ежемесячные, квартальные, годовые) — пропорционально отработанному времени.
• Надбавки за вредные/опасные условия, за выслугу лет, за иногородний характер работы, за степень, за классность.
• Выплаты за выполненную работу по сдельной оплате.
• Вознаграждения за совмещение профессий, расширение зон обслуживания.
• Выплата за неиспользованный отпуск при увольнении (если выплачена в расчетном периоде).

Исключаем из базы (п. 4 Постановления № 540, ст. 14 ФЗ-255):

• Одноразовые выплаты (материальная помощь, подарки к юбилеям, выплаты при рождении ребенка, смерти родственников).
• Командировочные расходы (суточные, проезд, жилье).
• Выплаты за питание, жилье, топливо, проезд на личном транспорте.
• Суммы страховых выплат СФР (больничные, пособия по беременности, уход за ребенком).
• Дивиденды по акциям, доходы по ценным бумагам.
• Выплаты по программам добровольного медицинского страхования (ДМС).
• Суммы, выплаченные за периоды, исключенные из расчетного периода (отпуск, прошлые больничные и т.д.);

Формула расчета среднего дневного заработка (СДЗ) по Постановлению № 540

Новый порядок (с ) упростил формулу, убрав сложные коэффициенты для неполных месяцев. Теперь используется единый подход для всех видов выплат (кроме специфики ФЗ-255 по пределу базы).

Формула:

СДЗ = Заработок за расчетный период / Число календарных дней в расчетном периоде

Как считать «Число календарных дней в расчетном периоде» (п. 9–11 № 540):

1. Полные календарные месяцы: берется фактическое число календарных дней в каждом месяце (28/29, 30, 31).
2. Неполные календарные месяцы: число календарных дней определяется пропорционально:
   
   Дней = (Число календарных дней в месяце / Число рабочих (выходных) дней в месяце по графику) × Число фактически отработанных дней.
3. Суммируем дни за все месяцы расчетного периода.

Особенности расчетов по видам выплат в 2026–2027 годах

Отпускные (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 540)

• Расчетный период: 12 месяцев до месяца начала отпуска.
• База: весь заработок с начисленными взносами (без исключений ФЗ-255 по пределу базы).
• СДЗ рассчитывается по формуле выше.
• Нюанс 2027 года: Если в расчетном периоде было повышение зарплаты (п. 16 № 540), заработок за период до повышения индексируется на коэффициент повышения (новая ставка / старая ставка).
• Сумма отпускных = СДЗ × Число календарных дней отпуска (исключая праздничные дни).

Временная нетрудоспособность (Больничный) — ФЗ-255

Здесь действуют специфические правила ст. 14 ФЗ-255, которые имеют приоритет над общим Постановлением № 540 в части пределов базы.

• Расчетный период: 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (для 2026 года — 2024 и 2025 годы).
• Максимальная база (предел начисления взносов): Устанавливается ежегодно правительством.
  • На 2024 год: 2 225 000 руб.
  • На 2025 год: 2 465 000 руб. (утверждено).
  • На 2026 год: ожидается индексация (ориентировочно ~2,7–2,8 млн руб.).
• Заработок за каждый год расчетного периода ограничивается пределом базы соответствующего года.
• СДЗ = (Зароботок Год1 (в пределах базы) + Заработок Год2 (в пределах базы)) / 730 (или 731 при високосном).
• Изменения 2026 года (уход за ребенком): С 2026 года изменен порядок расчета пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет (40% от среднего заработка). Важно: минимальное пособие привязано к МРОТ, максимальное — к пределу базы ФСС. СФР уточнил, что для расчета среднего заработка по уходу за ребенком также используется 2-летний период и пределы базы.

Пособие по беременности и родам (БиР) — ФЗ-255

• Расчетный период: 2 календарных года (как по больничному).
• Пределы базы: те же, что и по больничному (по годам).
• Сроки: 140 дней (196 при осложненных, 156 при рождении двоих и более).
• Минимальное пособие 2026 года: Рассчитывается от МРОТ (на 2025 г. МРОТ 22 440 руб., на 2026 г. ожидается рост). Формула мин: МРОТ × 24 / 730 × кол-во дней БиР (с учетом коэф. 0,5 для стажа < 6 мес).
• Максимальное пособие 2026 года: Рассчитывается от пределов базы за 2024 и 2025 годы.

Выплаты за простои (ст. 157 ТК РФ)

• Простой по вине работодателя: 2/3 тарифной ставки (оклада) за каждый день/час простоя. Расчетный период не используется, берется текущая ставка.
• Простой по вине работника: не оплачивается.
• Простой за обстоятельства, за которые ни одна из сторон не отвечает: 2/3 тарифной ставки, но не ниже МРОТ пропорционально времени простоя.

Средний заработок при командировках (ст. 167 ТК РФ, Приказ Минтруда № 92)

• Сохраняется средний заработок за время отсутствия.
• Расчетный период: 12 месяцев до месяца командировки (по общему правилу № 540).
• Оплачиваются только рабочие дни по графику сотрудника (выходные в командировке оплачиваются как рабочие, если они приходятся на дни командировки).

Специальные случаи и «подводные камни»

Повышение заработной платы в расчетном периоде (п. 16 № 540)

Если заработок повышался в расчетном периоде или с момента его окончания до дня начисления выплат:

1. Определяется коэффициент повышения: К = Новая ставка / Старая ставка.
2. Заработок, начисленный до повышения, умножается на К.
3. Заработок, начисленный после повышения, берется как есть.
4. Если повышение было по решению органа власти (индексация бюджетников) — коэффициент применяется ко всему заработку за период до индексации.

Нулевой заработок или отсутствие отработанных дней

Если в расчетном периоде сотрудник не работал (был в декрете, на уходе за ребенком, в отпуске за свой счет) и нет дней для расчета:

• По отпускным (ТК РФ): берется заработок за время фактической работы после окончания исключенных периодов (если есть).
• По больничным/БиР (ФЗ-255): если за 2 года нет заработка, средний дневной заработок определяется исходя из МРОТ на день начала больничного (п. 5.1 ст. 14 ФЗ-255). Формула: МРОТ × 24 / 730.

Работа по совместительству (внутренняя/внешняя)

• Внутреннее совместительство: заработок по основной и совмещенной работе суммируется в единую базу для расчета среднего по основному месту (если отпуск/больничный предоставляются по основному);
• Внешнее совместительство: средний заработок считается отдельно по каждому работодателю. Базы не суммируются.

Пошаговый алгоритм расчета (Чек-лист для бухгалтера)

1. Определить расчетный период (12 мес. для отпуска/командировки; 2 года для больничного/БиР/уход за ребенком).
2. Исключить периоды сохранения среднего (отпуска, прошлые больничные, декреты, простои по вине РД). Сдвинуть границы периода назад на исключенное время.
3. Сформировать расчетную базу заработка: сложить все начисления с взносами за каждый месяц итогового периода. Исключить небазовые выплаты (суточные, матпомощь, страховые выплаты СФР).
4. Применить пределы базы (Только для ФЗ-255: больничный, БиР, уход за ребенком): обрезать заработок каждого календарного года расчетного периода до предела базы соответствующего года.
5. Рассчитать число календарных дней периода:
   • Полные месяцы — фактические дни месяца.
   • Неполные месяцы — пропорционально: (Дней в мес. / Раб. дней в мес. по графику) × Отраб. дней.
6. Рассчитать СДЗ: База / Сумма дней.
7. Применить индексацию при повышении зарплаты (если было).
8. Рассчитать итоговую выплату: СДЗ × Кол-во оплачиваемых дней (отпуска, больничного и т.д.).
9. Проверить на минимум/максимум (МРОТ для больничных/БиР, предел базы для ФЗ-255).
10. Оформить расчетную записку и произвести выплату в сроки (не позднее 3 дней до отпуска, в день выдачи талона для больничного — через СФР).

Типовые ошибки, которые приводят к начислениям и штрафам

• Использование коэффициента 29,3 для неполных месяцев (актуально было до , теперь — только фактические дни месяца).
• Неисключение периодов сохранения среднего из расчетного периода (водит к занижению СДЗ).
• Включение в базу небазовых выплат (материальная помощь, суточные, ДМС) — завышение СДЗ и риск претензий СФР/Налоговой.
• Игнорирование пределов базы ФСС по годам при расчете больничных/БиР (суммируют за 2 года и делят на 730 без ограничений по лимитам каждого года).
• Неприменение коэффициента индексации при повышении окладов в расчетном периоде.
• Ошибка в определении «рабочих дней месяца» для пропорции неполного месяца (нужен производственный календарь конкретного года для графика сотрудника: 5/2, 6/1, сменный график).

Пример расчета отпускных в 2027 году (упрощенно)

Условия: Отпуск с на 14 календарных дней. Расчетный период: 01.2026 – 12.2026. Сотрудник на 5-дневке. В марте 2026 был в отпуске (28 кал. дней). В октябре 2026 оклад повышен с 60 000 до 70 000 руб.

1. Исключаем март 2026 (отпуск). Добавляем декабрь 2025 к расчетному периоду.
2. База за декабрь 2025: 60 000 (старая ставка).
3. Дни периода: 11 полных месяцев 2026 г. + 1 полный месяц 2025 г. = 12 полных месяцев. Сумма календарных дней в этих 12 конкретных месяцах (например, 365 дней).
4. СДЗ = 840 000 / 365 = 2 301,37 руб.
5. Отпускные = 2 301,37 × 14 = 32 219,18 руб.

Переход на Постановление № 540 с 1 сентября 2025 года унифицировал расчет среднего заработка для целей ТК РФ (отпуска, командировки, простои), устранив устаревший коэффициент 29,3. Однако для социальных выплат (больничные, декретные, уход за ребенком) продолжает действовать специальный режим ФЗ-255 с двухлетним периодом и жесткими пределов базы по годам.

Ключевые действия для кадровиков и бухгалтеров в 2026–2027 гг.:

• Обновить настройки в 1С/ПО зарплаты на новые алгоритмы расчета дней неполных месяцев.
• Своевременно загружать пределы базы ФСС на каждый год (2024, 2025, 2026…).
• Внимательно отслеживать приказы о повышении зарплат для применения коэффициентов индексации.
• Проводить тестовые расчеты «нулевых» периодов (декретники) заранее.

Грамотный расчет за расчетный период — это не только соблюдение закона, но и защита интересов компании от доначислений и штрафов, а также гарантия социальных прав сотрудников.