Учет налога на доходы физических лиц (НДФЛ) — одна из ключевых задач бухгалтерии любого организации, выступающей в роли налогового агента. С введением единого налогового счета (ЕНС) и единого налогового платежа (ЕНП) с 2023 года, а также последующими изменениями 2024–2025 годов, процедура отражения начисления, удержания и перечисления налога претерпела существенные трансформации. В данной статье подробно разбираются актуальные правила учета НДФЛ на с учетом последних нормативных изменений и практики применения;

Нормативная база и ключевые принципы

Основой для учета НДФЛ служат:

• Налоговый кодекс РФ (НК РФ), гл. 23 — определяет порядок расчета, сроки удержания и перечисления налога, обязанности налоговых агентов.
• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — устанавливает единые требования к ведению учета (документальное оформление, двойная запись, непрерывность).
• Приказ Минфина РФ от № 94н — утверждает План счетов и Инструкцию по его применению (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», подсчет 68.01 «Расчеты по НДФЛ»).
• ФЗ от № 263-ФЗ — ввел механизм ЕНС/ЕНП, изменивший порядок списания налогов с расчетного счета и отражения их в учете.

Фундаментальный принцип: НДФЛ учитывается в момент фактической выплаты дохода физическому лицу (заработной платы, отпускных, вознаграждений и т.д.), а не в момент начисления зарплаты или перечисления налога в бюджет. Это положение закреплено в ст. 226 НК РФ и подтверждается практикой (в т.ч. разъяснениями ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс).

Момент возникновения обязательства по НДФЛ: начисление vs выплата

Существует два подхода, но только один является правильным с точки зрения налогового законодательства и современного бухгалтерского учета:

Неправильный подход (устаревший): Удержание в момент начисления зарплаты

Ранее некоторые организации формировали проводку Дт 70 — Кт 68.01 сразу при начислении зарплаты (Дт 20/26/44 — Кт 70). Это приводило к преждевременному формированию задолженности перед бюджетом до момента фактического получения денег работником.

Правильный подход (актуальный): Удержание в момент фактической выплаты

Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ, налоговый агент обязан удержать налог в момент фактической выплаты дохода. В бухгалтерском учете это означает:

1. Начисление зарплаты: Дт 20/26/44/91.2 — Кт 70 (заработная плата начислена, но не выплачена).
2. Фактическая выплата (через кассу или банк): Дт 70 — Кт 50/51 (деньги переданы работнику).
3. Одновременное удержание НДФЛ: В момент проводки Дт 70 — Кт 50/51 рассчитывается и удерживается НДФЛ: Дт 70 — Кт 68.01.

Важно: Как отмечается в материалах БУХ.1С, второй подход (исчисление и удержание в момент выплаты) не искажает общую величину кредиторской задолженности в отчетности, однако требует грамотной аналитики: задолженность перед работниками (Дт 70) и задолженность перед бюджетом по НДФЛ (Кт 68.01) должны быть четко разделены в субконто;

Порядок перечисления НДФЛ в бюджет через ЕНС (Единый налоговый счет)

С 2023 года перечисление НДФЛ осуществляется не платежными поручениями с указанием отдельных КБК, а путем пополнения ЕНС. В 2024–2025 годах алгоритм работы с ЕНС в программах (1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0) был существенно обновлен.

Ключевые этапы учета перечисления:

1. Пополнение ЕНС: Организация перечисляет денежные средства на ЕНС единым платежом.
   • Проводка: Дт 68.90 — Кт 51 (перечисление средств на ЕНС).
2. Списание с ЕНС на уплату НДФЛ (автоматически при закрытии месяца/регламентной операции): Налоговый орган списывает средства с ЕНС в счет уплаты НДФЛ на основании сданных уведомлений/расчетов.
   • Проводка: Дт 68.01 — Кт 68.90 (зачет НДФЛ с ЕНС).

Особенность 2024 года: В 1С:Бухгалтерии 8.3 (релизы от 2024 года) регламентная операция «Зачет ЕНС» формирует проводку Дт 68.08 (или 68.01) — Кт 68.90 датой, соответствующей сроку уплаты налога (например, 28-го числа следующего месяца или датой дедлайна по уведомлению). Добавлен документ «Корректировка по ЕНС» для ручной корректировки сальдо.

Сроки удержания и перечисления НДФЛ (актуальные на 2024–2026 гг.)

Соблюдение сроков критично для избежания штрафов (ст. 123 НК РФ) и пени.

Пример: Зарплата за июнь выплачена 28 июня (пятница). Удержание НДФЛ — 28 июня. Перечисление на ЕНС — не позднее 1 июля (понедельник). Уведомление сдается до 25 июля.

Типовые бухгалтерские проводки по НДФЛ (Счет 68.01)

Ниже приведен полный цикл проводок для стандартной ситуации: начисление зарплаты, выплата, удержание, перечисление через ЕНС.

Ситуация 1: Начисление и выплата зарплаты в одном месяце

1. Дт 20/26/44, Кт 70 — Начислена зарплата.
2. Дт 70 — Кт 51, Выплачена зарплата на карты (через банк).
3. Дт 70 — Кт 68.01, Удержан НДФЛ с выплаченной суммы (проводка датируется днем выплаты).
4. Дт 68;90 — Кт 51 — Пополнение ЕНС на сумму удержанного НДФЛ (на следующий рабочий день после выплаты).
5. Дт 68.01 — Кт 68;90 — Зачет НДФЛ с ЕНС (формируется регламентной операцией закрытия месяца или при получении информации о зачете от ФНС).

Ситуация 2: Аванс и зарплата (разные месяцы)

Месяц 1 (Аванс):

• Дт 70 — Кт 51 (выплата аванса).
• Дт 70 — Кт 68.01 (удержание НДФЛ с аванса — обязательно, если аванс выплачен как часть зарплаты за отработанное время).
• Дт 68.90 — Кт 51 (пополнение ЕНС).
• Дт 68.01 — Кт 68.90 (зачет).

Месяц 2 (Расчетная зарплата):

• Дт 20/26, Кт 70 (начисление полной зарплаты за месяц).
• Дт 70 — Кт 51 (выплата разницы: полная зарплата минус аванс).
• Дт 70 — Кт 68.01 (удержание НДФЛ с всей суммы начисленной зарплаты за месяц минус уже удержанный с аванса НДФЛ).
• Дт 68.90 — Кт 51 / Дт 68.01, Кт 68.90 (пополнение и зачет).

Ситуация 3: Отпускные

Отпускные выплачиваются не позднее 3 дней до начала отпуска (ст; 136 ТК РФ). НДФЛ удерживается в день выплаты отпускных.

• Дт 70 — Кт 51 (выплата отпускных).
• Дт 70 — Кт 68.01 (удержание НДФЛ).
• Дт 68.90, Кт 51 / Дт 68.01 — Кт 68.90 (ЕНС).

Ситуация 4: Доходы в натуральной форме / материальный выигрыш

Если удержать НДФЛ в денежной форме невозможно (нет денежных выплат в текущем месяце), налоговый агент обязан удержать налог из последующих выплат в течение текущего налогового периода (года). В учете:

• Дт 70/73/76 — Кт 68.01 (удержание НДФЛ с будущих выплат).
• При невозможности удержания до конца года — уведомление налогового органа в письменной форме (до 1 марта след. года) и передача данных в 6-НДФЛ с признаком «не удержан»;

Учет НДФЛ при упрощенной системе бухгалтерского учета (МСБ, ПЗ-3/2024)

С 2024 года (Постановление Совета по бухгалтерскому учету от № 3/2024) малые субъекты бизнеса (МСБ) могут применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета и отчетности.

• МСБ имеют право не вести счета бухгалтерского учета (в т.ч. счет 68), а использовать упрощенные регистры.
• Однако обязанности налогового агента по НДФЛ сохраняются в полном объеме: расчет, удержание, перечисление через ЕНС, сдача 6-НДФЛ и уведомлений.
• В упрощенном учете факт удержания и перечисления НДФЛ фиксируется в регистре расчетов с бюджетом/персоналом без двойной записи по счетам.

Отражение НДФЛ в расходах (Налог на прибыль, УСН)

Важно различать бухгалтерский и налоговый учет расходов.

Налог на прибыль (ст. 255, 270 НК РФ)

Суммы начисленной зарплаты и удержанного НДФЛ включаются в состав расходов в том же налоговом периоде, в котором они учтены в бухгалтерском учете (на основании первичных документов). НДФЛ не является отдельной статьей расходов — он входит в состав фонда оплаты труда.

УСН «Доходы минус расходы» (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Расходы по зарплате учитываются по кассовому методу — в день фактической выплаты работнику (Дт 70 — Кт 51).

Нюанс в 1С:Бухгалтерия 3.0: Для формирования расходов по УСН программа анализирует:

• Проводку Дт 70 — Кт 51 (выплаченная зарплата).
• Проводку Дт 68.01 — Кт 68.90 (зачтенный с ЕНС НДФЛ).
• Сумма расхода = Выплаченная зарплата (без НДФЛ) + Удержанный/зачтенный НДФЛ; Фактически это совпадает с начисленной зарплатой, за которую произошла выплата.

Отчетность по НДФЛ: 6-НДФЛ и Уведомления

Бухгалтерский учет должен обеспечивать достоверные данные для сдачи:

1. Расчет по НДФЛ (форма 6-НДФЛ): Сдается ежеквартально (1, полугодие, 9 мес., год) до последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. С 2024 года форма обновлена (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/[@] — актуальный номер приказа на дату статьи). В расчете отражаются начисленные, выплаченные доходы, удержанный и перечисленный налог.
2. Уведомление о начисленных суммах: Сдается ежемесячно (для зарплаты) до 25-го числа следующего месяца. С 2024 года формат уведомления унифицирован для всех налогов, перечисляемых через ЕНС. Критически важно: данные уведомления и 6-НДФЛ по перечисленному налогу должны сходиться.

Типичные ошибки и риски при проверках

• Удержание НДФЛ при начислении, а не выплате: Приводит к завышению Кт 68.01 и расхождению с 6-НДФЛ (где отражается удержанный налог). Инспекция видит «висяк» по НДФЛ, не подтвержденный выплатой.
• Позднее пополнение ЕНС: Пени начисляются с дня, следующего за дедлайном (следующий рабочий день после выплаты). Даже 1 день просрочки = пеня.
• Расхождение Уведомления и 6-НДФЛ: Частая причина вызова на камеральную проверку или запрос разъяснений.
• Некорректная дата проводки Дт 68.01, Кт 68.90: Дата должна соответствовать фактическому зачету ФНС (обычно дата дедлайна или дата поступления информации). Ручная корректировка через «Корректировку по ЕНС» требует обоснования.
• Игнорирование удержания с аванса: Если аванс выплачен за отработанное время (а не как субсидия/материальная помощь), НДФЛ удерживать обязательно.

Практическая рекомендация: алгоритм действий бухгалтера в конце месяца

1. Сверка сальдо счета 68.01: Должно быть равно 0 (или сальдо на начало следующего месяца, если есть неудержанный налог).
2. Проверка дат проводок Дт 70, Кт 68.01: Все ли даты совпадают с датами Дт 70 — Кт 51/50?
3. Сверка ЕНС (счет 68.90): Суммы Дт 68.90 (пополнения) должны покрывать суммы Кт 68.90 (зачеты по НДФЛ и другим налогам).
4. Формирование Уведомления: На основании регистра «Расчет НДФЛ» (удержанные суммы за месяц).
5. Подготовка данных для 6-НДФЛ (если отчетный квартал): Проверка аналитики по физическим лицам (ИНН, категории доходов, коды вычетов);
6. Запуск регламентной операции «Зачет ЕНС» (в 1С): Для автоматического формирования Дт 68.01 — Кт 68.90.

Порядок учета НДФЛ на текущий момент жестко привязан к механизму Единого налогового счета и принципу кассового метода для налогового агента (удержание при выплате). Главные правила успеха:

• Удерживайте НДФЛ только в день фактической выдачи денег работнику (Дт 70 — Кт 68.01).
• Пополняйте ЕНС на следующий рабочий день после выплаты (Дт 68.90 — Кт 51).
• Сдавайте Уведомления до 25-го числа и 6-НДФЛ в установленные квартальные сроки.
• Проводите ежемесячную сверку сальдо счетов 68.01 и 68.90.

Соблюдение данной процедуры исключает накопление необоснованной кредиторской задолженности перед бюджетом, минимизирует риски начисления пени и обеспечивает достоверность сдаваемой отчетности перед ФНС России.

Данная статья подготовлена на основании действующего на г. законодательства (НК РФ, 402-ФЗ, 263-ФЗ, Приказ Минфина 94н, ПЗ-3/2024) и разъяснений ФНС, Минфина, а также материалов профессиональных информационных систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, БУХ.1С). Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов.