Прием наличных денег в кассу организации без оформления приходного кассового ордера (ПКО) по форме КО-1 является грубым нарушением кассовой дисциплины․ Это правило распространяется на любые поступления наличности, включая оплату штрафов (дисциплинарных, договорных, административных)․ В статье подробно разберем, как правильно оформить ПКО при получении штрафных санкций, какие проводки сделать в бухгалтерии и как избежать штрафов за ошибки в самом ордере․

Нормативная база и форма документа

Основным документом, регулирующим порядок проведения кассовых операций, является Приказ Центрального Банка РФ от № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций»․ Согласно ему, единой формой приходного кассового ордера является форма КО-1 (утверждена ГКО РФ от № 88)․

Важно: С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (ст․ 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»), однако форма КО-1 остается стандартом де-факто, так как она содержит все обязательные реквизиты, установленные законом, и понятна контролирующим органам․

В каких случаях оформляется ПКО «по штрафам»

Кассир обязан выписать ПКО при поступлении в кассу наличных средств в счет:

• Дисциплинарных взысканий (штрафы сотрудникам за прогулы, опоздания, нарушение трудовой дисциплины — ст․ 192 ТК РФ)․
• Договорных неустоек (пени, штрафы, форфейты) от контрагентов за нарушение условий договора (поставка не в срок, некачественная работа и т․д․)․
• Административных штрафов, если плательщик (физлицо или ИП) оплачивает их напрямую в кассу организации (например, штрафы ГИБДД, если организация уполномочена их принимать, либо внутренние корпоративные штрафы)․
• Возмещения материального ущерба, взыскиваемого с виновных лиц (в пределах заработной платы или наличными в кассу)․

Пошаговое заполнение бланка КО-1 (образец 2025–2026)

В приходном кассовом ордере запрещено делать исправления и зачеркивания․ При ошибке документ аннулируется и заполняется новый․

Основные реквизиты (лицевая сторона):

1. Номер и дата: Порядковый номер с начала года (сквозная нумерация) и дата составления (день, месяц, год прописью или цифрами)․
2. Подразделение: Наименование структурного подразделения (если касса раздельная) или прочерк․
3. Дебет / Кредит (Счета учета): Указываются счета бухгалтерского учета (см․ раздел 6)․
4. Получено от: ФИО лица, сдающего деньги (сотрудника, представителя контрагента)․
5. Основание: Критически важное поле для штрафов․ Указать: «Дисциплинарный взыскание по приказу № 123 от », «Унесть по договору № 456 от (пени за просрочку)», «Оплата адм․ штрафа по протоколу № 789»․
6. Сумма (цифрами и прописью): Сумма в рублях и копейках․ Прописью — рубли целиком, копейки цифрами (например: «Пять тысяч рублей 00 коп․»)․
7. Приложение: Перечень и количество прилагаемых документов (приказ, договор, акт, квитанция плательщика)․
8. Подписи: Подпись кассира (принявшего деньги) и подпись лица, сдавшего деньги (с расшифровкой)․

Талон (отрывная часть) — Квитанция к ПКО:

Талон отрывается и выдается лицу, сдавшему деньги, в качестве подтверждения факта оплаты․ В талоне повторяются: номер, дата, сумма, ФИО сдавшего, основание․ Кассир ставит подпись и проставляет печать организации (если используется)․

Квитанция к ПКО: обязательна ли?

Согласно п․ 4․3 Приказа ЦБ РФ № 3210-У, при приеме денежных средств от физических лиц кассир обязан выдать плательщику квитанцию (талон ордера КО-1 или отдельный документ установленного образца)․

• Штрафы от сотрудников (дисциплинарные): Выдача талона обязательна, так как плательщик — физлицо․
• Штрафы от контрагентов (юрлица/ИП): Если деньги сдает представитель по доверенности, талон выдается ему (как физлицу)․ Если деньги пришли от кассира контрагента — талон выдается кассиру․

Рекомендация: Всегда отрывайте и выдавайте талон․ Это ваше доказательство того, что плательщик получил подтверждение, а вы — защита от претензий «я платил, а кассир не оформил»․

Бухгалтерские проводки (учет в 1С и ручной)

Проводки зависят от вида штрафа․ Ниже приведены самые частые варианты․

В 1С:Бухгалтерия 8․3 / 1С:ЗУП документ «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Приходный кассовый ордер») автоматически формирует проводки при выборе вида операции (например, «Оплата штрафа сотрудником», «Поступление неустойки от покупателя»)․

Алгоритм работы кассира после внесения денежных средств

1. Пересчитать наличные в присутствии сдающего․
2. Заполнить ПКО (КО-1) в 2-х экземплярах (основной + талон) или в 1 экземпляре с талоном (при ручном заполнении)․
3. Поставить свою подпись, получить подпись сдающего․
4. Отдать талон сдающему, основной экземпляр сдать в бухгалтерию (или положить в кассовую смену)․
5. Внести запись в Кассовую книгу (КО-4) в день поступления (графы 1–4)․
6. В конце рабочего дня (смены) сдать выручку/поступления старшему кассиру/бухгалтеру, получить отметку в журнале кассира-операциониста (КО-5)․

Типичные ошибки и риски штрафов (ст․ 15․1 КоАП РФ)

Нарушение кассовой дисциплины грозит штрафами:

• Для должностных лиц (кассиров, бухгалтеров, директоров): от 1 000 до 5 000 руб․
• Для юридических лиц: от 10 000 до 50 000 руб․

Частые ошибки при оформлении ПКО на штрафы:

• Отсутствие основания: Написание просто «Штраф» без ссылки на приказ, договор, протокол․ Инспектор не сможет проверить законность поступления․
• Исправления в документе: Любое зачеркивание делает ПКО недействительным․ Только переоформление․
• Несвоевременная запись в кассовую книгу: ПКО есть, а в книге пусто — признак неоприходования выручки․
• Превышение лимита остатков в кассе: Если после приема штрафа остаток превысил установленный банком лимит, а излишки не сданы в банк — штраф 40–50% от излишка (п․ 2 ст․ 15․1 КоАП)․
• Отсутствие талона у плательщика (физлица): Нарушение п․ 4․3 Приказа ЦБ № 3210-У․
• Оплата штрафа сотрудника без приказа: Директор не может просто взять деньги у сотрудника «за прогул»․ Нужен приказ по форме Т-8 или свободной формы с ссылкой на ст․ 192 ТК РФ․

Особенности дисциплинарных штрафов (ТК РФ)

Это самый частый вид «штрафов» в кассе․ Строго соблюдайте процедуру ст․ 193 ТК РФ:

1. Акт/служебная записка о нарушении․
2. Письменное объяснение сотрудника (запрашиваеться в течение 2 рабочих дней)․
3. Приказ о наложении взыскания (в течение месяца после обнаружения, не позднее 6 месяцев)․
4. Ознакомление сотрудника с приказом под роспись․
5. Только после этого — оплата в кассу (ПКО) или удержание из зарплаты․

Внимание: Денежные взыскания применяются только в виде замечания, выговора или увольнения (ст․ 192 ТК РФ)․ Штрафы в пользу работодателя не предусмотрены ТК РФ (за исключением специальных случаев: спортсмены, tripulация судна и т․д․)․ Если вы оформляете ПКО на «дисциплинарный штраф» обычного офисного сотрудника — это риск признания взыскания незаконным судом и взыскания суммы обратно с работодателя․ Часто такие платежи оформляют как «Возмещение ущерба» (по соглашению сторон) или «Добровольное пожертвование» (без НДФЛ сложнее), но юридически чистый путь — только удержание из зарплаты по приказу о материальной ответственности (договор о полной МО)․

Сроки хранения документов

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), приходные кассовые ордера (КО-1) хранятся в пределах срока хранения кассовой книги (КО-4) — не менее 5 лет после окончания года, за который велась книга․ Если по организации идет проверка или суд, до окончания проверки/суда․

Электронный документооборот (ЭДО) и ПКО

С 2022 года (ФЗ-402, поправки) первичные документы можно хранить только в электронном виде с ЭЦП․ ПКО можно формировать в 1С, подписывать ЭЦП кассира и руководителя, отправлять контрагенту/сотруднику через ЭДО-оператора (СБИС, Диадок, Контур и др․)․ Талон (квитанция) в электронном виде также имеет юридическую силу․ При этом кассовая книга может вестись в электронном виде (с выводом на бумагу для сквозной нумерации и переплетения в конце года или полностью электронно с ЭЦП)․

Оформление приходного кассового ордера по форме КО-1 при получении штрафов — обязательная процедура․ Ключевые моменты для безопасности бизнеса:

• Заполняйте бланк без ошибок и исправлений․
• Обязательно указывайте конкретное основание (номер приказа, договора, протокола)․
• Выдавайте талон (квитанцию) плательщику․
• Своевременно вносите запись в кассовую книгу․
• Сверяйте остатки кассы с лимитом и сдавайте излишки в банк․
• Помните: для обычных сотрудников «дисциплинарный штраф» в кассу — юридически рискованная конструкция; используйте удержания из зарплаты или договоры о полной материальной ответственности․

Грамотное оформление ПКО защитит организацию от штрафов налоговой и Казначейства (до 50 000 руб․ за нарушение кассовой дисциплины) и судебных споров с плательщиками․