Выплата заработной платы, одна из ключевых обязанностей работодателя, строго регламентированная трудовым и кассовым законодательством Российской Федерации. Несмотря на распространение безналичных расчётов, многие организации продолжают выдавать зарплату наличными денежными средствами через кассу. В данной статье подробно рассмотрим порядок, сроки, документальное оформление и ответственность за нарушения при выплате заработной платы из кассы организации.
Нормативно-правовое регулирование
Порядок выплаты заработной платы регулируется следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (статьи 22, 136, 142 ТК РФ), устанавливает сроки и место выплаты заработной платы;
- Указание Банка России от № 3210-У — регламентирует порядок ведения кассовых операций;
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — определяет требования к первичным учётным документам;
- Кодекс об административных правонарушениях РФ (статья 5.27) — устанавливает ответственность за нарушение сроков выплаты зарплаты.
Сроки выплаты заработной платы
Согласно статье 136 ТК РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.
Основные требования к срокам:
- заработная плата за месяц должна быть выплачена не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена;
- если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днём, зарплата выдаётся накануне этого дня;
- оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала;
- при увольнении все суммы выплачиваются работнику в день увольнения.
На практике организации чаще всего устанавливают следующие даты: аванс (зарплата за первую половину месяца) — с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, окончательный расчёт — с 1-го по 15-е число следующего месяца.
Источники наличных денежных средств для выплаты
Для выплаты заработной платы из кассы организация может использовать:
- Денежные средства, снятые с расчётного счёта в банке по чеку или корпоративной карте. В чеке обязательно указывается назначение — «на выплату заработной платы»;
- Наличную выручку, поступившую в кассу организации. Согласно Указанию № 3210-У, расходование наличной выручки на выплату зарплаты разрешено.
При этом необходимо соблюдать установленный лимит остатка кассы (кроме субъектов малого предпринимательства, которые вправе его не устанавливать).
Документальное оформление выплаты
Расчётно-платёжная или платёжная ведомость
Выплата заработной платы из кассы оформляется одним из следующих документов:
- Расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49) — совмещает начисление и выплату;
- Платёжная ведомость (форма № Т-53), используется только для выплаты, когда начисление оформлено расчётной ведомостью (форма № Т-51).
Организация вправе использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные документы, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учёте».
Ведомость подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. На титульном листе указывается общая сумма, подлежащая выплате, и срок, в течение которого производится выдача (обычно не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке).
Расходный кассовый ордер
На общую сумму выданной по ведомости заработной платы оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Он составляется после окончания срока выплаты на основании итоговой суммы фактически выданных средств.
Если зарплата выдаёться одному работнику (например, при увольнении или вне графика), допускается оформление выплаты непосредственно расходным кассовым ордером без ведомости.
Порядок выдачи денежных средств работникам
Процедура выплаты заработной платы из кассы включает следующие этапы:
- Бухгалтерия начисляет заработную плату и формирует ведомость;
- Ведомость подписываеться руководителем и главным бухгалтером;
- Кассир получает денежные средства в банке или использует наличную выручку;
- Кассир выдаёт деньги каждому работнику лично под подпись в ведомости;
- При выдаче кассир обязан проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт);
- После окончания срока выплаты кассир проставляет штамп или надпись «Оплачено», подсчитывает выданную сумму и оформляет расходный кассовый ордер.
Выдача зарплаты по доверенности другому лицу допускается, если это предусмотрено внутренними документами организации. В ведомости при этом делается отметка «по доверенности», а сама доверенность прикладывается к ведомости.
Депонирование невыплаченной заработной платы
Если работник не получил заработную плату в установленный срок (например, из-за болезни или командировки), невыданные суммы депонируются:
- напротив фамилии работника в ведомости ставится отметка «депонировано»;
- составляется реестр депонированных сумм;
- не выданные деньги сдаются в банк на расчётный счёт организации;
- в бухгалтерском учёте делается проводка: Дебет 70, Кредит 76.4 «Расчёты по депонированным суммам».
Депонированная заработная плата выплачивается работнику по его требованию на основании расходного кассового ордера. Срок исковой давности по таким суммам составляет три года, после чего невостребованные суммы списываются на внереализационные доходы организации.
Ответственность за нарушение порядка выплаты
За нарушение сроков выплаты заработной платы предусмотрена ответственность:
- Материальная (ст. 236 ТК РФ) — работодатель обязан выплатить компенсацию в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки;
- Административная (ст. 5.27 КоАП РФ) — штраф для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций, от 30 000 до 50 000 рублей;
- Уголовная (ст. 145.1 УК РФ), при длительной невыплате зарплаты из корыстной заинтересованности.
Кроме того, при задержке выплаты более чем на 15 дней работник вправе приостановить работу до полного погашения задолженности, письменно уведомив работодателя.
Выплата заработной платы из кассы организации требует строгого соблюдения установленных сроков, правильного документального оформления и кассовой дисциплины. Грамотная организация этого процесса позволяет избежать штрафных санкций, конфликтов с работниками и претензий со стороны контролирующих органов. Работодателю рекомендуется закрепить порядок и сроки выплаты зарплаты в локальных нормативных актах и неукоснительно их соблюдать.