Когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, его обязанности никуда не исчезают. Работодателю нужно решить, кто будет выполнять работу отсутствующего специалиста. В этой статье подробно разберём законные способы оформления временной замены, необходимые документы и типичные ошибки.
Основные способы замещения отпускника
Трудовой кодекс РФ предлагает несколько вариантов:
- Временный перевод штатного сотрудника на должность отпускника (ст. 72.2 ТК РФ);
- Возложение дополнительной работы на действующего сотрудника без освобождения от основных обязанностей (ст. 60.2 ТК РФ);
- Внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ);
- Распределение обязанностей между несколькими работниками.
Срочный трудовой договор с временным работником
Это самый распространённый вариант, если заменить отпускника некем. Основание — часть 1 статьи 59 ТК РФ: договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы.
Порядок оформления
- Получите от кандидата стандартный пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документы об образовании).
- Заключите трудовой договор. Обязательно укажите срочный характер договора и его основание. Пример формулировки: «Договор заключён на период временного отсутствия основного работника Ивановой А.П., за которой сохраняется место работы».
- Издайте приказ о приёме на работу (форма Т-1 или самостоятельно разработанная).
- Внесите запись в трудовую книжку или подайте сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1 в СФР).
- Ознакомьте работника с локальными нормативными актами под подпись.
Важные нюансы
- Дату окончания договора можно не указывать конкретно — достаточно события «выход основного работника из отпуска». Это удобно, если отпуск может быть продлён (например, из-за больничного).
- Если дата окончания отпуска известна точно (например, основной сотрудник выходит 3 августа), трудовой договор с временным сотрудником прекращается в день, предшествующий выходу основного работника, либо в день его фактического выхода.
- Договор прекращается по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — в связи с выходом основного работника. Предупреждать временного сотрудника за 3 дня не требуется (это правило действует только при истечении срока договора по п. 1 ч. 1 ст. 79 ТК РФ).
- Временный работник имеет все права: на зарплату, отпуск (или компенсацию), больничный.
Временный перевод штатного сотрудника
Если в компании есть подходящий специалист, его можно перевести на должность отпускника (ст. 72.2 ТК РФ):
- требуется письменное согласие работника;
- оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору;
- издаётся приказ о временном переводе;
- оплата — по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней должности;
- на время перевода сотрудник освобождается от своей основной работы.
Например, ведущий бухгалтер может быть временно переведён на должность начальника отдела, если он согласен и обладает необходимой квалификацией.
Дополнительная работа без перевода (ст. 60.2 ТК РФ)
Сотрудник продолжает выполнять свою работу и дополнительно, обязанности отпускника. Оформление:
- письменное согласие работника;
- дополнительное соглашение с указанием содержания, объёма, срока работы и размера доплаты;
- приказ о возложении дополнительных обязанностей.
Размер доплаты определяется по соглашению сторон. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив работодателя за 3 рабочих дня.
Типичные ошибки работодателей
- Отсутствие в срочном договоре указания на его срочный характер и основание — договор может быть признан бессрочным.
- Увольнение временного работника по неправильному основанию.
- Возложение обязанностей отпускника без согласия сотрудника и без доплаты.
- Отсутствие приказа и допсоглашения при временном переводе.
Выбор способа замещения зависит от ситуации: если есть свободные ресурсы внутри компании — удобнее перевод или доплата по ст. 60.2 ТК РФ, если нет — срочный трудовой договор с новым работником. Главное — правильно оформить документы: договор или соглашение, приказ и своевременное прекращение отношений при выходе основного сотрудника из отпуска.