Вопрос отражения возмещения затрат по аренде в бухгалтерском и налоговом учете является одним из самых обсуждаемых в профессиональной среде. С введением ФСБУ 25/2018 «Аренда» и изменениями в Налоговый кодекс РФ порядок учета существенно трансформировался. В данной статье мы подробно разберем проводки для арендатора и арендодателя, нюансы НДС и налога на прибыль, а также типичные ошибки.

Нормативная база и ключевые понятия

Основными документами, регулирующими учет аренды и возмещения затрат, являются:

• ФСБУ 25/2018 «Аренда» (обязательно к применению с 2022 г.) — определяет учет прав требований и обязательств по договорам аренды.
• НК РФ (ст. 146, 149, 154, 264, 270, 387) — налоговый учет НДС, налога на прибыль и НДФЛ.
• ПБУ 10/99, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, учет основных средств, затрат и капитальных вложений.

Важно: Под «возмещением затрат» обычно понимают:

1. Возмещение арендатором коммунальных услуг (КУ), ОДН, иных расходов арендодателя.
2. Возмещение затрат арендатора на капитальный ремонт, улучшение имущества (капитальные вложения).
3. Возмещение имущественного налога арендодателя (если предусмотрено договором).

Учет у АРЕНДАТОРА (Съемщика)

Начисление арендной платы и возмещаемых расходов

Согласно ФСБУ 25/2018, арендатор признает праву требования (ППА — право пользования имуществом) и обязательство по аренде. Расходы распределяются на срок аренды.

Типовые проводки при получении счета/УПД от арендодателя:

Нюанс: Если договором предусмотрена единая плата (включающая КУ), разделять их в учете не обязательно, вся сумма идет в расходы на аренду (Дт 20/26/44 Кт 60). Если КУ выделены отдельной строкой — учитываем отдельно, но по сути это те же расходы на аренду.

Оплата арендодателю

Дт 60 (76.09) — Кт 51 (52) — Перечислена арендная плата и возмещаемые расходы.

Капитальные вложения в чужое имущество (улучшение арендуемого имущества)

Если арендатор за свой счет производит капитальный ремонт или реорганизацию, эти затраты учитываются как капитальные вложения в чужое имущество (счет 08, в т.ч. 08-4).

• Дт 08, Кт 10, 60, 70, 69 — учет затрат на материалы, работы сторонников, зарплату своих сотрудников.
• Дт 19, Кт 60 — НДС по закупкам (к вычету).
• Дт 02, Кт 08 — ввод в эксплуатацию (перевод на счет 01/03 с параллельным открытием счета 02).
• Дт 20/26/44 — Кт 02, начисление амортизации в течение срока полезного использования (не более срока аренды).

Возмещение арендодателем затрат арендатора: Если арендодатель возвращает деньги за капитальный ремонт (или уменьшает арендную плату), арендатор учитывает это как дополнительное поступление дохода (Дт 60/76.09, Кт 91.01) или уменьшение стоимости ППА/капитальных вложений (спорный момент, чаще — доход).

Учет у АРЕНДОДАТЕЛЯ (Сдающего в аренду)

Начисление доходов от аренды и возмещения

Арендодатель учитывает доходы по счету 90 «Продажи» (субсчет 90.1 «Выручка») и НДС по счету 90.3.

Учет фактических затрат арендодателя (КУ, налог на имущество, амортизация)

Затраты арендодателя на содержание имущества списываются в себестоимость (Дт 90.2 — Кт 10, 60, 68, 02).

• Дт 90.2 — Кт 60 (76.09) — оплаченные КУ, услуги УК, ТСЖ (без НДС, если НДС не выделяется поставщиком, или с НДС, если выделяется — тогда Дт 19 Кт 60 параллельно).
• Дт 90.2 — Кт 68 — уплаченный налог на имущество (если объект в собственности и не сдаеться в аренду с выкупом/ФСБУ 25 не применяется к налогу на имущество).
• Дт 90.2 — Кт 02 — амортизация сданного в аренду ОС (если ОС на балансе арендодателя).

Специфика НДС: «Перевыставление» счетов-фактур

Частая ошибка: арендодатель получает счет-фактуру от УК/ТСЖ за КУ и хочет «перевыставить» его арендатору.

Правильно: Арендодатель не имеет права выставить счет-фактуру на сумму НДС из полученного от УК счета-фактуры (п. 13 ст. 168 НК РФ — счет-фактура вы выставляете на всю сумму возмещения с начислением своего НДС). НДС от УК вы принимаете к вычету сами (Дт 19 Кт 60), если КУ направлены на деятельность, дающую право на вычет.

Налог на прибыль: доходы и расходы

У арендатора

• Расходы: Арендная плата + возмещаемые расходы (КУ, налог на имущество), признаются расходами по ст. 264 НК РФ (п. 20 п. 1 ст. 264 — расходы на оплату услуг по договорам аренды). Распределяются на срок аренды (п. 7 ст. 272 НК РФ), методом равномерного распределения или иным способом, закрепленным в учетной политике.
• Возмещение затрат на кап. ремонт арендодателем: Доход арендатора (п. 1 ст. 250 НК РФ) — уменьшает налоговую базу по амортизации ранее созданных капитальных вложений или учитывается как доход.

У арендодателя

• Доходы: Вся сумма арендной платы + суммы возмещения КУ, налога на имущество, иных расходов — в полной сумме включаются в доходы от реализации (п. 1 ст. 249, п. 1 ст. 154 НК РФ). Нельзя вычесть полученные возмещения из дохода.
• Расходы: Фактические затраты на КУ, налог на имущество, амортизация ОС, ремонт — учитываются в расходах на реализацию (ст. 264 НК РФ) по общему порядку.

НДФЛ и страховые взносы: Аренда у физлица

Если арендодатель — физическое лицо (ИП на общем режиме или просто физлицо), арендатор (организация/ИП) выступает налоговым агентом.

ИП на общем режиме / Патенте (без сотрудников) / АУСН

• НДФЛ: Не удерживается (ИП платит сам).
• Взносы: Не начисляются арендатором.
• Проводка: Дт 60, Кт 51 (полная сумма по договору/акту).

Физлицо (не ИП) или ИП на НПД (самозанятый)

Арендатор — налоговый агент по НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Ставка 13% (резидент) / 30% (нерезидент).

Дт 60 — Кт 68 (НДФЛ) — удержан НДФЛ с дохода физлица (с полной суммы начисления, включая возмещение КУ).
Дт 60 — Кт 51, перечислена сумма за вычетом НДФЛ.

Важно: С 2023 г. отчетность по НДФЛ сдается в едином формате (КНД 1151086) ежемесячно до 25-го числа. Код дохода для аренды, 1400.

Специфические ситуации и сложные кейсы

Аренда с последующим выкупом (Финансовая аренда / Лизинг)

Если договор соответствует критериям финансовой аренды (п. 8 ФСБУ 25/2018: переход права собственности, срок аренды > 75% СПИ, выкуповая цена << рыночной):

• У арендатора: ОС на балансе (Дт 01 — Кт 60/76), амортизация (Дт 20/44 — Кт 02), проценты за пользование кредитом (Дт 91.2 — Кт 60/76).
• Возмещение КУ — просто расходы текущего периода (Дт 20/44 — Кт 60);

Возмещение затрат на подготовку помещения (Fit-out)

• Вариант А (Арендатор платит, Арендодатель возмещает): Арендатор — капитальные вложения (Дт 08). При возмещении, доход (Дт 60 — Кт 91.01) или уменьшение стоимости вложений.
• Вариант Б (Арендодатель платит за счет арендатора / предоставляет каникулы): Арендодатель — доход в виде материальной выгоды (НДС/Налог на прибыль) в момент предоставления каникул. ###, расходы на аренду распределяются на весь срок.

Субаренда

Субарендатор (первичный арендатор) учитывает доходы от субаренды по Кт 90.1. Возмещение КУ от субарендатора — его выручка. Одновременно он учитывает расходы по головному договору аренды. НДС: Субарендатор выставляет СФ на всю сумму (аренда + возмещение КУ). По головному договору принимает вычет НДС от арендодателя.

Типичные ошибки и риски проверок

1. Вычет НДС по КУ без счета-фактуры от арендодателя. Арендатор может принять вычет только по УПД/СФ арендодателя, где НДС выделен отдельно по возмещению. Счет-фактура УК/ТСЖ арендатору не дает права на вычет.
2. Исключение возмещения КУ из базы НДС арендодателя. Нельзя учитывать возмещение КУ «в зачете» или уменьшать выручку на эту сумму. Это доход по ст. 154 НК РФ.
3. Неудержание НДФЛ при аренде у физлица. Штрафы 20-40% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ) + пени.
4. Неверное распределение расходов на аренду во времени. Расходы на аренду (в т.ч. возмещение КУ) подлежат распределению на периоды, к которым они относятся (п. 18 ФСБУ 25/2018, п. 7 ст. 272 НК РФ). Списание сразу всей суммы в текущем месяце — ошибка (кроме краткосрочной аренды до 12 мес. и малой стоимости по ФСБУ 25/2018).
5. Учет возмещения кап. вложений арендатором как уменьшение арендной платы без начисления дохода. Это ведет к занижению налоговой базы по налогу на прибыль.

Краткая шпаргалка по проводкам (Сводная таблица)

Правильный учет возмещения затрат по аренде требует четкого разделения: экономическая сущность операции (что именно возмещается: текущие расходы или капитальные вложения) и налоговые последствия (НДС, налог на прибыль, НДФЛ).

Главные правила:

• Возмещение КУ и налога на имущество, это часть арендной платы (выручка арендодателя, расход арендатора).
• НДС по возмещению начисляется арендодателем на полную сумму возмещения, а не только на «свою» аренду.
• Арендатор принимает НДС к вычету только по документу арендодателя (УПД/СФ).
• Расходы на аренду (в т.ч. возмещения) распределяются на срок договора (ФСБУ 25/2018, ст. 272 НК РФ).
• При аренде у физлица — обязательно удерживайте НДФЛ (13%/30%) и сдавайте 6-НДФЛ.

Рекомендуем закрепить в Учетной политике порядок распределения расходов на аренду (равномерно или иным способом) и правила отражения капитальных вложений в чужое имущество. Это минимизирует риски при камеральных и выездных проверках.